Het CPB (Centraal Planbureau), wilde zijn activiteiten stroomlijnen met behulp van technologie. Ze wilden software gebruiken om een efficiënt beheer van vergaderingen, agenda's en documentprocessen te garanderen.
Erwin Zijleman, hoofd van de afdeling Informatietechnologie en Ondersteuning van het Onderzoek van het CPB, beschreef de ervaring van het Bureau en hoe de organisatie een oplossing vond die niet alleen de efficiëntie van hun vergaderingen verbeterde, maar er ook voor zorgde dat alle belanghebbenden toegang hadden tot dezelfde informatie.
De uitdaging
De voorbereidingsprocedures van het CPB betroffen het gebruik van tablets en medewerkers waren al gewend geraakt aan het lezen van documenten daarop. Het was echter moeilijk om specifieke informatie te vinden of wijzigingen bij te houden vanwege het ontbreken van een gestructureerd systeem.
Destijds vertrouwde de organisatie op bestaande software die wel de mogelijkheid bood om documenten digitaal te delen, maar niet hielp om het vergaderbeheerproces zelf te stroomlijnen. Zijleman uitte de worsteling, en zei:
"Het was geen optie om 125 vaste medewerkers digitale vergaderingen te laten houden met ons op maat gemaakte hulpmiddel."
CPB moest er ook voor zorgen dat de geselecteerde digitale vergaderoplossing voldeed aan de richtlijnen voor Nederlandse overheidsorganisaties voor het opslaan van gegevens.
De oplossing
Zijleman had al gehoord over iBabs van collega's van andere afdelingen. Dit was een van de redenen waarom hij besloot meer te weten te komen over deze oplossing.
Een belangrijkere overweging voor het CPB was echter de naleving van wetgeving op het gebied van gegevensopslag en -beheer. In dit opzicht bood iBabs een belangrijk voordeel, legt Zijleman uit:
"iBabs slaat gegevens op binnen de EU, en dat was voor ons een zeer belangrijk selectiecriterium. Niet alle aanbieders van digitale vergaderoplossingen voldoen aan deze eis."
Na een initiële 'pilotfase', waarin het CPB iBabs uitgebreid testte, was het IT-team ervan overtuigd dat iBabs de oplossing was die het gemakkelijk zou maken om agenda's te maken en te delen, relevante documenten in de cloud te verspreiden en iedereen op de hoogte te houden van de meest recente versie van de boardpapers.
"We besparen nu veel tijd, vooral voor en tijdens vergaderingen. Tijdens een vergadering kunnen mensen snel aantekeningen maken en deze delen, wat het vergaderproces voor ons soepeler maakt."
Het resultaat
Met de implementatie van iBabs kon het CPB profiteren van een aantal belangrijke voordelen, waaronder:
- Geoptimaliseerd vergaderproces: iBabs vergemakkelijkte de overgang van fysieke naar digitale vergaderingen en ondersteunde het initiatief van het CPB om digitale vergaderingen de norm te maken. Medewerkers vonden de interface van iBabs gebruiksvriendelijk.
- Gegevensopslag in overeenstemming: De ISO-gecertificeerde informatiesystemen van iBabs stelden het CPB in staat te voldoen aan de eisen voor Nederlandse overheidsorganisaties, waarbij de gegevensbeveiliging en compliance werden gewaarborgd.
- Efficiënte samenwerking: Met iBabs kunnen directeuren tijdens vergaderingen snel aantekeningen maken of voorafgaand aan vergaderingen opmerkingen maken over agenda's en notulen. Secretarissen kunnen notulen digitaal vastleggen en de voortgang van actiepunten bijhouden.
- Toekomstbestendig systeem: De adoptie van iBabs was in lijn met de toekomstplannen van het CPB om een volledig digitaal vergaderarchief te behouden.
Als gevolg hiervan heeft het CPB de efficiëntie en organisatie van zijn bestuursvergaderingen aanzienlijk verbeterd. Bestuursleden zijn beter geïnformeerd, betrokken en up-to-date met relevante informatie.
Zijleman zei:
"We besparen nu veel tijd, vooral voor en tijdens vergaderingen."
Conclusie
iBabs heeft het CPB geholpen zijn bestuursvergaderingsproces te stroomlijnen, waardoor het bestuur zich effectiever kan richten op de belangrijke aspecten van het sturen van de zaken vooruit.
Met iBabs geniet het CPB van verbeterde communicatie en betere documentbeheerprocessen. Op een hoger niveau maakt het platform een georganiseerdere aanpak mogelijk voor het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van bestuursvergaderingen.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
