Home Invest Belgium (HIB) is gespecialiseerd in de aankoop, verkoop, ontwikkeling en het beheer van residentieel vastgoed. Als een van de grootste bedrijven in deze sector, staat HIB sinds 1999 genoteerd op Euronext Brussel. Alleen al vorig jaar bedroeg de marktkapitalisatie van HIB € 381 miljoen met meer dan 2.000 huurwoningen in haar portfolio.
Als zo'n groot bedrijf was HIB geen onbekende van een complexe vergaderworkflow die veel mensen betrok en dagelijks honderden pagina's moest afdrukken. Secretaresses besteedden uren aan het voorbereiden van de juiste documenten voor elke vergadering en vervolgens achtervolgden ze de directeuren om er zeker van te zijn dat iedereen op de hoogte was.
Dus twee jaar geleden besloot het management van HIB dat ze een manier nodig hadden om de organisatie van hun bestuursvergaderingen te vereenvoudigen. Sven Janssens, CEO, en Ingrid Quinet, Chief Legal Officer, waren zo vriendelijk om hun reis naar efficiëntere bestuursvergaderingen te delen en waarom iBabs hun voorkeurskeuze was.
Geen manier om synchroon te blijven
Voordat ze het iBabs board portal implementeerden, gebruikte HIB e-mails met bijlagen. Er was geen manier om te bevestigen of iedereen alle relevante informatie had ontvangen. Dit was vooral een probleem als er op het laatste moment wijzigingen waren. "Vroeger deden we dingen per e-mail met bijlagen. We wisten niet altijd of iedereen de informatie en de laatste minuut wijzigingen had ontvangen."
Geen manier om bij te houden
Daarnaast was het erg moeilijk om eerdere vergaderingen, beslissingen en actiepunten bij te houden. Om nog maar te zwijgen over het opvolgen van acties en het monitoren van de voortgang.
HIB had een centrale, veilige en doorzoekbare locatie nodig waar ze alle informatie over hun bestuursvergaderingen konden archiveren, samen met de bijlagen. In het oude systeem konden vergaderverslagen worden gearchiveerd, maar dat was niet voldoende. Wanneer er wat context nodig was van een eerdere vergadering, hadden ze alleen een papierenarchief en dat was erg moeilijk te traceren.
Na uitgebreid onderzoek naar de beschikbare oplossingen en grondige evaluatie, besloot het team dat ze een board portal nodig hadden. Ze kozen voor het iBabs board portal omdat het voor hen de juiste balans had qua prijs, gebruiksgemak en de voordelen van een cloudoplossing. Tegelijkertijd voldeed iBabs aan alle technische eisen van HIB.
“Iedereen is erg blij ...”
HIB gebruikt het portaal niet alleen voor bestuursvergaderingen, maar heeft het ook uitgebreid naar andere soorten vergaderingen. En in hun eigen woorden: “Iedereen is erg blij met deze manier van werken.” Onder de functies die de directeuren en secretaresses het meest waarderen, zijn het verminderde gebruik van papier en grotere beveiliging.
Vaarwel, printen
In het verleden moest HIB documenten afdrukken voor hun bestuursvergaderingen, wat veel uren toevoegde aan de voorbereiding van de vergadering. Gelukkig is dat nu niet meer nodig. De leiders van het bedrijf zeggen dat dit een van de grootste verbeteringen voor hen is geweest, gezien het zowel de tijd van secretaresses als van directeuren bespaart.
“We hebben als doel de documenten voor de directeuren een week van tevoren voor te bereiden. Ze krijgen een melding wanneer alle documenten klaar zijn. Ik vind dit erg efficiënt.”
Een andere nuttige functie is de iBabs-functie waarmee ze direct in het board portal notities en notulen kunnen maken. Dit is iets dat secretaresses vaak gebruiken omdat het hen helpt het notuleren te versnellen terwijl ze een digitaal verslag van de vergadering bijhouden.
Hallo, volledige controle!
HIB maakt ook goed gebruik van de geavanceerde beveiligingsfuncties van iBabs, waaronder versleutelde cloudopslag, online en offline back-ups en privacycontroles. Een van de functionaliteiten die vaak wordt gebruikt, is dat opmerkingen en notities privé kunnen worden gehouden wanneer dat nodig is.
Een andere functie die Sven en Ingrid beschreven als nuttig, is de mogelijkheid om bepaalde agendapunten vertrouwelijk te maken. Dit niveau van controle was niet mogelijk met hun vorige documentbeheersysteem en het helpt opnieuw iedereen tijd te besparen. Nu kunnen directeuren online samenwerken en opmerkingen maken zonder zich zorgen te maken dat hun privéopmerkingen aan anderen worden getoond.
Een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing
HIB gebruikt iBabs al meer dan twee jaar als hun primaire vergaderplatform. Voeg daaraan toe dat de mensen die het gebruiken, er graag mee werken en je hebt een succesformule in handen. Maar geloof ons niet op ons woord. Dit is wat Sven en Ingrid ons vertelden toen werd gevraagd hoe de medewerkers reageerden op de introductie van iBabs.
“Er is geen negatieve feedback geweest. iBabs is echt een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing.”
Op zoek naar een vergelijkbare oplossing? Vraag hier een gratis demo van iBabs aan.
