Wat zijn actiepunten?

Actiepunten zijn gedetailleerde taken, die worden toegewezen aan bestuursleden na afloop van een vergadering. Tijdens de vergadering worden taken besproken, waarna het bestuur gezamenlijk besluit welke actiepunten door welke partijen moeten worden uitgevoerd om deze taken te volbrengen. 

Actiepunten ontstaan meestal als resultaat van een bestuursvergadering en dienen daarom op te worden genomen in de notulen, zodat ze makkelijk kunnen worden opgevolgd. 

Waarom zijn actiepunten belangrijk?

Actiepunten helpen bestuursleden bij het plannen van bestuurswerkzaamheden. Ze vormen als het ware een gedetailleerd plan, waarin taken worden verdeeld aan de juiste betrokkenen, inclusief een stukje verantwoordingsplicht. 

Het opvolgen van actiepunten zorgt voor een duidelijk overzicht van de prestaties van ieder bestuurslid. Door alle details van een taak tijdens de vergadering te bespreken, is het voor iedereen duidelijk wat er van hen wordt verwacht en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. 

Essentiële details

De belangrijkste kenmerken van actiepunten zijn:

• Specifieke omschrijving

Een korte omschrijving van de belangrijkste details en de acties die moeten worden voltooid.

• Prioriteit

De prioriteit van de taak: laag, gemiddeld of hoog. Als twee of meer taken dezelfde deadline hebben, is het belangrijk dat de taak met de hoogste prioriteit als eerste wordt voltooid.  

• Verantwoordelijkheid

De namen van de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het actiepunt.

• Staat

De huidige staat van de taak: in uitvoering, voltooid of nog niet begonnen.

• Deadlines

De datum en tijd wanneer een taak voltooid moet zijn.

• Follow-up

Eventuele acties die moeten worden opgepakt nadat het actiepunt is voltooid. Inclusief een terugkoppeling naar de organisatie of een follow-up meeting.

De beste manier om actiepunten te voltooien

Hieronder een aantal tips voor het uitvoeren van actiepunten op een succesvolle manier:

• Zorg voor een visueel overzicht

Gebruik een project management tool of een schema waarmee je alle actiepunten in één overzicht kunt zetten. Dit zorgt ervoor dat je de vooruitgang en laatste ontwikkelingen makkelijk kunt bijhouden.

• Werk met mijlpalen

Sommige taken kunnen snel worden voltooid, terwijl andere moeten worden onderverdeeld in verschillende fases. Het vaststellen van mijlpalen voor grotere actiepunten bevordert de motivatie, aangezien het behalen van een mijlpaal zorgt voor een gevoel van voldoening.

• Bespreek eventuele aanpassingen

Tijdens ieder project is het belangrijk om je flexibel op te stellen. Het is namelijk essentieel dat eventuele veranderingen duidelijk worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Als iemand bijvoorbeeld vraagt om het schema aan te passen, bespreek dit dan met de overige bestuursleden.  Misschien kan de deadline worden verschoven of kunnen er taken worden overgenomen.