De complete vergadergids voor bestuurders - iBabs

De complete vergadergids voor bestuurders

Vergaderingen zijn van levensbelang voor het succes van bedrijf. Hier wordt de toekomststrategie van het bedrijf bepaald. Hier wordt besloten hoe de markt wordt benaderd. Hier wordt een reactie geformuleerd op mogelijke bedreigingen. 

Helaas zijn vergaderingen niet altijd zo productief als ze zouden kunnen (en moeten) zijn. In 2019 deden de strategie-experts van Ernst & Young hier onderzoek naar. Zij ontdekten dat maar liefst een derde van de directeuren hier ruimte voor verbetering zag. Het vergroten van “de betrokkenheid bij het bepalen van de strategie en het monitoren van de uitwerking hiervan” zagen zij als hun grootste uitdaging. De momenten waarop de hele directie bijeen is, zijn schaars. Daarom moet je die zo optimaal mogelijk gebruiken. 

Maar hoe vergroot je die betrokkenheid? Een cruciale factor daarvoor is het organiseren van efficiënte vergaderingen. Een vergadering waarbij de expertise van de directie optimaal wordt benut. Daarbij is het goed om te onthouden dat de productiefste mensen in blokken van 52 minuten werken. Het simpelweg verlengen van de vergadering leidt dus niet automatisch tot betere resultaten. 

Er zijn twee zaken die in belangrijke mate bepalen hoe succesvol een directievergadering is. 1) de voorbereiding vooraf, en 2) de doelmatigheid van de agenda. Gelukkig valt er voor een managementassistent eenvoudig veel winst te behalen. Je kunt ervoor zorgen dat er in de beschikbare tijd meer wordt bereikt. Daarom hebben we deze uitgebreide gids samengesteld. Hier lees je hoe je een optimale directie- of bestuursvergadering organiseert. Lees het maar eens rustig door. Dan ontdek je hoe je dergelijke bijeenkomsten soepel laat verlopen.

Veelvoorkomende fouten bij vergaderingen

Het is niet eenvoudig om ervoor te zorgen dat elke vergadering volgens plan verloopt. Vaak worden er een of meer veelvoorkomende fouten gemaakt. Hier volgen een aantal voorbeelden. Zo leer je deze valkuilen te vermijden wanneer je een vergadering organiseert. 

  • De vergadering duurt te lang – Zoals gezegd hebben mensen een beperkte concentratieboog. Zelfs de meest alerte en betrokken mensen kunnen zich moeilijk langer dan 52 minuten aan één stuk concentreren. Je kunt dan natuurlijk pauzeren. Dit helpt de aanwezigen om zich opnieuw te kunnen focussen. Meestal zitten hun agenda’s echter bomvol. Dan heb je gewoonweg geen tijd om 17 minuten te ontspannen. En dat is echt nodig om er weer 52 minuten tegenaan te kunnen.
  • De agenda is niet concreet genoeg – Dit sluit aan bij het vorige punt. Je moet de agenda goed afbakenen. Anders worden niet alle punten behandeld voordat mensen afdwalen. Of zelfs moeten vertrekken voor de volgende afspraak. Dit is heel nadelig voor de productiviteit van de vergadering. En daardoor ook voor de algemene strategie van het bedrijf. Bij een effectieve vergadering blijft het tempo erin en blijft men doelgericht. 
  • Onvoldoende voorbereiding – Het is belangrijk dat de deelnemers de vergaderstukken ruim op tijd ontvangen. Dit betreft zowel de agenda, de notulen als de achtergrondinformatie. Anders is de kans groot dat de vergadering alleen wordt gebruikt om elkaar bij te praten. Men komt dan niet toe aan het bespreken van problemen en oplossingen. Het is zonde van de tijd en het bedrijf wordt er niet beter van. 

