Opgericht 150 jaar geleden, is EM Normandie Business School een instelling die vastbesloten is om te profiteren van de nieuwste technologie. Zoals het motto op haar website luidt, is de organisatie "verankerd in het verleden, gericht op de toekomst". In lijn met dit principe heeft ze een afdeling Digitale Transitie opgericht om deze noodzakelijke transformatie te ondersteunen.
Eén van de eerste projecten van de afdeling was het vinden van een oplossing voor het online houden van bestuursvergaderingen. We interviewden de juridisch adviseur van de school, Eva Le Floch, die uitlegt waarom de instelling besloot om deze oplossing te starten in haar digitale transitie.
Dringende behoefte aan een digitale oplossing
Vorig jaar, net als duizenden andere organisaties wereldwijd, bevond EM Normandie Business School zich plotseling in lockdown vanwege de wereldwijde gezondheidscrisis en zocht dringend naar een digitaal alternatief om face-to-face vergaderingen te kunnen blijven houden. Ze had eerder al videobelsoftware gebruikt, maar het werd al snel duidelijk dat deze oplossing veel essentiële functies miste voor de goede werking van de school.
"Door de gezondheidscrisis konden we onze vergaderingen niet meer persoonlijk voortzetten en we waren vastbesloten om een oplossing te vinden die juridisch gezien consistenter zou zijn wat betreft stemmen dan simpelweg mensen die hun hand opsteken voor de camera en de opgestoken handen op de pc registreren."
Hoe verliep de implementatie van iBabs?
"Qua tijdsbesparing denk ik dat het niet beter kan."
De implementatie van iBabs heeft voor EM Normandie Business School een volledig papierloos vergaderproces gecreëerd, wat de school dichter bij haar duurzaamheidsdoelen heeft gebracht en veel tijd heeft bespaard voor alle betrokkenen.
"We printen geen aanwezigheidslijsten meer, de deelnemers ondertekenen ze elektronisch. Alles wordt op het platform opgeslagen en iedereen kan er gemakkelijk bij."
"Alles werd vroeger geprint! Het was een puinhoop ..."
Toen we de videovergadertool eerder gebruikten, had het Bestuur geen veilige manier om bestanden te delen. Dit betekende dat alle documenten per e-mail moesten worden verzonden, wat geen veilig kanaal is. Vervolgens moesten deze documenten worden geprint en voor de vergadering aan de deelnemers worden verspreid.
"We stuurden ze per e-mail, printten ze op de dag van de vergadering; iedereen had zijn eigen bestanden, zijn eigen aanwezigheidslijsten. Alles werd vroeger geprint! Het was een puinhoop ..."
Behalve dat de logistiek van vergaderingen uitputtend was, was deze manier van werken ook in strijd met de CSR-doelstellingen van de school, waarvan er één is om een papierloze organisatie te zijn.
Bovendien bood de videovergadertool die ze gebruikten hen niet eens het minimale niveau van functionaliteit waar ze naar op zoek waren. Er was geen juridische zekerheid, geen optie om te stemmen of zelfs om documenten veilig over te dragen. Toen Eva Le Floch op zoek ging naar alternatieven, ontdekte ze al snel dat een bestuursportaal alle functies zou hebben die de school nodig had - inclusief enkele waar ze niet aan had gedacht.
"Toen we begonnen met zoeken, realiseerden we ons al snel dat een bestuursportaal alles in onze vergaderingen kon beheren."
Na drie demosesies besloot EM Normandie Business School dat iBabs voldeed aan al haar eisen op het gebied van functionaliteit. Toen begonnen ze met het implementatieproces.
"We vonden het de tool die het beste aan onze behoeften voldeed, het was zeer gebruiksvriendelijk en extreem makkelijk om aan te wennen."
Bestuursleden besparen tijd omdat ze geen documenten meer hoeven voor te bereiden en te printen, omdat deze rechtstreeks in iBabs worden geüpload. Een van de grootste voordelen is het proces van het opstellen van de notulen, wat traditioneel veel tijd kost na elke vergadering vanwege zaken als het formatteren van het document en het invoegen van aanvullende gegevens.
"Iedereen weet hoe het is om de notulen van een vergadering te maken. [Met iBabs] is het echt handig om ze live te kunnen opnemen, de voorzitter bekijkt ze en ondertekent ze automatisch als hij dat wil. Qua tijdsbesparing denk ik dat het niet beter kan.
Wie heeft er niet van gedroomd om informatie in een tool in te voeren en deze direct beschikbaar te hebben voor alle leden, voorgeformatteerd, met alle essentiële informatie?"
Veilig videobellen, documentoverdracht en samenwerking
In plaats van voor elke vergadering grote hoeveelheden papier per post te versturen, kunnen deelnemers nu van overal ter wereld inloggen op hun account en hun beveiligde documenten ophalen. Ze kunnen financiële rapporten, vergaderagenda's, notulen en resoluties delen, evenals andere belangrijke documenten via de beveiligde documentcloud die door iBabs wordt aangeboden. Het geavanceerde, ISO-gecertificeerde encryptie-algoritme beschermt gevoelige gegevens zowel bij overdracht via het web als bij opslag op de servers van iBabs.
De videobel-functie stelt gebruikers in staat om volledig virtuele vergaderingen te houden. Bestuursleden kunnen ook live samenwerken en chatten op hun mobiele apparaten of op hun desktops. Zo kunnen bijvoorbeeld notulen direct na de vergadering zelf worden gedeeld, besproken en goedgekeurd, wat iedereen tijd bespaart.
Een soepele overgang
Niet veel mensen komen met een tablet/laptop. Eva neemt die van haar mee voor het maken van notulen; de school projecteert ook informatie tijdens vergaderingen.
Zoals bij elke grote organisatie maakte EM Normandie Business School zich zorgen over het introduceren van nieuwe software. Zal het voor iedereen gemakkelijk zijn? Zullen ze de verandering weerstaan? Wie zal hun vragen beantwoorden?
Tot nu toe hebben ze gemeld dat hun ervaring met de overgang naar volledig digitale vergaderingen goed is geweest.
"Geweldige ondersteuning van de trainer, die zich altijd beschikbaar stelde wanneer we hem nodig hadden, zelfs om onze nieuwe bestuursleden te trainen."
Zoals verwacht waren de bestuursleden bijzonder enthousiast over iBabs, omdat ze er veel tijd mee hebben kunnen besparen.
"Over het geheel genomen verliep alles goed; we hebben een nieuwe algemeen directeur die de digitale transitie leidt. Voor de bestuursleden waren er geen problemen; je kunt zien dat het mensen zijn die gewend zijn aan digitale transformaties en blij zijn met deze verandering."
Blik op de toekomst
Momenteel gebruikt EM Normandie Business School iBabs alleen voor haar bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen. Maar nu we meer vertrouwd zijn met het platform, hebben we andere manieren gezien waarop het kan worden gebruikt en we kijken ernaar uit om de oplossing uit te rollen naar andere teams binnen de organisatie.
"We hopen iBabs te introduceren in onze andere afdelingen, zoals COMEX."
Het eindresultaat is dat EM Normandie Business School nu profiteert van veilige en volledig papierloze online vergaderingen. Eva Le Floch's conclusie? "We vragen ons af waarom we dit niet eerder hebben gebruikt!"
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
