Wat hoort er (niet) in een vergaderdossier: een praktische handleiding - iBabs

Wat hoort er (niet) in een vergaderdossier: een praktische handleiding

Een vergaderdossier is een bundel documenten en rapporten en dient als achtergrondinformatie. Zo’n dossier wordt voor een vergadering onder de directieleden verspreid. Het is belangrijk dat het zowel duidelijk als makkelijk leesbaar is. De directieleden kunnen er dan makkelijk zaken in op zoeken. Maar wat is het doel van zo’n dossier? En wat hoort erin? Hier vind je alles wat je moet weten over het samenstellen van een goed vergaderdossier. 

Het doel van een vergaderdossier

Een vergaderdossier bevat alle informatie die voor een vergadering nodig is. Al die informatie wordt hierin samengevoegd tot een handzaam en behapbaar document. Zo krijgen de bestuurders een duidelijk beeld van de actuele bedrijfssituatie.

Een vergaderdossier zorgt ervoor dat ze gefocust blijven. Hierdoor kunnen ze de onderwerpen op een zinvolle en productieve manier bespreken. Het dossier bevat ook gedetailleerde informatie over de openstaande acties. Ten slotte zit ook de agenda voor de komende vergadering erin.

Wat hoort er in een vergaderdossier? 

In het onderstaande overzicht staat wat je in een vergaderdossier moet opnemen.

DocumentDoel
AgendaInformeert de deelnemers over het onderwerp van de vergadering. En over de vraagstukken waarover moet worden nagedacht. Deelnemers kunnen nog aanvullende agendapunten indienen. Of het nut van bepaalde agendapunten juist ter discussie te stellen.
Notulen van de vorige vergaderingGeeft deelnemers de gelegenheid om ze alvast door te lezen. Zo kunnen ze bepalen of de notulen kloppen. Als er fouten in staan, kunnen ze die voorafgaand aan de vergadering aankaarten. De managementassistent kan ze dan nog aanpassen. Dit bespaart veel tijd. Tijdens de volgende vergadering hoeven dan immers geen wijzigingen meer doorgevoerd te worden. 
managementrapportageDit rapport geeft informatie over hoe het bedrijf er op dit moment voorstaat. Daarnaast bevat het de gebeurtenissen die sinds de vorige vergadering hebben plaatsgevonden.
Financieel verslagVertelt de bestuurders hoe het bedrijf er financieel voorstaat. Het geeft ook aan hoe het bedrijf op de vastgestelde KPI’s presteert. Daarnaast bevat het een prognose van de toekomstige ontwikkelingen. 
CommissieverslagenInformeren de directieleden over het werk dat door diverse commissies wordt verricht. Dit kan bijvoorbeeld een voortgangsrapport zijn. Of de resultaten van een uitgevoerd onderzoek en de aanbevelingen van de commissie. 
Directiecorrespondentie Hieronder vallen bijvoorbeeld informatieverzoeken en vragen van aandeelhouders over belangrijke bedrijfskwesties.  
AchtergrondinformatieAllerlei informatie over de onderwerpen die op de agenda staan. Hiermee moeten de bestuurders over alle beschikken die nodig zijn voor de bespreking.

Dit is de standaard inhoud van een vergaderdossier. Soms zul je extra documenten moeten toevoegen. Dit moet je per vergadering beoordelen en hangt af van de situatie van het bedrijf op dat moment. 

Indeling en verzending van het vergaderdossier

Je kunt het vergaderdossier voor de directie op allerlei manieren vormgeven. Vaak zullen de directieleden zelf aangeven hoe ze de benodigde informatie willen ontvangen. Het dossier moet in elk geval overzichtelijk en makkelijk leesbaar zijn. De directieleden moeten de passages waarnaar ze willen verwijzen makkelijk kunnen terugvinden. Ze moeten zich daarvoor niet door hele lappen tekst heen hoeven worstelen. 

Wat de verspreiding betreft, zijn er grofweg drie mogelijkheden:

  • Post
  • E-mail
  • Vergadersoftware

Met vergadersoftware als iBabs kun je heel makkelijk vergaderdossiers verspreiden. Alle relevante informatie wordt op één plaats in de cloud opgeslagen. Dat betekent dat iedereen er op elk willekeurig moment bij kan.

De directieleden raken niet meer bedolven onder stapels papier. Die kunnen immers makkelijk door elkaar raken. Ze loggen gewoon in op hun tablet, computer of zelfs hun telefoon om het vergaderdossier in te zien. Als er wijzigingen zijn, kunnen die real-time in de app worden doorgevoerd. Zo zijn ze meteen voor iedereen zichtbaar. Dat betekent dat iedereen altijd met dezelfde informatie werkt. Niemand kan per ongeluk een verouderd document gebruiken of essentiële informatie missen. 

Tijd en geld zijn ook belangrijke aandachtspunten als je vergaderdossiers verspreidt. Vergaderdossiers printen en per post versturen kan behoorlijk in de papieren lopen. Zeker wanneer je vervolgens geupdatete versies moet uitprinten en versturen. Ook wanneer je vergaderdossiers mailt, zullen de deelnemers het dossier zelf uitprinten. Vergadersoftware is heel gebruiksvriendelijk. Je kunt eenvoudig documenten toevoegen of verwijderen. Bovendien kunnen gebruikers hun eigen notities toevoegen en met anderen samenwerken. 

Sjablonen voor vergaderdossiers (en voorbeelden)

Hier vind je een aantal voorbeelden van sjablonen voor vergaderdossiers: 

Deze kun je gebruiken voor het vergaderdossier van je volgende vergadering! 

Wat is de rol van de voorzitter?

