AAT

De Association of Accounting Technicians (AAT) is een ledenbond die accounting technicians en boekhouders in het Verenigd Koninkrijk ondersteunt. AAT gebruikt een complexe governance-structuur bestaande uit een raad van bestuur, drie subcommissies, drie adviesgroepen, dochterondernemingen en verschillende interne leiderschapsteams. Het organiseren van vergaderingen voor dit ingewikkelde raamwerk was een tijdrovend proces waarbij handmatig PDF-pakketten werden gemaakt voordat de organisatie overstapte op iBabs.

Het eerdere vergaderportaal van de organisatie miste essentiële functionaliteit om vergaderprocessen te stroomlijnen en vereiste uitgebreid handmatig werk om vergaderdocumentatie voor te bereiden. Als gevolg hiervan zocht AAT naar een veiligere en intuïtievere oplossing die inefficiënties zou elimineren en governance-processen zou verbeteren. Dit artikel legt uit hoe iBabs aan de vereisten van AAT voldeed en deze zelfs overtrof.

Vóór iBabs: handmatige PDF-creatie en inefficiëntie

Sophie Joseph is de company secretary bij AAT en leidt het governance-team. Toen ze bij de organisatie kwam werken, identificeerde ze snel problemen met hun bestaande vergaderportaal. Ze beschreef het systeem als volgt:

"Het idee was dat je je bestuursstukken zou ontvangen, deze samen zou voegen in een PDF en het vervolgens op het vergaderportaal zou zetten om te delen. Omdat ik iBabs eerder had gebruikt, klonk dat waanzinnig voor mij."

Becky Glover, die zitting heeft in het hoofdbestuur van AAT, de financiën- en prestatiecommissie, en de mensen- en benoemingscommissie, ervoer de veiligheids- en organisatorische uitdagingen aan den lijve:

"Het vorige systeem voelde basic aan, en was in essentie slechts een verzameling PDF-documenten. Het hele proces voelde nogal gefragmenteerd - dingen werden verzonden en bijgewerkt zodra ze beschikbaar kwamen, waardoor het moeilijk was om bij te houden wanneer ik een drukke carrière heb. iBabs heeft veel meer functies en is heel gebruiksvriendelijk."

Dit bestaande proces bleek inefficiënt te zijn, vooral bij het verwerken van late stukken. Als documenten kort voor de vergadertijd werden uitgegeven, moest de beheerder het hele vergaderpakket opnieuw maken, opnieuw nummeren en opnieuw distribueren.

Als er niet genoeg tijd was om het vergaderpakket opnieuw te maken, moesten aanwezigen heen en weer bladeren tussen de hoofddocumenten en de late stukken, wat waardevolle tijd kostte, ongemak veroorzaakte en mogelijk de efficiëntie en productiviteit van de vergadering schaadde.

Het bestaande vergaderportaal was niet alleen tijdrovend, maar miste ook functies waarvan Sophie wist dat ze elders beschikbaar waren, wat de effectiviteit van de governance-processen van AAT beperkte.

iBabs als oplossing

Sophie had ervaring met andere vergaderportalen uit eerdere functies en wist dat er betere oplossingen beschikbaar waren. Ze regelde demonstraties van drie vergaderplatforms, waaronder hun huidige provider en iBabs. Sophie zei over haar selectieproces:

"Mijn grootste argument was het gebruiksgemak van iBabs. De balans van het gebruiksgemak van het vergaderportaal, hoe eenvoudig het is en hoe het me alles geeft wat ik nodig heb. En de kosten; het was gemakkelijk voor mij om mensen te overtuigen."

De financiële argumentatie was overtuigend. iBabs leverde een kostenreductie van 55% vergeleken met de vorige oplossing van AAT, met aanzienlijk meer functies in het aanbod.

Sophie voegde toe: "Sommigen waren veel duurder dan iBabs, wat me help bij het doorvoeren van de verandering. Ik wilde het gebruiksgemak van iBabs, en het feit dat ik er daadwerkelijk in slaagde om iedereen vrij snel getraind te krijgen, laat zien hoe gemakkelijk het te gebruiken is."

Het gebruiksgemak van iBabs

Sophie meldde dat haar werkdruk aanzienlijk verminderde na de implementatie van iBabs bij AAT. De meest opvallende verbetering was in het proces van het maken en distribueren van vergaderpakketten. Sophie zei:

"Ik hoef niet alles naar een PDF te veranderen voordat ik het in iBabs zet. Ik upload het gewoon en het wordt in een mum van tijd een PDF. Het duurt eeuwen om te downloaden in andere vergaderportalen."

