Gemiddeld werkt een niet-uitvoerend bestuurslid tussen de tien en veertig dagen per jaar. Dit verschilt per organisatie. Die tijd wil je natuurlijk zo goed mogelijk benutten. Daarom is het belangrijk hen zo veel mogelijk te betrekken en te stimuleren om tijd aan jouw bedrijf te besteden.
In dit artikel laten we je zien hoe je bestuurders gemotiveerd houdt, zodat je het beste uit hen haalt. Door een goede band op te bouwen tussen organisatie en bestuur, help je je organisatie vooruit.
Waarom is betrokkenheid van het bestuur belangrijk?
Een bestuurslid dat zich betrokken voelt en echt om een organisatie geeft, zal meer moeite doen in de tijd die hij/zij voor het bedrijf werkt. En geneigd zijn om meer tijd aan dat bedrijf te besteden. Daarmee profiteert de organisatie meer van de vaardigheden van het bestuurslid , dan wanneer hij/zij zich niet gewaardeerd en betrokken voelt.
Een aantal voorbeelden van voordelen die betrokkenheid van bestuursleden voor een bedrijf opleveren, zijn onder andere:
| Voordeel | Uitleg |
| Ze zijn beter voorbereid | Betrokken bestuursleden zullen zich beter voorbereiden op vergaderingen door vooraf de vergaderdossiers te lezen en te analyseren. Resultaat? Goed onderbouwde discussies en effectieve besluitvorming. |
| Ze dragen verschillende perspectieven bij | In de meeste besturen zijn er wel een aantal grote persoonlijkheden die de conversatie tijdens vergaderingen monopoliseren. Niet-betrokken bestuursleden zijn dan al snel geneigd achterover te leunen. Als ze zich wel betrokken voelen, zullen ze actief willen bijdragen, en dat leidt tot meer verschillende standpunten, wat helpt bij een kritische kijk op vraagstukken. |
| Ze nemen meer verantwoordelijkheid | Betrokken bestuurders vinden hun individuele prestaties en die van het bestuur als geheel, belangrijk. Ze zullen er meer voor openstaan om regelmatig te evalueren hoe effectief het bestuur is. Ze zijn zich bewust dat hun prestaties bepalend zijn voor de algehele prestaties van het bestuur. |
| Ze zijn betere ambassadeurs voor het bedrijf | Bestuurders die zich betrokken voelen bij het werk van het bedrijf, zullen eerder positief spreken over de diensten en producten van het bedrijf en met meer mensen. Denk aan andere bedrijven, de media, potentiële klanten en andere partijen die wellicht van betekenis zijn voor de organisatie. |
De beste 9 manieren om bestuursleden te betrekken
Als je wilt profiteren van deze voordelen, neem dan de volgende 9 stappen om bestuursleden te betrekken.
1. Onderhoud de relatie
Het bestuur bestaat uit mensen met ieder hun eigen ervaringen, achtergronden en vaardigheden. Dat is goed voor de diversiteit in de raad van bestuur, maar het betekent ook dat het lastig kan zijn om in de beperkte tijd die er is, tot overeenstemming te komen.
Plan daarom ook activiteiten waarbij team samen tijd doorbrengt buiten de directiekamer. Een retraite of een teamuitje naar een andere locatie buiten de werkplek, biedt bestuurders de mogelijkheid elkaar beter te leren kennen als mens en een onderlinge band op te bouwen. Dit maakt de samenwerking in de toekomst effectiever. Plan daarom regelmatig activiteiten waarbij ze even geen besluiten hoeven nemen of strategie bepalen, maar waarin ze gewoon kunnen ontspannen en samen tijd doorbrengen.
Hiermee laat je zien dat de organisatie hen waardeert en bereid is tijd te investeren in de relatie en hun welzijn.
2. Verbeter de communicatie
Zorg voor regelmatig contact met de bestuursleden. Als een bestuurder een vraag of een probleem heeft, moet hij weten dat er iemand is die, binnen een redelijke termijn, antwoord geeft. Is zo’n lijntje er niet, dan voelen ze zich al snel een buitenstaander zonder aansluiting.
Dit geldt natuurlijk twee kanten op. De organisatie, in de persoon van de voorzitter of de bestuurssecretaris, moet ook regelmatig contact hebben met de bestuursleden. Stuur bijvoorbeeld af en toe een e-mail met informatie over de sector, behaalde successen, mogelijke uitdagingen, eigenlijk alles wat kan leiden tot een interessant gesprek.
Regelmatige communicatie maakt dat bestuurders zich onderdeel van het team voelen, in plaats van een buitenstaander die af en toe langskomt.
3. Leg verantwoording af
Om de relatie gelijk goed te starten, is het een goed idee om direct aan het begin van de ambtstermijn van een bestuurder de basisregels en de verwachtingen te schetsen.
Als een nieuwe directeur duidelijk zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt, en weet hoeveel tijd jullie van hem/haar verwachten, dan weet hij/zij welke betrokkenheid van hem/haar wordt verwacht. Als je dit niet concreet maakt, dan kan de aandacht voor en betrokkenheid met het bestuurswerk verslappen. Met een gestructureerde aanpak van hun taken kunnen bestuursleden zich effectiever inzetten.
4. Vier de successen
Met waardering en het vieren van succes maak je vrienden. Als je de moeite die iemand in het werk steekt, niet erkent, dan haakt hij/zij gegarandeerd af. Vier daarom alle successen en complimenteer degenen die hieraan bijdragen.
Het werk van het bestuur is essentieel voor een succesvolle bedrijfsstrategie. Juist daarom is het belangrijk dat je alle successen bijhoudt en deze deelt met het bestuur. Vermeld daar ook bij wie dit mogelijk hebben gemaakt. Net zoals het bestuur fouten moet analyseren en lering daaruit moet trekken, moet het ook tijd vrijmaken om overwinningen te vieren.
