Wat is een Consent Agenda?

Een consent agenda, ook wel een toestemmingsagenda genoemd, is een term die afkomstig is uit Robert’s Rules of Order. Het is een efficiënt hulpmiddel, dat het vergaderproces van het bestuur bevordert. 

Een consent agenda is onderdeel van de vergaderagenda zelf, waarin meerdere onderwerpen worden gegroepeerd die minder aandacht vereisen. Zo kunnen deze gegroepeerde onderwerpen als een enkele motie worden ingediend, om vervolgens over te stemmen. Als iemand van mening is dat een bepaald onderwerp extra discussie vereist voordat deze kan worden goedgekeurd, dan kan het lid in kwestie dit aangeven en wordt het onderwerp uit de toestemmingsagenda gehaald.

Wat voor onderwerpen horen in een consent agenda?

Hieronder een aantal voorbeelden van zaken die kunnen worden opgenomen in de consent agenda:

• Onderwerpen die regelmatig terugkeren, zoals de notulen van de voorgaande vergadering.
• Besluiten met betrekking tot eenvoudige procedures, zoals afspraken die moeten worden bevestigd.
• Onderwerpen waarvoor geen verdere discussie nodig is, zoals afdelingsverslagen.
• Agendapunten waarvoor een officiële stemming nodig is, maar die al eerder zijn besproken en waarover de leden het eens zijn. Denk aan de uiteindelijke goedkeuring van rapporten of voorstellen. 

Voordelen

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een toestemmingsagenda:

• Verbeterde productiviteit

Door het groeperen van terugkerende onderwerpen of zaken die al besproken zijn, besparen bestuurders veel tijd. Wat een positief effect heeft op de efficiëntie van vergaderingen. 

• Minder “vergadermoeheid”

Door ieder routinematig onderwerp dat geen verdere discussie nodig heeft individueel te behandelen, kan vergadermoeheid optreden. Het samenvoegen van deze items om ze in één keer goed te keuren, zorgt ervoor dat er energie overblijft en het bevordert de sfeer.

• Meer aandacht voor belangrijke onderwerpen

Een consent agenda zorgt ervoor dat er meer tijd vrij is voor het plannen van strategieën en andere belangrijke onderwerpen die tijdens de vergadering moeten worden besproken. 

Tips 

Hieronder een aantal praktische tips voor het gebruiken van een toestemmingsagenda:

• Groepeer alleen niet-controversiële items

Voor een optimale werking is het belangrijk om alleen onderwerpen samen te voegen waarmee het bestuur bekend is, die geen verdere discussie vereisen en die geen problemen oproepen. 

• Duidelijke omschrijvingen toevoegen

De onderwerpen moeten helder en bondig worden omschreven, zodat ze geen extra uitleg nodig hebben. 

• De mogelijkheid om items te verwijderen

Bestuursleden moeten de mogelijkheid hebben om onderwerpen te laten verwijderen van de consent agenda, als ze denken dat deze niet kunnen worden goedgekeurd zonder overleg.