Een voorbeeld van Mark Suster, beherend vennoot bij Upfront Ventures. Hij schat in dat meer dan 90% van de financiële stukken slechts twee dagen voor de vergadering wordt verstuurd. En 65% zelfs maar één dag van tevoren. Stel dat deze stukken een of twee dagen eerder verstuurd zouden worden. De deelnemers hebben dan meer tijd om de rapportages te lezen en te laten bezinken. Dit bespaart kostbare vergadertijd. De voorzitter hoeft dan immers niet meer te herhalen wat er in de stukken staat. 

  • Geen vervolgstappen geformuleerd – Na afloop van de vergadering moet iedereen weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Leg de details van deze actiepunten vast in een actielijst. Anders loop je het risico dat de doelstellingen niet worden gehaald.
  • Geen goede notulen – Volgens de Companies Act 2006 is het verplicht om directievergaderingen te notuleren. Deze notulen moeten tien jaar worden bewaard. Zo kun je aantonen dat de vergadering heeft plaatsgevonden. De besproken onderwerpen worden vastgelegd, evenals de ingebrachte bezwaren en de genomen besluiten. Dit bewijst dat de directie haar taken zorgvuldig heeft uitgevoerd.  
  • De notulen zijn te gedetailleerd of juist te vaag – Notulen zijn een rechtsgeldig document. Ze dienen echter ook om directieleden ter verantwoording te roepen. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt om het resultaat van de gevolgde bedrijfsstrategie te meten. Notulen kunnen echter te vaag zijn. Dan kun je niet meer teruglezen waarom een bepaald besluit werd genomen. Te specifiek en gedetailleerd is echter ook niet goed. Dan kun je de belangrijkste informatie niet snel meer terugvinden.
  • Niet vaak genoeg vergaderen – Er is niet wettelijk vastgesteld hoe vaak een directie of bestuur moet vergaderen. Het is echter belangrijk om deze gremia regelmatig bijeen te roepen. Anders kan de communicatie spaak lopen en de betrokkenheid verminderen. Acties worden dan vergeten en de directie verliest haar focus. Sommige experts adviseren maandelijks te vergaderingen om de financiële resultaten te monitoren. Anderen geven de voorkeur aan twee keer per maand of één keer per kwartaal. N.V.’s moeten binnen zes maanden na het einde van het jaar een algemene jaarvergadering houden. 

Rollen en verantwoordelijkheden bij bestuursvergaderingen

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste rollen bij een bestuursvergadering. Daarnaast wordt vermeld welke verantwoordelijkheden daarbij horen.

RolVerantwoordelijkheden
VoorzitterDe voorzitter geeft leiding aan het bestuur. Hij is verantwoordelijk voor het samenstellen van het ideale team. (Uiteraard steeds met het bedrijfsbelang voor ogen.) Een voorzitter moet overwicht hebben. Hij moet de vergaderingen immers leiden en de agenda bewaken. Tegelijkertijd zorgt hij ervoor dat iedereen bij de bespreking van belangrijke onderwerpen aan het woord komt. Een eerlijke en integere voorzitter is cruciaal voor een efficiënte en effectieve vergadering. Een voorzitter delegeert verantwoordelijkheden. Daarnaast vat hij de conclusies samen. Ook informeert hij de deelnemers over de vervolgstappen en de datum van de volgende vergadering. 
ManagementassistentDe managementassistent stelt samen met de voorzitter de agenda op. Vervolgens verspreidt hij de agenda, het vergaderdossier en andere relevante informatie onder de deelnemers. Dit moet ruim voor de vergadering gebeuren. Tijdens de vergadering notuleert de managementassistent. Hij legt de besluiten en actiepunten vast. Na de vergadering verspreidt hij de notulen. Indien nodig verstuurt hij ook de overige relevante documenten. Daarnaast onderhoudt hij het contact met de bestuursleden. Zo zorgt hij ervoor dat er geen losse eindjes overblijven. Het kan voorkomen dat er desondanks een onderwerp niet is afgehandeld. Dan kan hij overwegen dit punt op de agenda van de volgende vergadering te plaatsen. Bovendien informeert de managementassistent de raad van bestuur over voor hen relevante zaken.  
CEO/algemeen directeurDe CEO of algemeen directeur beantwoordt vragen van de bestuursleden en reageert op hun kritiek. Deze feedback kan hij vervolgens gebruiken om de resultaten van het bedrijf te verbeteren. Een goede relatie met de voorzitter is belangrijk. Alleen dan zal het gesprek openhartig en productief zijn. 
Niet-uitvoerende bestuursledenEen niet-uitvoerend bestuurslid brengt algemene zakelijke ervaring met zich mee. Hij is niet in dienst bij het bedrijf. Dit betekent dat hij met een frisse blik naar de zaken kijkt. Dit is enorm belangrijk om de vraagstukken van het bedrijf van een afstandje te kunnen bekijken. Ze zijn in feite buitenstaanders. Daarom kunnen ze als klankbord fungeren voor de andere bestuursleden. 
BestuursledenDe bestuursleden moeten op de hoogte blijven van de actuele vraagstukken. Ze moeten zich goed voorbereiden op de vergadering. Hiervoor bestuderen ze het vergaderdossier en andere relevante informatie. Ze kunnen agendapunten aandragen. Daarnaast kunnen ze tijdens de vergadering opmerkingen maken en vragen stellen. 