Hoe meer jullie bestuurders zich gewaardeerd voelen voor hun bijdragen, hoe gemotiveerder ze zullen zijn om hard te werken en nog meer te bereiken.
5. Zoek en ontwikkel nieuw talent
Een bestuur is geen statisch geheel. Ervaren bestuurders gaan met pensioen of vertrekken om plaats te maken voor nieuwe bestuursleden.
Voor jonge bestuurders is het niet makkelijk om de rol over te nemen van iemand met ervaring. Zij kunnen zich geïntimideerd voelen en het bestuur als een ‘old boys network’ ervaren. Dat kan ertoe bijdragen dat ze zich niet verbonden voelen met de organisatie.
Een gedegen opvolgingsproces helpt je om de beste talenten met de juiste vaardigheden te vinden. Je kunt nieuwe bestuurders optimaal voorbereiden op hun rol door een van de huidige bestuursleden aan te wijzen als mentor of buddy.
6. Stimuleer liefdadigheid en vrijwilligerswerk
Een andere manier om de communicatie en relatie tussen bestuursleden te verbeteren, is door een vrijwilligersdag te organiseren.
Zo sla je twee vliegen, in één klap: je bent als organisatie bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), terwijl je bestuurders ondertussen een band opbouwen. Door aan een gemeenschappelijk doel te werken, ervaren ze meer betrokkenheid en leren ze elkaar beter kennen.
7. Maak gebruik van een vaste vergaderstructuur
In een onderzoek over vergaderen, antwoordde minder dan de helft van de 700 respondenten, met verschillende banen in verschillende sectoren, dat ze tevreden zijn over hoe er wordt vergaderd.
Ongeveer 20% van de respondenten zag vooraf geen agenda en slechts de helft ontving alle documenten die nodig zijn voor de vergadering.
Hoewel niet alle ondervraagden bestuurslid zijn, tonen de cijfers wel het belang aan van een vergaderstructuur en de mogelijkheid om je voor te bereiden. In een ongeorganiseerde vergadering zonder regie haken bestuursleden al snel af. Ook omdat ze de focus verliezen.
Probeer ook niet te veel toe te voegen aan de agenda, want dan blijft er te weinig tijd over voor de bestuursleden om zich vooraf goed in te lezen en om de kwestie tijdens de vergadering zelf te bespreken. Denk na waar de prioriteiten liggen voor de organisatie en zet de vergadering zo op dat iedereen de kans krijgt om over deze zaken zijn zegje te doen. De voorzitter heeft een belangrijke rol hierin. Hij/zij moet iedereen aan het woord laten binnen de tijd die er staat voor de vergadering.
8. Help bestuurders om zich goed voor te bereiden
Bestuurders die zich goed hebben voorbereid, zijn meer betrokken bij vergaderingen omdat ze de details kennen, de vraagstukken beter begrijpen en weten welke vragen ze moeten stellen om tot de beste beslissingen te komen.
Het ligt vaak niet eens aan de bestuurders dat ze onvoorbereid zijn. Inefficiënte processen voor het bezorgen en up-to-date houden van vergaderdossiers kunnen het lastig maken om overzicht te houden. Met goede digitale tools kun je dit verhelpen.
In een bestuursportaal zoals iBabs, upload je eenvoudig alle documenten naar de cloud en pas je ze aan wanneer nodig. Bestuurders kunnen de documenten daar openen, aanpassen en hierin samenwerken, zowel op kantoor als onderweg. Zo zijn ze altijd goed voorbereid voor de volgende vergadering. Elk bestuurslid heeft toegang vanaf zijn eigen apparaat en beschikt zo altijd over de meest actuele versie van de bestuursdocumenten.
9. Maak samenwerken buiten vergaderingen eenvoudiger
Door ook buiten vergaderingen samen te werken, betrek je bestuursleden meer. Het helpt de onderlinge banden te versterken, vergaderingen grondig voor te bereiden en voorkomt dat oude kwesties tijd in beslag nemen tijdens toekomstige vergaderingen.
Als je ook buiten vergaderingen kunt samenwerken, dan kun je al van tevoren agenda's en notulen goedkeuren. Bovendien kunnen bestuurders ideeën met elkaar delen die ze tijdens de vergadering verder kunnen uitwerken tot een strategie. Hiermee blijft het werk van de raad van bestuur niet alleen beperkt tot de bestuurskamer en creëer je meer betrokkenheid.
Met iBabs kun je eenvoudig samenwerken in een gezamenlijke bestuursportaal in de cloud.
Conclusie
Betrokken bestuurders zullen effectiever werk leveren voor de organisatie. Er zijn verschillende manieren om bestuursleden te betrekken. Waar het vooral om gaat is, is laten zien dat ze worden gewaardeerd en om alle hindernissen die betrokkenheid mogelijk beperken, weg te nemen. Houd contact met hen, evalueer jaarlijks hoe het gaat en vier ook vooral de successen. Maak het hen zo makkelijk mogelijk om alle informatie te verkrijgen die ze nodig hebben. Ook tussen vergaderingen door is het goed om aan de onderlinge band te werken tussen bestuursleden.
Het iBabs bestuursportaal maakt het makkelijk om samen te werken, ook op afstand. Bestuursleden hebben beveiligd toegang tot alle vergaderdossiers en de agenda, vanaf elk apparaat. Het portaal heeft bovendien een dashboard waarin je de betrokkenheid van de bestuursleden kunt volgen. Vraag vandaag nog een demo aan voor iBabs om te zien of het werkt voor jullie organisatie.
