Gemeente Gulpen-Wittem

Gemeente Gulpen-Wittem stapte over van Royal Cast op iBabs Stream, en ontdekte hoeveel rust het geeft als alles op één plek staat.

Bij gemeente Gulpen-Wittem staan vergaderbeheer, raadsinformatie en livestream tegenwoordig op één platform. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in veel Nederlandse gemeenten draait de webcastleverancier nog los van de vergaderapplicatie.

Toen iBabs een eigen streamingmodule lanceerde, was griffier Robin Reichrath er als een van de eersten bij. Een paar maanden later geeft hij iBabs Stream een 9 voor gebruiksgemak. Hij is voor het hele griffievak een uitgesproken voorvechter van één omgeving voor de complete besluitvormingsketen.

Hoe het was: twee platformen, twee werelden

Gulpen-Wittem stuurt al jaren live uitzendingen de wereld in van haar commissie- en raadsvergaderingen.
Inwoners van de Limburgse gemeente kunnen elke openbare zitting volgen, terugkijken en doorzoeken via de raadsinformatiesysteem. Onder Royal Cast (Company Webcast) verliep dat goed. Robin is uitgesproken positief over de jarenlange samenwerking met dat team:

"Wij waren tevreden over onze samenwerking met het team van Company Webcast. Dat verliep allemaal prima. Korte lijntjes, en als er een keer iets opgelost moest worden, was er ook snel actie."

De pijn zat dus niet in de samenwerking, maar in de architectuur. De vergadering werd in iBabs aangemaakt, de uitzending in een ander platform. Twee plekken, twee handelingen, twee databases.

"Wij deden eigenlijk op twee verschillende plekken het werk. Later was het wel mogelijk om vanuit iBabs een uitzending aan te maken op Royal Cast, maar om die dan goed op onze raadsinformatiesysteem te krijgen, daar waren meerdere handelingen voor nodig."

Vooral bij wijzigingen na publicatie liep het soms uit de pas. Een agendapunt dat kort voor de vergadering werd toegevoegd, een stuk dat vlak ervoor werd gewijzigd: het moest via een aparte koppeling alsnog naar Royal Cast, die koppeling liep niet altijd synchroon met de vergadering in iBabs.

De overstap: één werksessie, een paar testvergaderingen

Bij de overstap zelf werkte iBabs vanuit één principe: ontzorgen. Het iBabs-team kwam op locatie, paste de encoder aan, zorgde voor een werkende verbinding met de bestaande AV-installatie van de raadszaal en trainde de griffie. Het resultaat: vanaf de eerste live-uitzending kon Gulpen-Wittem zelfstandig aan de slag. Eén werksessie, een paar testvergaderingen om de nieuwe omgeving te doorlopen, en de raadszaal stond live op het scherm. Geen langdurig traject. Geen overgangsperiode waarin twee systemen naast elkaar moesten blijven draaien.

"Het ging eigenlijk vrij vanzelf. Ons werd uitgelegd hoe we vanuit iBabs een stream konden opbouwen, en dat is makkelijker en eenvoudiger dan de manier waarop we dat deden via Company Webcast. Mijn collega's die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken en publiceren van vergaderingen, geven aan dat het voor hen alleen maar makkelijker geworden is."

Vanuit iBabs werd er met evenveel waardering teruggekeken op die periode.

"Gulpen-Wittem is een van de eerste gemeenten die hun raadsvergaderingen uitzenden met iBabs Stream. Hun proactieve houding en open samenwerking zorgden voor een soepele en succesvolle start." – Martijn Jes, iBabs

Politiek dichter bij de inwoners

Met de knipfunctie van iBabs Stream kunnen raadsleden en fracties korte fragmenten uit een uitzending knippen en delen, bijvoorbeeld via social media. Voor Robin is dat een directe manier om de besluitvorming onder de aandacht te brengen van inwoners die niet zelf de hele vergadering volgen. Een debat van anderhalf uur is voor de meeste mensen te lang om aan te zetten.

Een fragment van twee minuten waarin een raadslid een concreet onderwerp aansnijdt, is dat niet.

"Het is super makkelijk om een fragmentje uit een webcast te halen. Als raadsleden en fracties dat gaan doen, kunnen ze de politiek dichter bij de inwoners brengen, doordat via social media heel makkelijk fragmenten uit vergaderingen gedeeld kunnen worden."