Het plannen van een bestuursvergadering: een checklist

Deze stappen moet je zetten als je een bestuursvergadering organiseert:

  1. Begin op tijd met plannen. Zodra de vorige vergadering is afgelopen kun je beginnen met het plannen van de volgende. Neem contact op met de deelnemers. Vraag hen welke onderwerpen nog niet afdoende zijn behandeld. Beoordeel of je die nog op de volgende agenda moet zetten. 
  2. Geef de datum door. Zodra je de datum hebt vastgesteld geef je die door aan de deelnemers. Verstuur ook een uitnodiging waarop ze kunnen reageren 
  3. Stel in overleg de agenda op.  Ga in gesprek met de voorzitter en de CEO. Vraag hen welke onderwerpen zij op de agenda willen zetten. Bespreek daarnaast welke documenten meegestuurd moeten worden. De deelnemers moeten zich immers goed kunnen voorbereiden. Door nauw samen te werken voorkom je dat belangrijke onderwerpen worden vergeten.  
  4. Zorg dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Reserveer een geschikte vergaderruimte. Controleer of alle benodigdheden voorhanden zijn. Denk aan zaken als een projector, flip-over en audiovisuele apparatuur. Als je online vergadert, zorg dan dat de benodigde apparatuur aanwezig is. Vergeet ook niet om die vooraf te testen.
  5. Bewaak de reacties van alle genodigden. Misschien heb je nog niet van iedereen gehoord of ze aanwezig zullen zijn. Neem dan contact op om het na te vragen.
  6. Regel vervoer, verblijf en catering  Je weet nu wie er aanwezig zijn. Dan kun je ook het vervoer naar de locatie gaan regelen. Boek de benodigde hotelovernachtingen. Zorg er bovendien voor dat er eten en drinken geregeld wordt voor de deelnemers. Vraag altijd na of ze dieetwensen of allergieën hebben. 
  7. Verspreid de conceptagenda onder de deelnemers Verstuur de agenda bijtijds. De deelnemers kunnen dan nog feedback geven. Misschien willen ze nog agendapunten toevoegen? Je kunt de agenda nu nog eenvoudig aanpassen. Overweeg vergadersoftware zoals iBabs te gebruiken. De deelnemers kunnen dan real-time samenwerken aan documenten. Zo kunnen ze allemaal meewerken aan het vaststellen van de agenda.  
  8. Maak de agenda definitief en vraag rapportages op. Het staat nu vast wat er tijdens de vergadering besproken gaat worden. Vraag de benodigde rapportages op bij commissies en directieleden. 
  9. Verspreid het vergaderdossier. De bestuursleden moeten het vergaderdossier voorafgaand aan de vergadering ontvangen. Dan kunnen ze de rapporten en resultaten laten bezinken. Bovendien moeten ze de notulen van de vorige vergadering kritisch doornemen. Zo kunnen ze zich optimaal voorbereiden. Zorg ervoor dat je deze stukken ruim op tijd verstuurd. Anders kunnen ze alle stukken niet grondig meer bestuderen.  
  10. De laatste voorbereidingen. Vraag de laatste ontbrekende rapportages op. Maak een sjabloon voor de notulen. Dit baseer je op de agenda. Laat voldoende ruimte over voor aantekeningen. Controleer de beschikbaarheid van de vergaderruimte. Check of de catering in orde is. Zorg ervoor dat alle apparatuur en schrijfmaterialen aanwezig zijn. 
  11. Maak aantekeningen. Maak tijdens de vergadering correcte en zinvolle aantekeningen. Dit is heel belangrijk. In de notulen moet worden vastgelegd wat er is besloten en waarom. 
  12. Corrigeer de notulen van de vorige vergadering. Wellicht hebben de deelnemers nog op- of aanmerkingen. Dan moet je de notulen van de vorige vergadering nog corrigeren. Is dat het geval? Vergeet de voorzitter dan niet bij de aanpassingen te laten paraferen. 
  13. Werk de nieuwe notulen uit. Dit is een van de belangrijkste notuleertips. Begin zo snel mogelijk met het uitwerken van de notulen. Nu zit alles nog vers in je geheugen. Verspreid deze conceptversie onder de deelnemers. Verspreid ook de actielijst. Hierin vermeld je de afgesproken acties en de bijbehorende deadlines. 
  14. Evaluatie met de bestuursleden. Neem na afloop van de vergadering contact op met de deelnemers. Vraag na of er nog zaken niet afdoende zijn behandeld. Misschien hebben ze nog tips voor de organisatie van de volgende vergadering? Je kunt hen ook meteen vragen hun reiskosten te declareren. Zo hoeven ze niet te lang op hun geld wachten. 
  15. Evaluatie met de voorzitter en de CEO. Ga na of de directieleden het een geslaagde vergadering vonden. Daar heb je bij het organiseren van toekomstige vergaderingen profijt van. Informeer hen ook over de feedback die je van de bestuursleden hebt ontvangen. Maak melding van eventuele problemen waar zij tegenaan gelopen zijn. 

