De laatste jaren maken we steeds meer gebruik van digitale tools tijdens het werk. Mede dankzij de continue ontwikkeling van geavanceerde technologieën en natuurlijk het vaker werken vanuit huis. Een verandering die ook van grote invloed is op de manier waarop we vergaderen.
Digitale hulpmiddelen kunnen vergaderingen drastisch verbeteren op het gebied van productiviteit en flexibiliteit. Toch zijn er nog steeds veel besturen die geen gebruik maken van deze nieuwe mogelijkheden. Uit het onderzoek van Ibabs (over de manier waarop we vergaderen) is gebleken dat slechts 43% van de deelnemers een document management oplossing gebruiken. Het percentage voor het gebruik van board portals is zelfs nog lager met 29%.
Het maken van digitale notities is erg belangrijk voor de vergaderdocumentatie. En in tegenstelling tot de traditionele pen en papier methode, maken digitale tools het mogelijk om in real-time samen te werken, inclusief directe toegang tot alle belangrijke informatie. Als organisatie is het tegenwoordig dus essentieel om deze technologische vooruitgang te omarmen.
In dit artikel bekijken we meerdere oplossingen, zodat jullie de beste methode kunnen selecteren voor het maken van digitale notities.
De beste methodes voor het maken van digitale notities
Board portal
Een board portal is een allesomvattende oplossing en heeft veel meer te bieden dan het maken van digitale aantekeningen. Deze oplossing is geschikt voor het gehele corporate governance proces, waarbij jullie in een veilige omgeving als bestuur documenten en vergaderingen kunnen beheren.
De meeste board portals bieden bestuurders de mogelijkheid om online samen te werken en zorgen ervoor dat iedereen altijd de laatste versie van een document in handen heeft. Dit geldt uiteraard ook voor de notulen.
Met het board portal van iBabs kunnen jullie bijvoorbeeld notulen maken, evenals het toevoegen van opmerkingen binnen het platform. Bestuursleden kunnen eenvoudig annotaties maken, opmerkingen achterlaten en het document online bewerken. Het ingebouwde versiebeheer en het veilig delen van documenten zorgt ervoor dat leden altijd snel en makkelijk toegang hebben tot de laatste versie. Als het tijd is om de notities te exporteren, dan bespaar je tijd dankzij de “auto-formatting” functie. Met iBabs staan alle gegevens op dezelfde plek, voor snelle toegang en verwijzingen.
iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!
Eenvoudige apps voor het maken van notities
Eenvoudige apps voor het maken van notities, zoals Google Keep, bieden een lichtgewicht oplossing voor snelle aantekeningen en het synchroniseren ervan met meerdere apparaten. Ze bieden veelal meerdere opties aan, die helpen bij het beheren en organiseren van gegevens.
Door middel van tagging en kleurcodering kun je notities structuur geven. Sommige applicaties maken het zelfs mogelijk om belangrijke informatie te markeren, evenals het gebruik van keywords voor het snel terugvinden van specifieke gegevens. Vaak kun je ook deadlines en documenten koppelen aan notities, dit maakt het beheren van taken een stuk makkelijker en helpt ook bij het opvolgen ervan.
Voor online en hybride meetings is het beter om te kiezen voor software waarmee je in het platform zelf aantekeningen kunt maken. Dit voorkomt dat je telkens moet switchen tussen verschillende apps en het is ook een stuk veiliger dan software die niet speciaal gemaakt is voor het beschermen van vertrouwelijke informatie.
Samenwerkingsplatformen
Samenwerkings- of team management software, zoals Google Docs en Sharepoint, maken het in real-time bewerken van documenten (en notities) mogelijk. Meerdere personen kunnen tegelijkertijd opmerkingen achterlaten, zodat er uiteindelijk niets wordt vergeten. Ook kunnen ze suggesties doen, wijzigingen bijhouden en indien nodig een voorgaande versie herstellen. Deze functies zijn behoorlijk handig als bestuurders en betrokkenen bij de vergadering iets willen bijdragen.
Ter bevordering van de veiligheid kan worden ingesteld wie toegang heeft tot een document, opmerkingen kan achterlaten of het document mag bewerken. Leden hebben zo eenvoudig toegang tot documenten vanaf ieder apparaat dat verbonden is met het internet. Het is ook hier weer mogelijk om te zoeken op trefwoord, om specifieke informatie sneller te vinden.
Het nadeel is, wederom, de veiligheid. Deze platformen maken zelden gebruik van encryptie, waardoor gegevens eerder in handen kunnen vallen van hackers.