Het vergaderdossier wordt voor een groot gedeelte door de managementassistent samengesteld. De voorzitter heeft hier echter ook een rol in. Samen beslissen ze over de twee belangrijkste kenmerken van een vergaderdossier: 

1. De keuze van de stukken

Veel van de stukken die je aan een vergaderdossier toevoegt, zitten daar standaard in. Denk bijvoorbeeld aan de agenda, periodieke rapportages et cetera. De voorzitter zal echter regelmatig met de CEO overleggen. Misschien moeten er nog andere stukken worden toegevoegd. Bijvoorbeeld stukken waarvan de CEO vindt dat de directie ervan op de hoogte moet zijn. Of een document waarover de directie met elkaar van gedachten moet wisselen. Ook kunnen er op verzoek van de andere directieleden stukken wordt toegevoegd. 

2. De agenda

De voorzitter neemt ook het voortouw bij het samenstellen van de agenda. Die moet zo worden opgesteld, dat de belangrijkste strategische uitdagingen besproken worden. De managementassistent en de CEO kunnen allebei hun input geven. Uiteindelijk beslist de voorzitter echter over dit onderdeel van het vergaderdossier. 

3. Goedkeuren van laat ingediende stukken

Iedereen kan een stuk indienen ter behandeling. De voorzitter beslist of het document wordt meegenomen in de vergadering. Soms komt een stuk (te) laat binnen. De directie kan het dan niet goed genoeg meer doorlezen of er een oordeel over vormen. Ook voor het stellen van vragen aan de CEO of het managementteam is dan misschien geen tijd meer. In dat geval kan de voorzitter het stuk aanhouden tot een volgende vergadering.

Kenmerken van een goed vergaderdossier 

De kwaliteit van een vergaderdossier is afhankelijk van een aantal factoren. Bijvoorbeeld: 

  • Een duidelijke structuur
    Een vergaderdossier kan veel informatie bevatten. Het is belangrijk dat de leden zo snel mogelijk zo veel mogelijk kunnen doornemen. En dat ze makkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Directieleden hebben het vaak druk, dus moeten ze belangrijke informatie snel kunnen vinden. Dat gaat het best als je het dossier opdeelt in overzichtelijke delen. 
  • Duidelijke probleemanalyse
    Niet ieder klein detail hoeft in het vergaderdossier te worden opgenomen. De directie houdt zich vooral bezig met strategische planning. Niet zo zeer met de dagelijkse gang van zaken. Als je te veel informatie opneemt, kost het doornemen van het dossier gewoon te veel tijd. Hier is een goede samenwerking tussen de managementassistent en de CEO duidelijk merkbaar. Samen bepaal je welke stukken nodig zijn om gedegen beslissingen te nemen. Zorg ervoor dat de informatie in het dossier actueel en betrouwbaar is. En dat bovendien alle essentiële onderwerpen worden behandeld.
  • Evenwichtig gebruik van tabellen, grafieken en toelichting
    Het is goed om geschreven tekst af te wisselen met visuele weergaven van de data. Het is echter wel belangrijk dat wordt uitgelegd hoe de afbeeldingen geïnterpreteerd moeten worden. Pagina’s waarop alleen maar tabellen en grafieken staan, worden al snel verwarrend. Zorg dus voor context en bedelf de leden niet onder informatie. 
  • Antwoorden op de belangrijkste vragen
    Je vergaderdossier moet alle benodigde informatie bevatten. Als de directieleden met te veel vragen blijven zitten, heb je niet genoeg relevante details opgenomen. Je loopt dan de kans dat je zowel je eigen tijd als die van de voorzitter verdoet. 
  • KPI’s
    In het vergaderdossier moet de directie de ontwikkeling van de KPI’s kunnen terugvinden. Ze moet immers de voortgang bewaken en eventueel bijsturen. De directie bepaalt de belangrijkste KPI’s. Aan jou de taak om informatie daarover op te nemen in het vergaderdossier. 
  • Tijdige aanlevering
    De directie moet het vergaderdossier op tijd ontvangen. Zo kan men het doornemen en erover nadenken. Iedereen moet immers zijn of haar eigen standpunten over de vraagstukken bepalen. Effective Governance formuleert het als volgt. ‘Het tijdig ontvangen van correcte informatie is van essentieel belang. Alleen dan kan de directie het management uitdagen en de zaken kritisch bekijken.’ Bovendien kan de directie de managementassistent zo voorzien van feedback. Het vergaderdossier kan dan op op basis daarvan nog worden aangepast.  

Veelgestelde vragen

Waarom is een vergaderdossier nodig?

Het vergaderdossier zorgt ervoor dat de directie besluiten neemt op basis van betrouwbare informatie. Iedereen moet dezelfde data tot zijn beschikking hebben. Dan is de directievergadering veel productiever. Bovendien worden er dan betere beslissingen genomen. 

Hoe vaak moet de directie de ontvangen vergaderdossiers evalueren?

De directie moet de vergaderdossiers eigenlijk minimaal één keer per jaar evalueren. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat ze de gewenste kwaliteit behouden. De directie beoordeelt of het dossier relevante informatie bevat over de belangrijkste vraagstukken. En of die informatie correct is. Ook moeten ze controleren of de dossiers de toekomstige risico’s in kaart brengen. Bovendien moeten de dossiers goed leesbaar en begrijpelijk zijn. Als ze niet aan deze criteria voldoen, moet je nadenken over een andere werkwijze. 

Conclusie

Het vergaderdossier is essentieel voor de directie. Het vormt de basis voor beslissingen over de toekomst van het bedrijf. Daarom is het zo belangrijk om dit goed te doen. Vergadersoftware zoals iBabs maakt dit proces makkelijker en gestructureerder. Dit bespaart het bedrijf op de langere termijn geld. En dat kan weer resulteren in een hogere winstmarge.

Meer lezen?