Zo stel je een agenda op

Na verloop van tijd gaan vergaderingen een bepaald patroon volgen. Dit gebeurt meestal als je de optimale structuur hebt ontdekt. Met een goed doordachte agenda, verloopt een vergadering zo soepel mogelijk. Je ervaart een aangename flow. De voorzitter kan snel door naar het volgende agendapunt. Zo kun je in de beschikbare tijd zo veel mogelijk punten behandelen. De agenda bestaat uit de onderstaande items:

  1. Bedrijfsinformatie. De kop van de agenda bevat de bedrijfsnaam en de contactgegevens. Daarnaast worden de tijd, datum en plaats van de vergadering vermeld. 
  2. Opening. De voorzitter opent de vergadering. Hij heet iedereen welkom. Indien nodig stelt hij nieuwe aanwezigen voor.
  3. Vaststellen van de agenda. De deelnemers kunnen nog aanpassingen voorstellen. Doen ze dat niet, dan wordt de agenda definitief vastgesteld. 
  4. Goedkeuren van de notulen. De notulen van de vorige vergadering moeten worden goedgekeurd. De voorzitter vraagt of er nog aanpassingen nodig zijn. Is dat het geval, dan moet dat nu worden gemeld.
  5. Rapportages. Deze worden ingeleid door de verantwoordelijke deelnemers. Daarna worden ze besproken door de CEO, de financieel directeur en de voorzitters van de diverse commissies.
  6. Bestaande thema’s. Bespreking van lopende onderwerpen.
  7. Nieuwe thema’s. Bespreking van nieuwe onderwerpen. 
  8. Wat verder ter tafel komt. Inventarisatie van opmerkingen, vragen en voorstellen voor de agenda van de volgende vergadering. 
  9. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering. Hij meldt meteen de datum en tijd van de volgende vergadering. 

