Wat is het spreekrecht uit Robert’s Rules of Order?

Robert’s Rules of Order is een praktische gids voor het organiseren van openbare vergaderingen. Overheden, gemeentes en andere organisaties houden regelmatig van dit soort vergaderingen, waarbij het publiek aanwezig kan zijn. Toch kunnen niet-bestuursleden niet zomaar deelnemen aan de vergadering, tenzij ze dit van tevoren duidelijk hebben aangegeven. In dit artikel lees je meer over het inspreken tijdens vergaderingen, gebaseerd op Robert’s Rules of Order. 

Doel van inspreken

Het spreekrecht tijdens openbare vergadering dient onderstaande doelen:

• Geeft inwoners de kans om een lokale overheid direct aan te spreken. Denk aan het uiten van zorgen, het delen van meningen en meer.
• Geeft betrokkenen de kans om hun stem te laten horen over lokale projecten en werkzaamheden.
• Zorgt ervoor dat ambtenaren in aanraking komen met verschillende perspectieven, wat zorgt voor het nemen van geïnformeerde beslissingen en uiteindelijk een beter lokaal bestuur.  
• Biedt een forum waar burgers vragen kunnen stellen en kritiek kunnen uiten. Het is een manier om bestuurders verantwoordelijk te houden voor hun acties en beslissingen. 
• Het stimuleren van openheid en transparantie in het besluitvormingsproces, wat goed is voor het onderlinge vertrouwen tussen de overheid en de gemeenschap. 

Belangrijke regels

Om discussies te garanderen die zowel nuttig als to-the-point zijn, is het noodzakelijk om onderstaande regels te implementeren:

Tijdslimieten

Het toewijzen van een tijdslot voor het publieke spreekrecht zorgt ervoor dat de tijd efficiënt wordt gebruikt. Het bestuur kan, indien nodig, de publieke deelname beëindigen of een spreker onderbreken als de tijd verstreken is.

Inschrijfprocedures

Creëer een systeem zodat burgers zich kunnen inschrijven om gebruik te maken van het spreekrecht, tijdens het desbetreffende onderdeel van de vergadering. Dit zorgt ervoor dat alles vlotjes verloopt. 

Gedragsregels

Het is belangrijk dat alle publieke sprekers zich richten tot de voorzitter, en niet tot het publiek. Alle deelnemers moeten zich tevens houden aan de vergaderetiquette.

Handhaving van de orde

De voorzitter dient de orde te bewaren gedurende de gehele bijeenkomst. Dit houdt ook in dat de opgestelde vergaderregels moeten worden gevolgd tijdens het inspreken. 

Het implementeren van spreekrecht

• Toevoegen aan de agenda: Voeg het spreekrecht toe als een regulier agendapunt, zodat het voor burgers duidelijk is dat ze op dat moment het bestuur kunnen aanspreken. 
• Zorgen dat alle burgers kunnen deelnemen: Informatie over het inspreken moet makkelijk beschikbaar zijn. Inclusief deelname op afstand, als dit leidt tot een vergrote burgerparticipatie. 
• Opnemen, verzamelen en evalueren van publieke opmerkingen: Geef de secretaris de bevoegdheid om de vergadering op te nemen. Het verzamelen van alle publieke opmerkingen draagt bij aan het nemen van geïnformeerde beslissingen. 
• Duidelijke richtlijnen opstellen: Zorg dat het helder is voor burgers hoe ze kunnen deelnemen aan de vergadering. Inclusief instructies over de tijdslimieten van het inspreken en de inschrijfprocedure. 
• Voldoende tijd reserveren: Zorg dat er voldoende tijd beschikbaar is voor het inspreken. Houd hierbij rekening met het verwachte aantal sprekers en de complexheid van een onderwerp.
• Andere perspectieven aanmoedigen: Probeer minderheden te bereiken en deze groepen te stimuleren om deel te nemen. Zorg voor een tolk indien nodig. 

Uitdagingen

• Omgaan met verstoringen: Zorg dat er duidelijke protocollen zijn, om met verstoringen van de orde om te gaan tijdens deze publieke spreeksessies. Aan de voorzitter de taak om de balans te behouden tussen het respecteren van elkaar en het recht op vrijheid van meningsuiting. 
• Zorgen voor een constructieve dialoog: Moedig sprekers aan om zich te concentreren op het agendapunt en meningen op een respectvolle manier te verwoorden. Maak de richtlijnen tijdig openbaar, ruim voordat de vergadering plaatsvindt.