[Gids] Zo maak je eersteklas vergaderagenda's - iBabs

[Gids] Zo maak je eersteklas vergaderagenda’s

In dit blog ontdek je waarom een vergaderagenda zo belangrijk is. Daarnaast vertellen we je hoe je die goed opstelt. Ten slotte behandelen we een fantastische hulpmiddel waarmee je agenda’s kunt verspreiden en er samen met de directieleden aan kunt werken. Als managementassistent vind je alles wat je over deze essentiële taak moet weten in de onderstaande gids. Aan de slag dus! 

Waarom een vergaderagenda zo belangrijk is

Een effectieve agenda zorgt ervoor dat de vergadering vlot verloopt. Een agenda zorgt ervoor dat een vergadering op tijd begint en eindigt. Maar het zorgt er ook voor dat er voldoende tijd is om de belangrijkste punten te bespreken en erover te stemmen. In combinatie met een bekwame voorzitter verhoogt een goede agenda de productiviteit van de vergadering. Natuurlijk profiteert een bedrijf daarvan. 

Een agenda geeft de directieleden de kans om zich goed voor te bereiden. Ze geeft toegang tot relevante onderzoeken, achtergrondinformatie en rapporten bij alle gespreksonderwerpen. Zo hoeft niet iedereen tijdens de vergadering zelf nog geïnformeerd te worden. Op deze manier kunnen de directieleden goed onderbouwde beslissingen nemen. 

Een agenda helpt om de belangrijkste en meest urgente gespreksonderwerpen prioriteit te geven. Daarom hoort de agenda op elke checklist voor de voorbereiding van een vergadering te staan. Mark Suster, beherend vennoot van Upfront Ventures, vindt dit een van de belangrijkste voordelen van een vergaderagenda. Hij stelt in het zakenblad Inc.com

‘De agenda moet doelgericht zijn. Denk na over wat je die dag wilt bereiken. Wat is belangrijk? En hoeveel tijd wil je eraan besteden? Als je met marginale zaken begint en daar 20 minuten mee verliest, is dat je eigen schuld. Ik heb er een hekel aan om met iets onbelangrijks te beginnen.’

Wie stelt de vergaderagenda op?

Het opstellen van de agenda gebeurt in samenwerking tussen de voorzitter en de managementassistent. De voorzitter beslist welke onderwerpen er tijdens de vergadering besproken moeten worden.

Hierdoor heeft de voorzitter een grote invloed op de richting die het gesprek op gaat. Dit is belangrijk voor een vlot verloop van de vergadering. Hij denkt na over hoe hij de vragen formuleert. En aan wie ze worden gesteld (en in welke volgorde). Zo heeft de voorzitter controle over de vergadering en wordt voorkomen dat men afdwaalt. 

Een van de taken van de voorzitter is ervoor te zorgen dat de directie goed samenwerkt. Het vaststellen van een agenda vereenvoudigt deze taak. 

De managementassistent en de voorzitter moeten samen de agenda opstellen. Eerst komt de voorzitter met zijn bijdragen en voorstellen. Vervolgens maakt de assistent er een logisch geheel van en zorgt voor de verspreiding onder alle directieleden. 

Wat moet je in een vergaderagenda opnemen?

De vergaderagenda is voor elke organisatie anders. Hier volgt een standaard indeling.

