Wat is een Disclosure Commissie?

Een disclosure commissie, ook wel een openbaarmaking commissie genoemd, assisteert de CEO, CFO en de auditcommissie tijdens het voorbereiden van officiële openbare statements.

Over het algemeen legt de disclosure commissie verantwoording af aan de raad van bestuur. Ze beoordelen de interne controlesystemen en -procedures van de organisatie, om ervoor te zorgen dat het openbaar maken van informatie geschiedt volgens de huidige regels en voorschriften. 

Samenstelling 

Disclosure commissies bestaan vaak uit twee tot zes leden. Zo’n openbaarmaking commissie op managementniveau bestaat veelal uit personen die geselecteerd zijn op basis van hun specifieke expertise, waaronder juridische en/of financiële ervaring.

Een openbaarmaking commissie op bestuursniveau bestaat meestal uit de financieel directeur, de jurist van de organisatie, de directeur van investeerdersrelaties, en andere soortgelijke functies. 

Verantwoordelijkheden

De taken van een openbaarmaking commissie zijn afhankelijk van de overige commissies die door de organisatie in het leven zijn geroepen. De algemene taken zijn echter als volgt:

Beoordelen en valideren van financiële overzichten

De commissie heeft de verantwoordelijkheid om alle financiële statements te controleren op juistheid. Evenals het goedkeuren van deze overzichten, voordat ze openbaar worden gemaakt, Waaronder jaarrekeningen, balansen, en de winst- en verliesrekening. 

Garanderen van IFRS-naleving

Disclosure commissies moeten er niet alleen voor zorgen dat alle informatie in financiële verslagen nauwkeurig en volledig is, de gegevens moeten ook voldoen aan de International Financial Reporting Standards (IFRS). De statements die de openbaarmaking commissie onder ogen krijgt zijn onder meer de resultaten, jaar- en kwartaalverslagen, en andere routinematige rapporten. 

Toezien op de naleving van EU-regelgevingen

De commissie moet zorg dragen voor het naleven van de Europese transparantierichtlijn (Transparency Directive) en Verordening Marktmisbruik (MAR). Dit geldt ook voor het controleren en beoordelen van vertrouwelijke informatie, zowel op het gebied van uitstel als selectieve bekendmaking. De disclosure commissie heeft ook als taak om de uitvoering en naleving van gerelateerde controlesystemen regelmatig te evalueren. 

Het beoordelen en openbaar maken van risico’s 

Een belangrijke taak van de commissie, is het identificeren en openbaar maken van alle financiële en niet-financiële risico’s en gebeurtenissen. Het gaat om zaken die de juistheid van financiële berichtgevingen kunnen beïnvloeden.

De openbaarmaking commissie en voorkennis 

De specifieke verplichtingen van de MAR, voor het omgaan met en het bekendmaken van voorkennis, kunnen door openbaarmaking commissies gebruikt worden als richtlijn. De MAR geeft tevens aan hoe belangrijk het is om voorkennis te identificeren, en hoe kan worden bepaald of deze gegevens wel of niet openbaar moeten worden gemaakt. Hiervoor is samenwerking met de betrokken afdelingen essentieel, om een tijdige en accurate openbaarmaking te garanderen. Daarnaast moet de commissie ook een lijst bijhouden met de namen en details van personen die toegang hebben tot voorkennis. Deze lijst moet in overeenstemming zijn met de MAR.