Database tools
Dit soort tools maken het notulisten makkelijker om verschillende documenten/notities te koppelen. Notion is hier een goed voorbeeld van en een veelzijdige applicatie. Het is feitelijk een online werkplek waar je kunt samenwerken aan taken en documenten.
Het gebruik van zo’n soort database tool maakt het makkelijker om allerlei soorten informatie te organiseren. Meerdere betrokkenen kunnen op deze manier online samenwerken, wat de productiviteit ten goede komt. Je kunt zelfs notities linken aan taken, rollen verdelen en de voortgang bijhouden. In vergelijking met board portals hebben deze database tools wel een aantal nadelen. Denk wederom aan de veiligheid, evenals de compliance en het gebrek aan een centrale omgeving voor het gehele vergaderproces.
Projectmanagement software
Projectmanagement platformen, zoals Asana, maken het eenvoudig om notities om te zetten in taken of projecten. Leden die een bepaalde taak toegewezen hebben gekregen kunnen worden toegevoegd, inclusief deadlines en een progress tracker. Zo worden taken minder snel vergeten, wat vooral handig is voor kleinere actiepunten die makkelijk over het hoofd kunnen worden gezien. Gebruikers kunnen daarnaast extra informatie toevoegen, zoals links en/of bestanden.
Met project management software kun je eenvoudig specifieke taken in het oog houden, prioriteiten stellen en zorgen dat een project niet uitloopt. Dit zorgt voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel onder de betrokkenen. Projectmanagement software richt zich vooral op het beheren van taken en dit is natuurlijk maar een klein gedeelte van het vergaderproces. Hoewel het zeker handig kan zijn is het geen totaaloplossing, maar software die je gebruikt in combinatie met andere tools.
Transcriptie tools
Transcriptie applicaties zijn natuurlijk geen specifieke tools voor het maken van notities, maar ze kunnen dit wel vereenvoudigen. Oplossingen zoals Otter.ai helpen bij het transcriberen van een gesprek dat tijdens een vergadering is opgenomen, zodat het maken van notities minder moeite kost.
Het is mogelijk om in de getranscribeerde tekst te zoeken, wat vooral handig is bij lange discussies en je dus niet handmatig door uren aan audio-materiaal hoeft te gaan. Als jullie geen gebruik maken van een board portal dat beschikt over alle functies die je nodig hebt voor het maken van notities en notulen, zijn transcriptie tools voor audio en gesprekken een waardevolle toevoeging.
De juiste tool kiezen
Het kiezen van de juiste oplossing kan alleen door eerst jullie eigen behoeften en vereisten helder te krijgen. Hiervoor kunnen jullie onderstaande punten overwegen:
Wat zijn de vereisten?
De eerste stap is bedenken hoe jullie aantekeningen eruit moeten komen te zien. Denk aan vereisten qua structuur en het exporteren ervan. Creëer een lijst van alle opties die jullie nodig hebben, zoals taggen, het opnemen van audio enz. Zet de opties die het belangrijkste zijn bovenaan en bekijk welke oplossingen hier het beste op aansluiten.
Is de tool compatibel met alle apparaten?
Kies een tool uit die werkt met al jullie apparaten. Het moet namelijk mogelijk zijn om toegang te krijgen tot de notities vanaf smartphones, tablets en laptops. Controleer of alle functies beschikbaar zijn ongeacht het apparaat. Wat extra belangrijk is voor een efficiënte documentatie, vooral als er ook op afstand wordt gewerkt.
Welke beschikbare integraties zijn er met andere toepassingen?
Controleer of de tool die jullie voorkeur heeft, kan worden geïntegreerd met de bestaande software die jullie gebruiken, zoals agenda’s, e-mail applicaties, project management platformen en vergadersoftware. Bekijk bijvoorbeeld of het mogelijk is om specifieke aantekeningen direct te koppelen aan taken in een project management platform.
Is de tool gebruiksvriendelijk?
Kies altijd voor een tool met een gebruiksvriendelijke interface die past bij jullie workflow. Een ingewikkelde app leidt namelijk vaak tot fouten en een doorbreking van de efficiëntie. Een intuïtieve tool met een goed design moet alles juist makkelijker maken.
Welke veiligheids- en privacy maatregelen zijn er?
