Wat is een motie tot schorsing?

Een motie tot schorsing, in het Engels een “motion to adjourn”, is een formeel voorstel om een bepaald gedeelte van of de hele vergadering te schorsen. Het is een standaardprocedure die wordt gebruikt in veel verschillende soorten vergaderingen, waaronder bestuurs- en commissievergaderingen. 

Het is in feite een soort ordemotie, aangezien de motie tot schorsing op vrijwel ieder moment tijdens de vergadering kan worden ingediend. Als een motie tot schorsing echter geen discussie of andere kwestie onderbreekt, wordt het een hoofdmotie. 

Redenen voor een motie tot schorsing

Het beëindigen van de vergadering

De meest gebruikte reden voor het indienen van een motie tot schorsing is het sluiten van de vergadering. Bijvoorbeeld als alle punten op de vergaderagenda zijn besproken of als de geplande eindtijd van de vergadering is bereikt. 

Een discussie uitstellen

Een motie tot schorsing kan ook worden gebruikt om een discussie uit te stellen over een specifiek agendapunt. Het kan voorkomen dat leden vinden dat een onderwerp meer tijd nodig heeft of dat er eerst extra onderzoek moet worden gedaan om een besluit te nemen. 

Het handhaven van de orde

In sommige gevallen kan een motie tot schorsing worden gebruikt om de orde te handhaven tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld als een discussie chaotisch of onproductief verloopt. Het uitstellen hiervan naar een later moment kan dan nodig zijn, zodat de leden zich op een ander moment beter kunnen focussen. 

Wanneer je een motie tot schorsing gebruikt

• Einde van een vergadering: Als een vergadering op zijn einde loopt en alle onderwerpen op de agenda zijn besproken, kan een lid een motie tot schorsing indienen om de meeting op een officiële manier te beëindigen. 
• Noodgeval of verstoring: Als er iets onverwachts gebeurt dat de vergadering onderbreekt of verstoort kan dit de kwaliteit van discussies schaden. Een motie tot schorsing voor een specifieke periode kan dan worden ingediend. Zo kan de discussie op een later moment worden hervat als alles weer op orde is. 
• Ontbreken van het quorum: Als er geen quorum is kan een lid een motie tot schorsing indienen, waarna de vergadering zal worden uitgesteld totdat het minimale aantal leden aanwezig is om verder te gaan. Een quorum kan nodig zijn om de acties en besluiten van de vergadering officieel vast te leggen.

Hoe je een motie tot schorsing indient

Hieronder de officiële procedure voor het indienen van deze motie:

• Motie indienen: Een lid moet duidelijk zeggen “Ik dien een motie tot schorsing in voor deze vergadering”.
• Motie steunen: Een ander lid moet de motie steunen en dit uitspreken, zodat deze kan worden aangenomen.
• Stemming: Zodra de motie gesteund is, zal de voorzitter oproepen tot een stemming. Leden zullen vervolgens voor of tegen de motie stemmen.
• Uitslag: Als de meerderheid voor de motie stemt, zal de voorzitter aankondigen dat de vergadering is geschorst. Als er nog openstaande zaken zijn zullen deze worden overgeheveld naar de volgende vergadering op de agenda. Als de motie echter wordt verworpen, zal de vergadering worden voortgezet. De motie kan niet worden heroverwogen, maar wel worden hernieuwd op een later moment tijdens de vergadering. 

Gebeurtenissen waarbij een motie tot schorsing niet nodig is

In de volgende gevallen is het indienen van deze motie meestal niet nodig:

• Als de vergadering op een natuurlijke manier afloopt en de voorzitter vraagt of er nog dingen moeten worden besproken. Als dit niet het geval is, zal de voorzitter de vergadering sluiten.
• Als er een noodgeval is, zoals brand of een natuurramp, is een abrupt einde noodzakelijk voor de veiligheid van de deelnemers. 
• Als leden van tevoren hebben afgesproken om de vergadering op een bepaald tijdstip te beëindigen, dan is een formele motie niet nodig.

Voorwaarden voor een motie tot schorsing

Een motie tot schorsing kan alleen worden ingediend als de vergadering bezig is. Als een van de leden aan het woord is mag deze niet worden onderbroken, tenzij er geen quorum is, er een verstoring plaatsvindt die de onmiddellijke aandacht vereist, de vergadering uitloopt en er leden zijn met een andere verplichting. 

Hoewel er over een motie tot schorsing niet kan worden gediscussieerd en ook amendementen niet mogelijk zijn, is dit wel mogelijk over de datum en tijd als een vergadering op een later moment wordt voortgezet. Een van de leden kan voorstellen om een vergadering uit te stellen naar maandag om 16.00. Waarna een ander lid dit kan steunen en dit vervolgens besproken kan worden. Het is belangrijk om dit soort beslissingen op te nemen in de notulen.