Meer informatie vind je in onze gids over het opstellen van vergaderagenda’s. Je kunt ook een van deze sjablonen downloaden. Hiermee stel je eenvoudig zelf een agenda op.

Wat hoort er in een vergaderdossier te zitten? 

Een vergaderdossier bevat alle informatie die de deelnemers vooraf nodig hebben. De volgende zaken mogen daarbij niet ontbreken: 

  • De vergaderagenda 
  • De notulen van de vorige vergadering
  • Het verslag van de algemeen directeur
  • Rapportages over de markt en de concurrentie
  • Financiële rapportages
  • Achtergrondinformatie voor het nemen van beslissingen 
  • Belangrijke correspondentie.
  • Overige documenten die besproken moeten worden. 

Het opstellen van een actielijst en een managementrapportage

De directie moet op de hoogte zijn van belangrijke informatie. Daarnaast moet de voortgang van actiepunten helder worden vastgelegd. Hiervoor dient een managementrapportage. De structuur hiervan moet eenvoudig zijn. Zo kan de directie in één oogopslag zien hoe de zaken ervoor staan. Ze hoeven zich dan niet door hele lappen tekst heen te worstelen. Gebruik niet te veel tekst. Als je iets in één zin kunt zeggen, schrijf dan geen hele paragraaf.  

De eerste stap is het bedenken van een goede titel. Die zorgt ervoor dat de gezochte informatie eenvoudig te vinden is. Bijvoorbeeld: “Maandrapportage Online Sales over december 2020”. Dan volgt de kern van het rapport. Maak gebruik van kopjes en opsommingen. Hiermee benadruk je de belangrijkste informatie. De directie kan die dan snel scannen en conclusies trekken. 

Bedenk vooraf wat je met het rapport wilt bereiken. Wil je alleen informatie delen? Of verwacht je reacties? Pas de inhoud hierop aan. 

Moeten er één of meerdere personen iets doen? Vermeld hun namen dan expliciet in de rapportage. Vermeld ook de bijbehorende deadlines. Dit helpt om de benodigde informatie op tijd te ontvangen. Of om mensen erop aan te spreken als je iets niet tijdig binnen hebt. 

Vergaderprotocol

Stel een vergaderprotocol op. Zo weet iedereen wat er wanneer van hem wordt verwacht. Iedereen begrijpt dan de structuur van de vergadering. Dit verkleint de kans dat de vergadering in complete chaos strandt. Voor de voorzitter is het ook fijn. Door consequent vast te houden aan het protocol, kan hij de boel beter onder controle houden. 

Wereldwijd gebruiken veel bedrijven Robert’s Rules of Order. Dit was oorspronkelijk een procedurele gids voor het Amerikaanse parlement. De daarin voorgestelde protocollen zijn echter vaak ook toepasbaar bij (bestuurs)vergaderingen. 

Dit is bijvoorbeeld het protocol voor de behandeling van een motie: 

  1. Lid gaat staan, spreekt de voorzitter aan, krijgt toestemming en dient de motie in.
  2. Iemand steunt de motie.
  3. De voorzitter herhaalt de motie.
  4. De aanwezigen discussiëren over de motie.
  5. De voorzitter vraagt de aanwezigen hun stem uit te brengen.
  6. De voorzitter meldt de uitslag van de stemming. 

Door aan dit protocol vast te houden, weet iedereen wanneer hij gelegenheid heeft om zijn mening te geven en te stemmen. Daardoor zal men niet voor zijn beurt praten. Degene die de motie indient kan dus eerst rustig uitpraten. 

Een vergaderprotocol zorgt voor een beleefde en plezierige atmosfeer. Er zullen immers minder woordenwisselingen zijn. Zo kunnen belangrijke onderwerpen constructief worden besproken. 

Misschien werkt in jouw organisatie een ander protocol beter. Bespreek dit dan met de directieleden, de voorzitter en de CEO. Bedenk samen een passende structuur voor de verschillende onderdelen van je vergadering. 

