Van alle sectoren is de non-profit het beste in het maken van notulen. Dit is gebleken uit ons vergadermanagement onderzoek van 2024. Maar liefst 86% van alle deelnemers gaf aan dat iemand notuleert tijdens meetings en deze naderhand ook worden uitgedeeld. Dit gezegd hebbende gaf slechts 54% aan dat de actiepunten in deze notulen ook daadwerkelijk worden opgevolgd.
Aangezien notulen een zeer belangrijke rol spelen in het verantwoordelijk houden van bestuursleden, kan bovengenoemd resultaat aanduiden dat er toch nog problemen zijn rondom het proces van notuleren.
Om het bestuur te helpen besluiten na te leven en om de organisatie te helpen haar doelen te behalen, lees je in dit artikel alles wat je moet weten over dit proces. Inclusief een praktisch non-profit vergadernotulen template, voor het bijhouden en effectief bewaren van de notulen.
Waarom stichtingen notuleren?
Er zijn meerdere reden waarom stichtingen en overige non-profit organisaties ervoor kiezen om notulen bij te houden tijdens vergaderingen, waaronder:
- De verantwoordelijkheid ten opzichte van donoren, aandeelhouders, sponsors en andere geldschieters. Door transparant te zijn naar deze betrokkenen, laten jullie als organisatie zien dat het maximale wordt gehaald uit de beschikbare fondsen.
- Om te dienen als wettelijk bewijs van de gehouden discussies en beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen. Notulen zijn dus erg nuttig als er in de toekomst juridische kwesties zijn. Op deze manier kan het bestuur aantonen dat een bepaalde beslissing is genomen en hiervoor het juiste beleid of procedure is gevolgd.
- Om acties die na de vergadering moeten worden genomen te onthouden. In de notulen moet staan wat de actie inhoudt, wie deze uitvoert en wat de bijbehorende deadline is. Door het uitlichten van actiepunten, worden betrokkenen gestimuleerd om deze op tijd te voltooien.
- Als bewijs naar de autoriteiten van hun jurisdictie, dat de non-profit organisatie werkt aan hun doelen en missie.
Hoe notuleren als een non-profit organisatie?
Hieronder een aantal belangrijke tips om in gedachte te houden tijdens het notuleren:
Tijdige voorbereiding
Door van tevoren meer tijd te besteden aan het voorbereiden van de notulen, blijft er tijdens de vergadering meer tijd over voor het notuleren zelf. Zo is het makkelijker om je te concentreren op de discussies die plaatsvinden onder de bestuursleden aan tafel.
Onder een goede voorbereiding valt ook het tijdig distribueren en goedkeuren van de voorgaande notulen door alle betrokkenen. Zo kun je eventuele feedback meenemen, met betrekking tot de structuur en duidelijkheid.
Het doornemen van de vergaderagenda helpt je om alvast de onderwerpen in te vullen op het notulen-sjabloon. Waardoor je tijdens de vergadering zelf een hoop tijd bespaart. Daarnaast weet je ook meteen welke onderwerpen er aan bod zullen komen en kun je jezelf alvast verdiepen in de materie. Zoals bijvoorbeeld inzamelacties en projecten waar de organisatie mee bezig is. Als je hiervan op de hoogte bent, is het makkelijker om een discussie op de juiste manier vast te leggen.
Een template gebruiken
Maak gebruik van een standaard template in plaats van een blanco vel papier. Dit maakt het namelijk veel makkelijker om je notities op een gestructureerde manier op te schrijven. Consistentie is essentieel, vooral op het moment dat je je notities gaat uitwerken. Maar ook de notulen zelf hebben veel baat bij een vaste structuur, zodat het veel eenvoudiger is om iets terug te vinden in voorgaande notulen.
Maak gebruik van secties voor:
- De datum, tijd en locatie van de vergadering
- Een lijst van de aan- en afwezigen
- Goedkeuring van de voorgaande notulen
- Het verslag van de voorzitter
- Het verslag van de penningmeester
- Het verslag van de uitvoerend directeur
- Commissie rapportages
- Voorgaande zaken
- Nieuwe zaken
- Overige zaken
- Actiepunten
- Het sluiten van de vergadering
- Details van de volgende vergadering
Op deze manier hoef je de relevante gegevens alleen nog maar in te vullen tijdens de vergadering zelf.