Het platform heeft tal van andere voordelen opgeleverd die de governance-processen van AAT hebben verbeterd:

"Het belangrijkste is hoe gemakkelijk het is om een agenda toe te voegen. De beste knop die ik denk dat ik heb, is het toevoegen van de standaard agendapunten. Dat kan erg vervelend zijn om 100 keer 'notulen' te moeten schrijven. Het gemak daarvan is echt belangrijk."

De beveiligingsfuncties zijn bijzonder waardevol geweest voor een organisatie met externe bestuursleden:

"We hebben het zo ingesteld dat je niet kunt downloaden, wat een echt goede optie voor ons is. Je kunt er niets vanaf halen, je kunt niets kopiëren en plakken uit iBabs, dus het kan niet worden gedeeld en het kan niet door iemand anders worden geopend."

Sophie is ook enthousiast over de functionaliteit voor het bijhouden van actiepunten. Ze legde uit hoe iBabs deze workflow bij AAT heeft gestroomlijnd:

"Actiepunten toevoegen aan agendapunten is zo gemakkelijk. Ik hoef zelfs geen herinneringen voor acties te sturen, het doet het zelf, en iedereen krijgt de rode cirkel op hun dashboard om de status van het item te tonen."

Andere voordelen zijn de mogelijkheid om gevoelige agendapunten te beveiligen voor vertrouwelijke discussies:

"We hebben een paar vergaderingen waarbij verschillende mensen op verschillende momenten de ruimte uit moeten en het feit dat ze niets over dat agendapunt kunnen zien, maakt dat veel gemakkelijker. En dat loopt ook door in de notulen."

Gebruikerservaring

De verbeterde gebruikerservaring is opvallend geweest in de hele governance-structuur van AAT. Francesca, een niet-uitvoerend bestuurder die zitting heeft in het hoofdbestuur en de auditcommissie van AAT, merkte de verbetering onmiddellijk op:

"Het oude systeem voelde meer als een desktopoplossing en was moeilijker toegankelijk. iBabs is veel helderder en gebruiksvriendelijker dan traditionele software voor bestuursvergaderingen."

Becky Glover waardeerde de verbeterde functionaliteit vergeleken met hun vorige oplossing: "Er was niet zoveel functionaliteit met het vorige systeem. Je kon pagina's bookmarken en een beetje annoteren, maar er was niet zoveel functionaliteit als iBabs."

Ze vond het systeem intuïtief om te leren: "Het is een echt fijn, gemakkelijk systeem om te gebruiken. Het systeem is gemakkelijk genoeg dat je gewoon een beetje kunt spelen met dingen - ik denk dat dat soms de gemakkelijkste manier is om deze systemen te leren."

De positieve ontvangst is unaniem geweest in het hele bestuur. Becky merkte op:

"Iedereen lijkt er echt blij mee te zijn. Er zijn niet veel opmerkingen over iBabs, wat volgens mij het tevredenheidsniveau laat zien, want je wilt dat het iets is dat gewoon op de achtergrond werkt. Als er opmerkingen over zouden beginnen te komen, zou ik me echt zorgen maken."

Resultaten van werken met iBabs

Sophie beschreef het implementatie- en transitieproces als opmerkelijk soepel en efficiënt:

"De onboarding was geweldig. Jullie deden alles voor mij. We hadden een aantal echt goede sessies met Matthew online. Ze worden opgenomen, wat het gemakkelijk maakt voor ons om te delen met teamleden. Vrijwel iedereen was aanwezig. Er werden een paar vragen gesteld, maar iedereen leek het te kunnen gebruiken."

Sophie beschreef het implementatie- en transitieproces als opmerkelijk soepel en efficiënt:

"Om ervoor te zorgen dat het goed landde, kwam Matthew 's middags langs en zat gewoon bij een paar mensen die de voorkeur gaven aan die manier van leren. En hij ging door en beantwoordde wat vragen, wat uitstekend was."

Toen haar werd gevraagd wat ze andere organisaties zou vertellen die iBabs overwegen, zei Sophie:

"Ik zou hen vertellen dat het gemakkelijk te gebruiken is. Het bespaart tijd. Het bespaart waarschijnlijk geld. Het gebruiksgemak is wat mensen echt moeten begrijpen en hoeveel tijd het bespaart. Governance kan echt druk worden, vooral op het moment dat je de stukken moet versturen. iBabs is zo gemakkelijk te gebruiken. We hebben erin geslaagd om een groot aantal mensen te trainen die verschillende niveaus van digitale expertise hebben en ze hebben het allemaal vrij gemakkelijk gevonden."

Probeer iBabs vandaag

iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!

Get Started Free