Sinds de COVID-19-pandemie zijn ook bestuursvergaderingen drastisch veranderd. Steeds meer beslissingen worden online genomen. Nu we de voordelen en flexibiliteit van virtuele en hybride bestuursvergaderingen hebben ervaren, zullen veel raden van bestuur ook in de toekomst dit format blijven gebruiken.
Omdat bestuursvergaderingen mede het succes van het bedrijf bepalen, is het belangrijk om dit goed te doen. Een hybride vergadering is namelijk wezenlijk anders dan een fysieke of volledig virtuele vergadering organiseren. In dit artikel bespreken we de best practices voor hybride bestuursvergaderingen, maar ook waarom een hybride aanpak past bij organisaties die hun besturen willen stimuleren om topprestaties te leveren.
Wat is een hybride vergadering?
Een hybride bestuursvergadering is een bestuursvergadering waarbij sommige bestuursleden persoonlijk aanwezig zijn en andere virtueel. Om een hybride bestuursvergadering effectief te laten zijn, moeten alle aanwezigen dezelfde ervaring hebben, ongeacht hoe ze deelnemen. Elk bestuurslid moet ruimte krijgen om te praten, zijn/haar mening te geven en te stemmen. Om dit te bereiken en de besluitvorming zo makkelijk mogelijk te maken, is het goed om vooraf te onderzoeken wat de beste methode voor jullie is om hybride te vergaderen.
Hoe organiseer je een hybride vergadering?
1. Zorg voor de juiste technologie
Een effectieve hybride vergadering vereist technologie om de juiste omgeving voor alle aanwezigen op te zetten. Let hierbij op de volgende aspecten:
| Techniek | Uitleg |
|---|---|
| High-speed internet | Je hebt een snelle internetverbinding nodig in de bestuurskamer om te zorgen dat wat er live gebeurt, direct en zonder onderbrekingen overkomt op de virtueel aanwezigen. Zorg dat de bestuursleden op afstand aan hun kant ook een snelle verbinding hebben, zodat ze zich steeds betrokken blijven voelen. |
| Microfoon van hoge kwaliteit | De interne microfoons op de apparaten in de directiekamer zijn vaak niet goed genoeg om alles te horen wat er tijdens de vergadering gebeurt voor degenen op afstand. Zorg daarom voor microfoons van goede kwaliteit om het gesprek in de bestuurskamer goed op te pikken. Ook degenen die op afstand aanwezig zijn, moeten een goede microfoon hebben om duidelijk verstaanbaar te zijn voor iedereen. |
| Beeld | Voor het persoonlijke aspect is het belangrijk om de andere bestuursleden goed te kunnen zien. Zowel de aanwezigen in de bestuurskamer moeten de bestuursleden op afstand helder in beeld hebben, maar ook de virtueel aanwezigen moeten een goede visuele verbinding hebben met de bestuurskamer. Dit kan een groothoekopname zijn, of je vraagt de aanwezigen in de vergaderruimte zelf een camera te gebruiken. |
2. Check en double check de technologie
Moderne computertechnologie is ongelooflijk betrouwbaar, maar het is vaak wel nodig om deze te controleren voordat de vergadering plaatsvindt. Niet een, maar twee keer! Zeker als je meer componenten aan je vergaderopstelling toevoegt, kan er iets misgaan. En het opsporen van zo’n probleem kan veel tijd kosten.
Stel daarom alles vooraf al in en voer een testvergadering uit. Vraag de virtuele deelnemers om hun technologie voorafgaand aan de vergadering te testen. Dan weet je zeker dat alles op de afgesproken tijd startklaar is. Het helpt hen bovendien om te wennen aan de technologie, zodat ze zich volledig kunnen concentreren op de vergadering zelf.
Alles alvast in actie zien, helpt ook de bestuursvoorzitter om te begrijpen hoe de verschillende onderdelen van de vergadering op elkaar aansluiten.
3. Stel een vergaderprotocol op
Waarschijnlijk hebben jullie al een protocol voor de belangrijkste aspecten van ‘normale’ vergaderingen. Voor hybride vergaderingen is dit niet anders. Iedereen moet het verloop van de vergadering begrijpen en weten hoe de verschillende onderdelen worden behandeld.