  • Algemene informatie
    De kop van de agenda bevat de bedrijfsnaam en de contactgegevens. Daarnaast worden de tijd, datum en locatie van de vergadering vermeld. 
  • Opening
    Het eerste punt op de agenda is de opening van de vergadering. Als het tijd is om te beginnen kan de voorzitter besluiten om de aanwezigen toe te spreken. Ook kunnen bijvoorbeeld de doelstellingen worden voorgelezen. Bij dit punt kunnen de aanwezigen eventueel ook aan elkaar worden voorgesteld. 
  • Wijzigingen op de agenda
    De voorzitter kan de deelnemers de gelegenheid geven om wijzigingen voor te stellen. Ze kunnen dan bijvoorbeeld gespreksonderwerpen toevoegen of laten vervallen. 
  • Goedkeuring van de vorige notulen
    De leden keuren de notulen van de vorige vergadering goed. Indien nodig kunnen ze eerst nog correcties voorstellen. Als de notulist de eventuele fouten heeft gecorrigeerd, worden de notulen goedgekeurd. Nu kunnen ze verder met de vergadering. 
  • Verslagen
    De algemeen directeur, financieel directeur en de commissievoorzitters brengen verslag uit. 
  • Gespreksonderwerpen
    De directie bespreekt de onderwerpen en indien nodig wordt er gestemd. Daarnaast worden actiepunten vastgesteld voor individuen of commissies. 
  • Aankondigingen
    Als er bijzondere aankondigingen zijn, kan de voorzitter die hier doen. 
  • Wat verder ter tafel komt
    Als de aanwezigen nog andere zaken willen melden, dan kan dat hier. 
  • Sluiting
    De voorzitter sluit de vergadering. De datum en tijd van de volgende vergadering worden vastgesteld. 

Hoe stel je een vergaderagenda op?

Structuur

Je moet de agendapunten op de juiste volgorde zetten. De voorzitter kan de onderwerpen dan van boven naar beneden langsgaan. Je kunt bij elk agendapunt aangeven hoeveel tijd ervoor is gereserveerd. Daarnaast kun je achter elk agendapunt de initialen zetten van degenen die iets moeten presenteren over dat agendapunt. 

Tips voor het opstellen van een vergaderagenda

Bepaal het doel van de vergadering en houd daaraan vast

Naast het nemen van beslissingen, kunnen er ook andere doelen zijn. Denk aan het aanstellen van nieuwe leden, strategische planning of het evalueren van de resultaten. Wat het doel ook is, houd het in gedachten wanneer je de agendapunten bepaalt. Hoe kun je het doel binnen de gestelde tijd behalen? 

Geef voldoende informatie

Het is belangrijk dat de agenda niet te langdradig is. Tegelijkertijd zijn details wel belangrijk. Een agendapunt als ‘energiebeleid’ is niet specifiek genoeg. De bestuursleden weten dan niet genoeg om zich voor te kunnen bereiden op te vergadering. Schrijf in plaats daarvan iets als ‘opties om de doelen voor duurzame energie te behalen’. Dit is beknopt, maar vertelt wel waar de bestuursleden zich in moeten verdiepen. 

Bepaal vooraf wie welk onderwerp inleidt

Vaak moeten gespreksonderwerpen voorbereid en ingeleid worden. Bijvoorbeeld bij het vaststellen van budgetten en statusupdates van afdelingen. Of resultaten van marktonderzoeken. Je moet degene die het gesprek over dat onderwerp (in)leidt dan van tevoren informeren. Dan kunnen ze ervoor zorgen dat ze de benodigde gegevens paraat hebben. Die kunnen ze vervolgens aan het bestuur presenteren. Dit bespaart tijd, omdat ze niet meer door hun papieren of computerbestanden hoeven te bladeren. 

Geef aan hoeveel tijd elk agendapunt mag kosten

De tijd die je voor een vergadering in kunt ruimen is beperkt. Mensen hebben volle agenda’s. Het is dus belangrijk dat in elk geval de belangrijkste onderwerpen worden besproken. Door aan te geven hoe lang elk agendapunt mag duren, houd je dit onder controle. Alles wat nodig is, wordt dan besproken. Bovendien is men gedwongen zich te concentreren op wat belangrijk is. Zo voorkom je dat men afdwaalt.

Gebruik digitale middelen

Met vergadersoftware zoals iBabs stel je een digitale agenda op. Die kun je eenvoudig en snel laten goedkeuren. De agenda wordt rechtstreeks naar de apparaten van de deelnemers gestuurd. Daarop kunnen ze aangeven welke agendapunten moeten worden toegevoegd of verwijderd. De agenda wordt automatisch bij iedereen gesynchroniseerd. Iedereen werkt dus altijd met de meest actuele versie. Met vergadersoftware bespaar je ook geld. Je hoeft immers geen vergaderagenda’s meer uit te printen en te verspreiden. iBabs heeft een functionaliteit waarmee je vooraf of achteraf taken kunt toewijzen. Bovendien bevat het handige sjablonen die je makkelijk kunt aanpassen. 