Download de meeting templates, toepasbaar voor elke organisatie.
Aanwezigheid bijhouden
Het is belangrijk om terug te kunnen kijken wie bij een vergadering aanwezig waren en welke besluiten er zijn genomen. Als het gaat om gevoelige kwesties, zoals donaties, dan leidt dit namelijk vaak tot vragen over de beslissingen die door het bestuur zijn genomen. Aangezien directeuren wettelijk aansprakelijk kunnen worden gehouden voor hun acties, is het bijhouden van een aanwezigheidslijst tijdens vergaderingen essentieel.
Noteer in de notulen dus wie de vergadering bijwonen, welke leden afwezig zijn en de namen van eventuele gasten.
Belangrijke beslissingen samenvatten
Schrijf bij ieder onderwerp in de agenda kort wat de discussiepunten zijn, inclusief de standpunten aan weerszijden van de discussie. Probeer echt de essentie van het gesprek te vatten, op een objectieve manier. Zodat iemand die deze samenvatting leest zich een goed beeld kan vormen en begrijpt waarom een besluit tot stand is gekomen.
Het samenvatten van beslissingen is een onmisbaar onderdeel van het notuleren en het zorgt voor context. Het geeft tevens een goed beeld van de richting die de organisatie opgaat.
De notulen moeten dus een uitgebreid verslag bevatten van alle beslissingen die zijn genomen door de deelnemers, tijdens de vergadering. Een onderdeel hiervan is een lijst van de moties, de leden die de motie hebben aangedragen en het lid deze heeft gesteund. Noteer op een duidelijke manier de uitslag van de stemming, wie wat heeft gestemd en tot slot de genomen beslissing.
Lijst van actiepunten
Nadat een beslissing is genomen, moet er tot actie worden overgegaan om een verschil te kunnen maken. Tijdens de vergadering zullen actiepunten worden besproken en toegewezen aan betrokkenen. In de notulen moet staan wat deze acties zijn en wie waar verantwoordelijk voor is. Vergeet ook niet om bij ieder actiepunt de bijbehorende deadline te vermelden.
Follow-up
Werken voor een non-profit organisatie kan behoorlijk hectisch zijn, wat ook betekent dat de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen aan de aandacht ontsnappen. Om te voorkomen dat leden hun taken vergeten, kunnen jullie de volgende stappen volgen:
- Verspreid de notulen zo snel mogelijk na de vergadering. Iets dat het uitwerken van notities ook makkelijker maakt, aangezien alles nog vers in het geheugen zit. Hoe sneller de notulen worden verstrekt aan de leden; hoe groter de kans dat men aan de slag gaat met het uitvoeren van de actiepunten.
- Sta open voor feedback en aanpassingen van deelnemers. Pas indien nodig de notulen aan, zodat ze overeenkomen met de gebeurtenissen.
- Verspreid de uiteindelijke versie van de notulen ter goedkeuring onder de aanwezigen. Doe dit voordat de volgende meeting plaatsvindt, zodat er meer tijd overblijft voor andere zaken.