Zo is er bijvoorbeeld een protocol nodig voor bestuursleden die het woord willen in een debat. Wanneer iedereen door elkaar gaat roepen, wordt het verwarrend en lastig voor de voorzitter om de orde te handhaven. Je kunt deelnemers vragen hun hand op te steken zodat de voorzitter hen het woord kan geven. Voor een hybride vergadering kun je vragen of iedereen in het systeem via een chatbericht of virtueel hand opsteken, willen laten weten dat ze iets willen zeggen.
Een ander voorbeeld is dat als een externe deelnemer de vergadering verlaat, om welke reden dan ook, er een methode moet zijn om dit te laten weten. De beheerder kan dan de aanwezigheid van elke persoon voor de verschillende vergaderpunten bijhouden en zorgen dat het vereiste quorum behouden blijft.
4. Bereid notities en agenda's op tijd voor
Als je (deels) virtuele vergaderingen organiseert, moet je er rekening mee houden dat de deelnemers op afstand zich net zolang moeten concentreren als degenen die fysiek aanwezig zijn. Achter een scherm is dat een stuk lastiger, dus las af en toe een pauze in. Het voordeel hiervan is dat het je helpt je te concentreren op het stroomlijnen van het proces. En dat zullen zowel de fysiek als de virtueel aanwezige bestuursleden waarderen.
Verspreid de vereiste vergaderstukken en agenda op tijd, om de vergaderingen zoveel mogelijk to the point te houden. Daarmee kunnen bestuursleden zich goed voorbereiden en voorkom je dat je tijdens de vergadering mensen moet inlichten wat er speelt of vertellen wat er hierna komt.
Hoe beter deelnemers voorbereid zijn, hoe efficiënter het vergaderproces wordt.
5. Wijs verantwoordelijkheden aan
In elke bestuursvergadering is de voorzitter verantwoordelijk voor het bewaken van de agenda en de secretaris voor de notulen. In een hybride vergadering kan het nuttig zijn om aanvullende rollen toe te wijzen omdat er meer aspecten bijkomen.
Laat iemand bijvoorbeeld in de gaten houden of online deelnemers dezelfde spreektijd krijgen als de fysiek aanwezige deelnemers. Iemand anders kan verantwoordelijk zijn voor eventuele technische problemen om de verstoringen tot een minimum te beperken.
6. Gebruik software voor bestuursvergaderingen
Software voor bestuursvergaderingen helpt om virtuele en hybride vergaderingen, en het hele proces er omheen, efficiënter te maken. Als alle deelnemers een bestuursportaal gebruiken, is de communicatie tijdens en voorafgaand aan de vergadering veel beter.
Met iBabs kunnen bestuurders samenwerken aan documenten, aanpassingen op de agenda voorstellen en de notulen van eerdere vergaderingen vooraf corrigeren, zodat dit tijdens de vergadering geen tijd kost.
Een bestuursportaal registreert ook stemmen, wat het makkelijker maakt om beslissingen correct te noteren en op te slaan, zelfs als de bestuursleden zich op verschillende locaties bevinden.
Hiermee creëer je consistentie en dezelfde voorwaarden voor alle bestuursleden zodat iedereen evenveel invloed heeft op het proces.
Best practices voor het hosten van hybrid bestuursvergaderingen
Maak het deelnemers mogelijk om actief deel te nemen
In hybride bestuursvergaderingen bestaat het gevaar dat deelnemers op afstand overstemd worden door de aanwezigen in de bestuurskamer. Dit is schadelijk voor goed bestuur, aangezien er een eerlijke discussie moet zijn voordat de bestuursleden hun stem uitbrengen. Iedereen heeft recht op inspraak en elk bestuurslid heeft zijn eigen specifieke vaardigheden. Sluit je een bestuurslid uit dan mis je zijn/haar expertise. Zorg daarom dat je een plan hebt om ieders bijdrage te horen.
Laat de notulen vooraf accorderen
Om geen kostbare vergadertijd te verspillen, kun je de notulen al vooraf laten goedkeuren.
Je kan bestuursleden hiertoe toegang geven in de bestuursportaal, via elk gewenst apparaat. Als ze deze vooraf goedkeuren, kun je discussies over de laatste vergadering overslaan en direct aan de slag met belangrijke agendapunten.