Voorbereiding van het notuleren

Voorafgaand aan de vergadering kun je de notulen al voorbereiden. Het is handig als je daar een template voor gebruikt. Dat moet overeenkomen met de onderwerpen op de agenda. Het scheelt tijd als je deze onderwerpen van tevoren noteert. Tijdens de vergadering kun je je dan concentreren op wat er wordt gezegd. 

Vink de aanwezigen af zodra ze binnenkomen. Zo heb je altijd een goed overzicht van wie er aan- en afwezig waren. 

Tijdens de vergadering maak je aantekeningen. Noteer besluiten, stemmingen, moties en acties. Zo leg je vast wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Houd je aantekeningen kort, maar wel duidelijk. Je hoeft niet letterlijk op te schrijven wat er wordt gezegd. Als iets je niet helemaal duidelijk is, vraag dan om uitleg. 

Streef ernaar de notulen na afloop van de vergadering zo snel mogelijk uit te werken. Nu zit alles nog vers in je geheugen. Dat maakt het makkelijker om je aantekeningen te begrijpen. Vermeld ook duidelijk wie er verantwoordelijk is voor de acties die tijdens de vergadering worden vastgesteld. 

Het vastleggen van een directiebesluit

Een directiebesluit is een officieel document. Je gebruikt het om beslissingen van de directie vast te leggen. Vooral wanneer een beslissing gevolgen heeft voor de structuur van een bedrijf. Deze documenten worden ook gebruikt om aan te tonen dat het bedrijf zich aan de regels heeft gehouden. Een directiebesluit is immers een rechtsgeldig document. Aandeelhouders en overheidsinstanties kunnen vragen om een directiebesluit in te mogen zien. Zo kunnen ze meer te weten komen over de genomen besluiten. De directiebesluiten verspreid je tegelijk met de notulen. 

Er kunnen verschillende soorten besluiten worden vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan: 

  • Een besluit om een ander bedrijf over te nemen.
  • De aankoop van onroerend goed.
  • Het aangaan van een lening bij een bank.
  • De aanstelling van een nieuwe directeur.

Deze vastlegging dient om aan te tonen dat het besluit democratisch tot stand is gekomen. 

Een directiebesluit kan redelijk eenvoudig en beknopt zijn. Bovenaan vermeld je de bedrijfsgegevens. Vervolgens het ingediende voorstel. Ten slotte leg je vast dat het werd gesteund en hoe er werd gestemd. Uiteraard vermeld je ook de datum van de vergadering. Klik hier voor een voorbeeld van een directiebesluit

Vergadersoftware

Veel bedrijven worstelen met de grote hoeveelheid administratief werk rondom vergaderingen. Vaak gaat het om grote aantallen documenten. Dan is het lastig om iets op te zoeken. Bovendien kan het printen van al die stukken aardig in de papieren lopen. 

Het is dus niet vreemd dat veilige vergadersoftware steeds populairder wordt. Met deze software verspreid je alle informatie in de cloud. De deelnemers kunnen de documenten op hun eigen apparaat bewerken en aantekeningen maken. Zo beschikt iedereen onmiddellijk over de meest recente versie van elk document. (Als je geprinte versies gebruikt, kun je makkelijk per ongeluk een verouderd exemplaar gebruiken.) 

Met vergadersoftware zoals iBabs kun je volledig online vergaderen. Zo kunnen bestuursleden deelnemen zonder meer van hun kostbare tijd te gebruiken dan nodig is. Zeker wanneer ze ver weg wonen. Je bespaart zo op reis- en verblijfskosten. Bovendien scheelt het in de printkosten.

Vergadersoftware legt ook vast hoe er is gestemd. Daarnaast worden de details van discussies vastgelegd. Zo kun je die later – in het kader van transparantie – terugzoeken. Dit is vooral handig wanneer je de conceptversie van de notulen opstelt. 

