Tara & District Credit Union (TDCU) is een gemeenschapsgerichte organisatie die spaarproducten en leningen aanbiedt aan inwoners van haar werkgebied in County Meath, Ierland. Gevestigd in het dorp Kilmessan, bedient TDCU 3.500 actieve leden en beheert het totale activa van ongeveer €17,5 miljoen.
Ondanks de omvang worstelde TDCU met een inefficiënt, papiergebaseerd systeem voor het beheren van haar bestuursvergaderingen. Gelukkig vond de organisatie in iBabs de ideale oplossing om haar processen te stroomlijnen.
De uitdaging
De credit union heeft recent een herschikking in de bestuurskamer doorgemaakt. Nieuwe leden zijn aangesteld terwijl langzittende leden hun taken neerleggen. Hierdoor ontstaat een bestuur met relevante professionele achtergronden, maar een uiteenlopende niveaus van technologische competentie.
Het end-to-end proces voor bestuursvergaderingen werd handmatig afgehandeld, bergen papierwerk werden gescand, vaak in lage kwaliteit, en gedistribueerd naar bestuurs- en toezichtcommissieleden.
Volgens Dominic Lumsden, voorzitter van de Raad van Bestuur, belaste dit inefficiënte systeem het kantoorpersoneel. Het maakte het moeilijk om ervoor te zorgen dat alle bestuursleden tegelijkertijd toegang hadden tot de juiste versie van de documenten en vertraagden daarmee het besluitvormingsproces. Daarnaast was het gebruik van zoveel papier ook een milieuzorg voor de organisatie.
Er moest iets veranderen. Dominic zei:
"We moesten een manier vinden om het hele proces te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat het bestuur zich richtte op de meest actuele stukken en rapporten."
De oplossing
Erkennend dat er behoefte was aan een technologische oplossing die hun bestuursactiviteiten kon stroomlijnen en standaardiseren, wendde TDCU zich tot iBabs. Ondanks een aanvankelijke leercurve, bleek het iBabs-bestuursportaal al snel een game-changer.
Dominic legt uit:
"Het is al begonnen met het verkorten van de doorlooptijd om een boardpack samen te stellen. Door de administratieve werklast van het kantoorpersoneel te verminderen, kan de filiaalmanager zich bijvoorbeeld concentreren op het laten groeien van de zaak."
Voordelen en resultaten
Met iBabs vond het bestuur een eenvoudige, gebruiksvriendelijke oplossing die het proces van het opzetten van vergaderingen, notuleren, actiepunten bijwerken en het structureren van de manier waarop het bestuur werkt met agenda's automatiseert. Het bood ook een centrale locatie om informatie over het bestuur te verspreiden, waardoor de communicatie en samenwerking werd verbeterd.
"Het biedt een eenvoudige interface voor het doen van de standaard administratieve dingen die een bestuur moet doen," merkte Dominic op. "Dat is precies wat iBabs aan het proces toevoegt."
Die nieuwe efficiëntie was meteen merkbaar: minder besteedde tijd aan administratieve taken; meer tijd beschikbaar om zich te concentreren op hun belangrijkste missie – het dienen van de gemeenschap.
Bovendien zagen Dominic en het bestuur in iBabs een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Uitgebreide functionaliteiten tegen een betaalbare prijs. Dominic prees de kosteneffectiviteit van iBabs en omschreef het als
"het is eigenlijk ongelooflijk goedkoop per gebruiker."
En het gebruiksgemak was een verkoopargument voor Dominic:
"Het zijn heel eenvoudige functionaliteiten. Ze zijn intuïtief gebouwd, op een manier waardoor ik vermoed dat het echt is ontwikkeld door ervaren vakexperts. De iBabs-gebruikersinterface biedt een set tools voor gebruik door een raad van bestuur die misschien niet bekwaam is in het gebruik van technologie, maar zich gemakkelijk kan aanpassen aan de gebruiksvriendelijke interface."
Conclusie
iBabs heeft de bestuursactiviteiten van TDCU helpen stroomlijen. Tijd en middelen worden inmiddels bespaard en het bestuur wordt in staat gesteld zich te concentreren op de kerntaak.
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