Zorg voor een duidelijke stemprocedure
Net als bij fysieke vergaderingen, moet je een duidelijk online stemprocedure hebben om de consensus van het bestuur nauwkeurig vast te leggen. Omdat sommige deelnemers op afstand deelnemen, is een simpele vocale stem of hands-up-stem misschien niet voldoende. Een bestuursportaal biedt een duidelijke manier van stemmen, legt de resultaten vast en documenteert een audittrail van de stemming.
Vraag om feedback
Vraag zowel de virtueel als de fysiek aanwezige bestuursleden om feedback, om te zorgen dat de hybride bestuursvergaderingen aansluiten bij hun behoeften. Wat werkte wel? Wat werkte niet? Hoe kan de vergadering effectiever? Stel dit soort vragen om de bestuursvergadering verder te verbeteren.
Waarom zou je als bestuur hybride bestuursvergaderingen overwegen?
Hybride bestuursvergaderingen hebben veel voordelen, bijvoorbeeld:
| Voordeel | Uitleg |
|---|---|
| Makkelijker deelnemen | Bestuursleden zijn drukbezette mensen en hybride vergaderingen geven hen meer ruimte in hun agenda. Als een bestuurder dringend ergens anders moet zijn, kan hij nog steeds de vergadering bijwonen als er een hybride optie is. |
| Meer diversiteit | Als je geen rekening hoeft te houden met de locatie van je potentiële bestuursleden, dan kun je het net verder uitgooien en de diversiteit van het bestuur verbeteren. Je hoeft niet meer alleen te kiezen uit degenen die zich binnen een bepaalde straal van jouw locatie bevinden. |
| Hogere opkomst | Bestuursleden kunnen overal vandaan deelnemen. Daardoor zullen ze minder vergaderingen missen dan wanneer je alleen fysieke bestuursvergaderingen houdt. |
| Regie over de discussie | De voorzitter krijgt met de beschikbare digitale hulpmiddelen meer grip op het gesprek. Als een van de bestuurders de discussie verstoort, dan kan de voorzitter hem/haar dempen en waarschuwen. Bovendien kunnen ze bestuurders de mogelijkheid bieden om zonder onderbreking hun verhaal te houden voordat ze anderen toelaten voor een plenaire discussie. |
| Betere voorbereiding | Wanneer je je hybride bestuursvergaderingen via een bestuursportaal houdt, krijg je toegang tot samenwerkingsfuncties die de voorbereiding aanzienlijk verbeteren. Alle leden hebben op die manier bovendien toegang tot de meest actuele versie van de documenten, omdat deze direct worden bijgewerkt zodra je ze aan het platform toevoegt. |
| Kleinere CO2-voetprint | Hybride vergaderingen beperken de noodzaak om te reizen voor bestuurders, wat helpt om de CO2-voetprint van het bestuur te verkleinen. En een bestuursportaal is milieuvriendelijk omdat het helpt om vergaderingen papierloos te maken. |
| Lagere kosten | Als sommige bestuurders virtueel deelnemen, verlaag je de reis- en cateringkosten. Ook bespaar je elke vergadering op het uitprinten van bestuursdossiers wanneer je een bestuursportaal als iBabs gebruikt. |
Conclusie
Hybride bestuursvergaderingen waren een perfecte oplossing om effectief te besturen tijdens de lockdown. Maar de voordelen reiken veel verder. Het blijkt een kostenbesparende, milieuvriendelijke manier te zijn om te vergaderen en de corporate governance te verbeteren. De mogelijkheid om de mening van alle bestuursleden te horen, je grondiger voor te bereiden en deel te nemen vanaf elke locatie, zijn overduidelijke voordelen. Als je dit combineert met een bestuursportaal om de voorbereiding, samenwerking en het vergaderproces zelf te vergemakkelijken, dan begrijp je wel waarom hybride bestuursvergaderingen ook in de toekomst populair zullen blijven.
iBabs helpt je om je hybride vergaderingen naar een hoger niveau te tillen. Vraag een demo aan om de portal vandaag nog in actie te zien voor jouw bedrijf.