Evaluatie van de vergadering

Feedback is heel belangrijk. Het helpt je om vergaderingen zo optimaal mogelijk in te richten. Dit moet je na afloop van een vergadering doen:

  • Verzend een enquête. Stel de deelnemers een aantal vragen over de vergadering. Hoe hebben ze de bijeenkomst ervaren? Is alles behandeld wat behandeld moest worden? Wat moet er tijdens de volgende vergadering nog worden gedaan? 
  • Verspreid de notulen. Het is belangrijk dat je de notulen onder alle deelnemers verspreidt. Daarin staat namelijk wie er voor welke actie verantwoordelijk is.
  • Houd de actielijst bij. Iedere actie moet aan iemand toegewezen zijn. Deze persoon is verantwoordelijk voor de afwikkeling. Neem na de vergadering contact op om de voortgang te monitoren. 
  • Evaluatie met de leiding. Bespreek met de voorzitter hoe je de volgende vergadering nog soepeler kunt laten verlopen. 

Online vergaderen: is het een blijvertje? 

Online vergaderingen worden steeds populairder. In het VK is het sinds 2009 toegestaan om bestuurs- en directievergaderingen volledig online te houden. Jimmy Choo PLC hield in 2016 haar eerste online jaarvergadering. Sindsdien hebben veel bedrijven dat voorbeeld gevolgd. Bij steeds meer bedrijven behoren fysieke vergaderingen tot het verleden. 

Dankzij de corona-pandemie heeft online vergaderen een hoge vlucht genomen. Afstand houden is immers essentieel in de strijd tegen het virus. Maar niet alleen de veiligheid trekt bedrijven over de streep. Het is een groot voordeel dat meer mensen aanwezig kunnen zijn. Waar ter wereld ze zich ook bevinden. Ook het efficiënte papierloze proces wordt gewaardeerd. 

Met vergadersoftware heb je geen papier meer nodig. Toch worden alle besluiten, stemmingen en andere onderwerpen gedetailleerd vastgelegd. Dat gebeurt allemaal online. Sommige software, zoals iBabs, ondersteunt ook videoconferenties. De deelnemers kunnen elkaar dan ook zien. En natuurlijk kunnen ze in de cloud samenwerken. 

Veelgestelde vragen

Wat is een quorum?

Een quorum is het minimale aantal mensen dat aanwezig moet zijn om beslissingen te kunnen nemen. Hiermee voorkom je dat beslissingen door een klein, niet-representatief aantal personen wordt genomen. Het is belangrijk om een quorum vast te stellen. Als dat niet wordt gehaald, kunnen er in die vergadering geen bindende besluiten worden genomen. 

Zijn digitale vergaderingen wel effectief?

Digitale vergaderingen kunnen zelfs effectiever zijn dan papieren vergaderingen. Mensen zitten niet meer door stapels stukken te bladeren. Ook gebruiken ze geen verouderde versies van documenten meer. Iedereen heeft toegang tot de meest recente informatie. De bestanden zijn eenvoudig te doorzoeken vanaf je apparaat. 

Hoe vaak moet de directie vergaderen? 

Het is verstandig om regelmatig te vergaderen. Zo blijft men zich verantwoordelijk voelen voor de ondernomen acties. Ook voorkom je zo dat de communicatie tussen de leden stokt. Dan ga je tijdens een vergadering meer tijd besteden aan het bijpraten van iedereen, dan dat er daadwerkelijk problemen worden opgelost. Soms is het goed om maandelijks te vergaderen. Maar anderen kiezen voor om de maand of eens per kwartaal. Dat hangt helemaal van de situatie van je organisatie af.

Conclusie

Het organiseren van de perfecte vergadering is veel werk. We hopen dat deze gids je nuttige handvatten heeft gegeven. Veel van het administratieve werk kan online plaatsvinden. Zo kan iedereen gemakkelijk de actuele status raadplegen. Bovendien kun je een deel van de voorbereiding en de afwikkeling automatiseren. Ga je voor vergadersoftware? Of blijf je liever tekstbestanden gebruiken? Wat je ook kiest, probeer zo veel mogelijk gebruik te maken van technologie, in plaats van papier. 

Meer lezen?