Het onboardingproces is essentieel om nieuwkomers te enthousiasmeren, of ze nu in een startersfunctie komen of in de raad van bestuur. Volgens de Brandon Hall Group kan een degelijk onboardingproces de retentie verhogen met 82%. Wanneer je een nieuwe bestuurder aanstelt, wil je dat hij/zij een vliegende start maakt en zich gedurende de hele bestuurstermijn inzet. Een checklist voor bestuursoriëntatie is praktisch voor het effectief onboarden van nieuwe bestuurders.
In dit artikel lees je waarom bestuursoriëntatie zo belangrijk is en hoe je een checklist opstelt waarmee je zorgt dat nieuwe medewerkers snel zijn ingewerkt zodat ze hun bijdrage kunnen leveren aan de vooruitgang van de organisatie.
Waarom is bestuursoriëntatie belangrijk?
Bestuursoriëntatie is om verschillende redenen belangrijk:
| Reden | Uitleg |
| Versnelt de leercurve | Natuurlijk is het mogelijk om on-the-job te leren, maar bestuurders hebben in de praktijk weinig face-to-face tijd met collega's. Daarom wil je dat ze die tijd tijdens bestuursvergaderingen zo effectief mogelijk hun rol vervullen. |
| Handige referentie | Na een tijdje is het nieuwe bestuurslid gewend aan de procedures, processen en tools. Het oriëntatieproces voorziet in een handige referentiegids om hen in het begin aan hun rol te laten wennen. |
| Relatie opbouwen | Door je huidige bestuurders te betrekken bij het inwerken van nieuwe leden, bouwen zij een band op die doorwerkt in de bestuurskamer. Deze helpt hen om beter en effectiever samen te werken. |
| Verduidelijkt rollen | Een nieuwe bestuurder moet begrijpen wat zijn/haar rol is binnen de bestaande dynamiek. Oriëntatie is het moment om die verantwoordelijkheden duidelijk te maken, zodat hij/zij zich tijdens elke vergadering zeker voelt over wat zijn/haar doelen zijn. |
Wat is een bestuursoriëntatie-checklist?
Voor het oriëntatieproces is afgerond en de bestuurders klaar zijn voor hun eerste vergadering, moet je het een en ander voorbereiden. De beste aanpak is een checklist opstellen met alle mogelijke informatie die bestuursleden nodig hebben voor ze van start gaan.
Zo’n checklist verschilt per bedrijf. Zoek uit wat bij jullie doeleinden past. De checklist zorgt voor een consistent proces omdat nieuwe bestuursleden allemaal dezelfde essentiële informatie ontvangen.
Tijdens het inwerken van een nieuw bestuurslid, kun je de items van de checklist afvinken om zeker te zijn dat alles wat ze moeten weten, is behandeld.
Hoe zet je een effectieve bestuursoriëntatie-checklist op?
☑️ Begin met algemene informatie over de organisatie
Het eerste onderdeel op je checklist is informatie over de organisatie. Deze moet details bevatten over de (strategische) doelen en doelstellingen van het bedrijf en de waarden en missie. Die informatie is essentieel voor bestuursleden om goede beslissingen te kunnen nemen tijdens vergaderingen, daarom moeten ze vanaf het begin begrijpen waar ze naartoe werken.
Voeg een organigram toe zodat de nieuwkomer de organisatie van het bedrijf en zijn/haar eigen positie kan visualiseren.
☑️ Leg het bestuursbeleid en -procedures uit
Natuurlijk kan het bestuur voor veel beslissingen terugvallen op de bestuurlijke ervaring van bestuursleden. Er zijn echter onderwerpen waar individuele of een groep bestuursleden specifiek kennis over hebben.
Diversiteit in kennis en vaardigheden heeft een gunstige impact op het functioneren van het bestuur. Daarom is het zinvol om een bestuurslid die bijvoorbeeld gespecialiseerd is in cybersecurity de discussie en stemming over dit onderwerp te laten leiden. Hoewel het bestuur de experts alsnog kan en moet uitdagen, helpt zijn/haar inbreng wel om het besluitvormingsproces te versnellen.
Leg tijdens de oriëntatie dit proces uit en hoe dit werkt voor jullie bestuur.
☑️ Geef uitleg over het financieel beheer van de organisatie
De nieuwe bestuurder moet weten wat de rol en input van het bestuur is op het gebied van financiële planning, het borgen van de inkomsten, het controleren van uitgaven en kosten, fondsenwerving etc. Ze moeten begrijpen wat er van hen wordt verlangd en hoe ze dat mee moeten nemen in hun besluitvorming en discussies. Sommige besturen zijn meer hands-on dan andere, dus het is handig om de verwachtingen hierover uit te spreken voordat het bestuurslid begint in zijn/haar functie.
☑️ Geef uitleg over de processen rondom besluitvorming
Elke bestuur neemt beslissingen op een andere manier, afhankelijk van de statuten of wat werkt voor de bestuurders. De nieuwe bestuurder moet begrijpen hoe het besluitvormingsproces werkt voor hij/zij deelneemt aan vergaderingen.