Sjabloon voor een vergaderagenda

Misschien gebruik je liever een tekstverwerkingsprogramma als Word. Dan vind je hier een sjabloon voor een vergaderagenda. Dit kun je gebruiken als basis voor je eigen agenda: 

Om je een beeld te geven van hoe zo’n agenda eruitziet, volgt hier een voorbeeld:

Het verspreiden van de agenda

Het vooraf verspreiden van de agenda heeft een aantal voordelen. Het geeft alle aanwezigen de gelegenheid om zich in alle gespreksonderwerpen te verdiepen. Zo komen ze goed beslagen ten ijs. Dit leidt tot een diepgaandere discussie. En dat is natuurlijk alleen maar goed voor je organisatie! 

Bovendien hoeven ze dan tijdens de vergadering niet zo veel vragen meer te stellen. Ze hebben zich immers al goed ingelezen. Hopelijk kun je al hun vragen al beantwoorden in de agenda en de bijlagen. Zo kan er efficiënter en sneller worden vergaderd. En dat betekent dat er meer tijd overblijft voor het bespreken van de belangrijkste zaken. 

En last but not least: als je de vergaderagenda vroeg verspreidt, kunnen de deelnemers vooraf nog aanpassingen voorstellen. Misschien ontdekken ze nog een fout. Of hebben ze een beter voorstel voor een gespreksonderwerp. Zo’n samenwerking stroomlijnt het proces van het opstellen van de agenda. Dit draagt eraan bij dat de vergadering vlot verloopt. 

De managementassistent kan het vergaderdossier per post, e-mail of fax versturen. Maar je kunt ook vergadersoftware zoals iBabs gebruiken. Het voordeel van vergadersoftware is dat iedereen altijd de meest recente versie van de documenten gebruikt. Bovendien kunnen ze op elk willekeurig moment worden opgehaald. Dit is niet het geval als je de documenten op een andere manier verspreidt. Dan moet je iedereen afzonderlijk alle geüpdatete documenten toesturen. En dan moet je maar hopen dat iedereen het nieuwste exemplaar gebruikt. Met vergadersoftware pas je gewoon het bestand aan. Dit wordt automatisch voor iedereen geüpdatet. Bovendien is je agenda veilig in de cloud. Die kan alleen door geautoriseerde personen worden geopend 

Veelgestelde vragen

Wat is de volgorde van de agendapunten? 

De volgorde hangt af van wat de belangrijkste onderwerpen zijn. Na de standaard agendapunten (de opening, het goedkeuren van de notulen en de commissieverslagen) bespreekt de directie allerlei onderwerpen. Om er zeker van te zijn dat de belangrijkste zaken besproken worden, zet je die als eerste op de agenda. 

Moet je de notulen opnemen in de agenda?

Je moet het goedkeuren van de vorige notulen opnemen in de agenda voor de volgende vergadering. De agenda kan je ook helpen bij het notuleren. Het werkt dan als een geheugensteuntje voor hoe de vergadering verliep. 

Moet de agenda worden goedgekeurd?

De deelnemers moeten de agenda goedkeuren. Dat gaat makkelijker als je de agenda van tevoren verspreidt. Alle directieleden kunnen dan vooraf agendapunten indienen of annuleren. Dit bespaart kostbare tijd wanneer iedereen bij elkaar zit. 

Conclusie

De vergaderagenda loodst de voorzitter door de vergadering heen. Ze helpt om iedereen op het juiste spoor te houden. Een goede agenda stel je in overleg op. Ze geeft de belangrijkste onderwerpen weer. Bovendien worden alle deelnemers geïnformeerd over de aard van de gespreksonderwerpen. Zonder een goede agenda, kunnen vergaderingen verzanden. Dat is zonde van de kostbare tijd nu je al die drukke directieleden bij elkaar hebt. Kortom: als je efficiënt wilt vergaderen, moet je genoeg tijd besteden aan het opstellen van de agenda. 

Meer lezen?