Ga na of de tool over goede beveiligingsmaatregelen beschikt, waaronder end-to-end encryptie en multi-factor authenticatie. Dit is een cruciaal onderdeel, aangezien het gaat om het beschermen van gevoelige informatie. Denk bijvoorbeeld aan het documenteren van een besloten sessie. Waarvoor dus een oplossing nodig is waarbij enkel geautoriseerde belanghebbenden toegang hebben tot de aantekeningen. Evalueer dus altijd in hoeverre deze opties er zijn en hoe flexibel de tool is op het gebied van privacy.
Hoe flexibel is de software?
Beoordeel de mate van personalisering die verschillende tools aanbieden. Misschien zoeken jullie zowel naar een applicatie waarbij je tags kunt toevoegen, eigen templates kunt creëren en meerdere soorten mediabestanden kunt koppelen aan notities. Een grote mate van flexibiliteit maakt het makkelijker om de tool aan te passen aan jullie werkwijze.
Is samenwerking en het delen van informatie mogelijk?
Een tool waarbij samenwerking centraal staat beschikt over het bewerken en toevoegen van opmerkingen in real-time, en het delen van notities. Betrokkenen moeten dit op een veilige manier in de cloud kunnen doen, waar ze altijd toegang hebben tot de laatste versie. Deze opties zorgen er tenslotte voor dat iedereen kan bijdragen.
Wat zijn de verschillen tussen de offline en online mogelijkheden?
Overweeg of jullie behoefte hebben aan offline toegang. Er bestaan namelijk tools die volledig functioneel zijn zonder een internetverbinding. Baseer jullie keuze dus ook op het wel of niet kunnen inzien van notities zonder wifi.
Tips voor het maken van digitale notities
Volg onderstaande tips om het notitieproces te optimaliseren:
| Tip | Details |
| Gebruik een standaard opmaak | Maak gebruik van titels, bullet points en paragrafen voor een duidelijk overzicht. Deel informatie op in behapbare stukken, zodat het makkelijker te begrijpen is. |
| Leg belangrijke details vast | Noteer alle actiepunten, besluiten en deadlines. Zorg ervoor dat al deze belangrijke dingen accuraat worden vastgelegd, voor een zo efficiënt mogelijke uitvoering en opvolging. |
| Controleren en aanpassen | Loop de notities meteen na de vergadering even na, omdat dan alles nog vers in het geheugen zit. Overleg met andere leden als er dingen ontbreken of niet helemaal duidelijk zijn. Op deze manier zorg je ervoor dat de notities kloppen en compleet zijn. |
| Delen in een centrale omgeving | Gecentraliseerde notities zorgen voor een waterdicht archief. Een samenwerkingstool, zoals een board portal, zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben via een beveiligd toegangsbeheer. |
| Uitgebreide discussies samenvatten | Vermijd het noteren van ieder woord, maar concentreer je op het beknopt samenvatten van uitgebreide discussies en het noteren van de belangrijkste punten. |
FAQ
Wat is de beste manier voor het bijhouden van digitale notities?
Board portals zijn een van de veiligste methoden voor het maken van digitale notities. Ze zijn tenslotte specifiek ontwikkeld voor het beheren van vergaderprocessen en de bijbehorende documentatie. Geavanceerde encryptie, compliance en toegangsbeheer maken het een ideale oplossing voor het werken met gevoelige gegevens.
Kan ik online aantekeningen maken zonder wifi?
Ja, veel board portals (waaronder iBabs) zijn geschikt voor het maken van offline notities. Je kunt dus zowel aantekeningen maken als bewerken zonder een internetverbinding, terwijl je tevens toegang hebt tot bestaande documenten. Sommige database tools, zoals Notion, maken het bekijken van notities ook mogelijk zonder wifi.
Welke meeting software is het beste voor remote teams?
Board portals en samenwerkingssoftware zijn het meest geschikt voor teams met medewerkers die vanaf een andere locatie werken. Ze zorgen voor samenwerking in real-time en integratie met andere tools voor een verbeterde productiviteit.
Conclusie
Om te bepalen wat de beste methode is voor het maken van digitale aantekeningen, moeten eerst jullie workflows worden geanalyseerd. Iedere tool heeft namelijk eigen unieke voordelen die aansluiten op specifieke behoeften. Door jullie behoeften zorgvuldig in kaart te brengen en rekening te houden met de vereiste mate van veiligheid, kan de beste oplossing worden gekozen.
Met een board portal zoals dat van iBabs kun je op een makkelijke manier notities maken, beheren, delen en bewerken en dit alles via een veilig en gecentraliseerd platform. Vraag dus vandaag nog een gratis iBabs demo aan voor jullie organisatie.