Sommige raden van bestuur peilen agendapunten eerst globaal om een gevoel te krijgen hoe de vlag erbij hangt voor de discussie begint. Als vooraf al duidelijk consensus blijkt voor een bepaalde oplossing, dan kun je tijd besparen en gelijk doorgaan naar het volgende agendapunt. Als blijkt dat er geen overeenstemming is, dan is een debat wel vereist.
Ze moeten ook weten hoe het bestuur stemt, bijvoorbeeld door hand opsteken, je stem hardop uitspreken, via een digitaal platform of een andere manier. Ook als er geheime stemmen zijn of andere facetten in het proces dan moet je bestuursleden hierover informeren.
☑️ Zorg voor relevante documentatie
Er is veel documentatie die bestuursleden nodig hebben wanneer ze aan hun nieuwe rol beginnen. Het is belangrijk dat je deze allemaal toevoegt aan het oriëntatieproces en afvinkt als het bestuurslid de betreffende documentatie heeft ontvangen.
Bestuurders moeten uiteraard over een kopie van de statuten van het bedrijf beschikken. Dit helpt hen om de interne processen van de organisatie te begrijpen. En het geeft een overzicht van de taken en bevoegdheden van het bestuur binnen de onderneming.
Voeg ook een lijst toe van alle bestuursleden, inclusief biografieën, rollen en verantwoordelijkheden en informatie over hun commissies.
Andere nuttige documentatie tijdens de oriëntatie zijn financiële rapporten en recente jaarverslagen. Dit laat zien hoe het bedrijf presteert in de markt en welke kant het op beweegt.
☑️ Introduceer technologie en tools
Elk bestuur gebruikt andere technologie. Leid daarom de nieuwe bestuurder door de systemen die jullie hebben. Denk bijvoorbeeld aan het geven van een veilige login om vanuit huis toegang te krijgen tot de e-mails van het bestuur, of instructies voor het gebruik van de portaal voor bestuursvergaderingen.
Het gebruik van een portaal zoals iBabs helpt je om vergaderingen efficiënter te laten verlopen. Vooral omdat alle documenten worden bewaard en bijgewerkt in het portaal waartoe bestuurders overal en vanaf elk apparaat toegang hebben. Het maakt de samenwerking tussen vergaderingen door makkelijker, het ondersteunt stemmen, digitaal ondertekenen, het volgen van actiepunten, etc.
Om te zorgen dat de nieuwe bestuurder de functionaliteiten optimaal gebruikt, moet je dit zeker meenemen in het oriëntatieproces.
☑️ Deel middelen voor persoonlijke ontwikkeling
Om je board te helpen groeien en steeds nieuwe uitdagingen aan te gaan, is het essentieel om een cultuur van continue verbetering te creëren. Dat zorgt ervoor dat je zo efficiënt mogelijk werkt en beslissingen neemt waar de organisatie bij gebaat is.
Vermeld daarom tijdens de oriëntatie de middelen die beschikbaar zijn voor professionele ontwikkeling. Dit kunnen online cursussen zijn, persoonlijke workshops, boeken, websites of andere zaken waarmee het bestuur zijn processen kan verbeteren. Doe dit in een vroeg stadium zodat het nieuwe bestuurslid zo snel mogelijk hiermee kan beginnen.
☑️ Bereid ze voor op komende vergaderingen
Alvast de agenda delen voor de volgende vergadering is een goede aanvulling op het oriëntatieproces. Zo kan de nieuwkomeling zich alvast voorbereiden en inlezen op de onderwerpen.
Je kunt ook notulen van eerdere vergaderingen delen. Dat geeft inzicht in de dynamiek van het bestuur en hoe vergaderingen verlopen.
Als je een bestuursportaal gebruikt, dan worden de notulen van eerdere vergaderingen automatisch gearchiveerd en zijn ze voor alle belanghebbenden makkelijk te raadplegen. Ook de agenda verschijnt zodra deze klaar is. Dit maakt het voorbereiden van vergaderingen een stuk makkelijker.
Conclusie
Een checklist voor bestuursoriëntatie is de beste manier om te zorgen dat een nieuwe bestuurder een volledig en helder beeld heeft van zijn/haar nieuwe rol. Natuurlijk moet je deze lijst afstemmen op de persoon om hem relevant te houden, maar de belangrijkste aspecten zijn steeds dezelfde. Het nieuwe bestuurslid toevoegen als gebruiker aan de software voor bestuursvergaderingen is een productieve stap in het oriëntatieproces. Op die manier kunnen ze zelf bronnen raadplegen, zoals notulen van vorige vergaderingen. En ze kunnen meteen starten om met andere bestuursleden samen te werken, nog voordat ze een stap in de bestuurskamer hebben gezet. iBabs biedt ongeëvenaarde functionaliteit voor het runnen van het gehele vergaderecosysteem, van planning tot follow-up. Vraag nu een demo van iBabs aan, om te ontdekken hoe het jullie manier van vergaderen gaat veranderen.
