Wat betekent Aanwezigheid?

De Engelse term “meeting attendance” heeft betrekking op de aanwezigheid van bestuursleden tijdens vergaderingen. Het bijhouden van deze aanwezigheid is een belangrijke methode om erachter te komen of bestuursleden voldoende betrokken zijn bij de organisatie. Onder meer door bij te houden welke leden op tijd aanwezig zijn, of iedereen zich goed heeft voorbereid en of er leden zijn die een vergadering vroegtijdig verlaten.  

Het bijhouden van de meeting attendance kan zowel als het bestuur samenkomt op een fysieke locatie, maar ook als de vergadering online of hybride plaatsvindt. Een goede aanwezigheid is tenslotte essentieel voor een effectief bestuur. 

Waarom het belangrijk is dat leden hun verantwoordelijkheid nemen

De raad van bestuur moet ervoor zorgen dat de organisatie in goede banen wordt geleid en de strategie op de juiste manier wordt geïmplementeerd. Bestuursleden hebben dan ook stuk voor stuk een zeer belangrijke rol, waar bepaalde verantwoordelijkheden bij horen. Ze moeten betrokken zijn bij het welzijn van de organisatie en hierbij hoort ook aanwezig zijn tijdens het nemen van belangrijke beslissingen. Rapportages, bestuurscommissies en regelmatige bestuursevaluaties zien erop toe dat het bestuur verantwoordelijk wordt gehouden voor alle bestuursactiviteiten. 

Mogelijke redenen voor een lage betrokkenheid

Hieronder een aantal redenen die de oorzaak kunnen zijn van een lage aanwezigheid tijdens vergaderingen:

• Te weinig tijd

Als een bestuurslid af en toe een bestuursvergadering mist, kan dit komen vanwege een gebrek aan tijd. Vooral als iemand deelneemt in meerdere besturen. 

• Familieomstandigheden

Persoonlijke problemen, zoals ziekte of een conflict in de familie, kunnen ervoor zorgen dat een bestuurder minder aandacht heeft en hierdoor vergaderingen afzegt.

• Gezondheidsproblemen

Als een bestuurslid zelf kampt met gezondheidsproblemen, is de kans groot dat ze niet aanwezig kunnen zijn bij vergaderingen.

• Gebrek aan interesse of interactie

Een gebrek aan interactie met collega’s of het verliezen van interesse in de organisatie, kan leiden tot langdurige afwezigheid. 

Gevolgen van een lage betrokkenheid

Het behouden van een hoge mate van betrokkenheid is cruciaal voor goede governance. Als er geen duidelijk beleid is voor het aanpakken van een lage aanwezigheid tijdens vergaderingen kunnen allerlei problemen ontstaan, waaronder:

• Verminderde besluitvorming

Belangrijke besluiten vereisen de inbreng van alle bestuursleden, aangezien ieder lid andere expertises heeft. Een gebrek aan verschillende meningen kan leiden tot een slecht besluitvormingsproces, dat de lange termijn strategie van de organisatie kan ondermijnen. 

• Lagere diversiteit

Een succesvol bestuur is nauw verbonden met de mogelijkheid om tot originele, diverse en strategische oplossingen te komen. Een lage aanwezigheid van bestuursleden tijdens meetings staat gelijk aan minder diversiteit. Hierdoor is het onmogelijk om optimaal te profiteren van ieders unieke ervaringen en kennis.

• Slechte reputatie 

Een bestuur moet het goede voorbeeld geven voor de rest van de organisatie. Een lage betrokkenheid kan de reputatie schaden en zelfs tot vijandigheid leiden onder werknemers. 

• Onvoldoende leden voor een quorum

Een lage aanwezigheid kan ervoor zorgen dat er te weinig leden zijn om een quorum te bereiken. Wat dus betekent dat er geen beslissingen kunnen worden genomen. 

Wat zijn de gevolgen als een bestuurslid vaak afwezig is?

Iedere organisatie heeft andere regels op het gebied van afwezigheid. Bij een hoge mate van afwezigheid kan het lidmaatschap worden beoordeeld door het uitvoerend comité. Als dit comité van mening is dat de betrokkenheid van een bestuurslid echt onvoldoende is, kan dit zelfs leiden tot ontslag.