Wat niet in de notulen thuishoort
Hieronder een aantal dingen die niet hoeven worden genotuleerd:
| Element | Reden |
| Woordelijk verslag | Het is niet nodig om letterlijk vast te leggen wat er woord voor woord is gezegd. Hierdoor worden de notulen juist onoverzichtelijk. Het is belangrijker om de essentie van een gesprek te vatten en de acties vast te leggen die eruit voort zijn gekomen. Dit zorgt ervoor dat het verslag makkelijk te lezen is, zodat leden het sneller kunnen goedkeuren. |
| Persoonlijke mening | Degene die notuleert mag geen eigen mening aan het verslag toevoegen. Het is belangrijk om alles op een professionele en dus neutrale manier vast te leggen, zodat het een feitelijk verslag is van de gebeurtenissen tijdens de vergadering. |
| Vertrouwelijke en/of gevoelige informatie | Sommige details kunnen de privacy van de organisatie schenden. Voeg enkel gevoelige informatie toe aan het verslag als dit cruciaal is en als het zeker is, dat er op een veilige manier zal worden omgegaan met het document. |
| Onnodige details | Irrelevante discussies en off-topic gesprekken komen tijdens iedere vergadering voor. Als ze geen invloed hebben op het besluit, hoeven ze echter geen onderdeel te zijn van het officiële verslag. Dit is inclusief speculatieve en hypothetische gesprekken die niet tot een besluit leiden. Leg de focus dus dus echt op de vergaderonderwerpen. |
| Herleidbare gegevens over delicate kwesties | Non-profit organisaties hebben vaak te maken met kwetsbare individuen, waardoor het negatieve gevolgen kan hebben als personen bijvoorbeeld bij naam worden genoemd in een verslag. Houd hier rekening mee tijdens het notuleren. |
| Conceptversies van documenten | Neem alleen de uiteindelijke versie van documenten op in het vergaderverslag; ofwel documenten die relevant zijn aan het besproken onderwerp. Laat conceptversies achterwege, aangezien de inhoud wellicht niet overeenkomt met hetgeen dat er besproken is. |
| Ongegronde beschuldigingen en beledigingen | Het uiteindelijke verslag dient professioneel en objectief te zijn, en draait om de agendapunten van de vergadering. Zelfs als een discussie verhit raakt, dienen beschuldigingen zonder gegronde reden achterwege te worden gelaten. Blijf dus bij de terechte standpunten die naar voren zijn gebracht. |
Tips voor het maken van notulen voor non-profits
- Prioriteer actiepunten en deadlines om ervoor te zorgen dat beslissingen ook daadwerkelijk een verschil teweegbrengen.
- Gebruik bulletpoints voor meer duidelijkheid. Zo is het makkelijker om notulen door te lezen en in je op te nemen.
- Refereer naar documenten en presentaties die zijn besproken. Voeg deze toe aan het document in jullie board portal.
- Vermijd technische termen zodat ze voor iedereen leesbaar blijven.
- Benadruk follow-up meetings of toekomstige agendapunten om aanwezigen te herinneren aan hun toekomstige verplichtingen.
- Ligt onopgeloste kwesties toe voor de volgende bijeenkomst en gebruik dit onderdeel bij het opstellen van de nieuwe vergaderagenda.
- Erken bijdragen en gastsprekers voor hun betrokkenheid.
- Zorg voor compliance van de wettelijke en eigen regelgevingen, inclusief het volgen van eventuele richtlijnen voor het archiveren van documenten.
- Sla de notulen zo op dat deze makkelijk en snel terug te vinden zijn, indien er details nodig zijn van een eerdere vergadering.
FAQ
Hoe gedetailleerd moeten notulen zijn?
Effectieve vergadernotulen moeten zowel beknopt als gedetailleerd zijn om de essentie van discussies, besluiten en toegewezen taken samen te vatten. Vermijd een woordelijk verslag; en leg de focus op de resultaten en actiepunten.
Wie is verantwoordelijk voor het notuleren tijdens een bestuursvergadering van een non-profit organisatie?
Normaal gesproken is de bestuurssecretaris verantwoordelijk voor het maken van notulen. Toch kan, indien nodig, een ander bestuurslid of werknemer deze taak toegewezen krijgen.
Hoe moeten non-profit vergadernotulen worden verspreid en opgeslagen?
Het veilig opslaan van het verslag dient in lijn te zijn met het beleid van de organisatie. Notulen moeten worden verspreid aan alle betrokkenen en de manier waarop is vaak opgenomen in de statuten van de organisatie.
Zijn de notulen van non-profit bestuursvergaderingen openbaar?
Non-profit notulen van bestuursvergaderingen zijn meestal niet openbaar voor het publiek, maar kunnen worden verstrekt aan leden of betrokkenen indien nodig. Regelgevende instanties kunnen ook om de notulen vragen, bijvoorbeeld vanwege een juridisch geschil.
Conclusie
Deze tips en het speciale non-profit vergadernotulen template zullen jullie helpen bij het maken van notulen, die makkelijk te lezen en begrijpen zijn. Evenals het accuraat vastleggen van de gebeurtenissen tijdens de vergadering. Notulen zijn een goede manier om te laten zien dat de organisatie haar werkzaamheden uitvoert, dat deze overeenkomen met de missie en dat middelen op een zo efficiënt mogelijke manier worden ingezet. In de notulen dient te staan hoe het bestuur tot een besluit is gekomen, en wat ervoor nodig is om besluiten om te zetten in acties.
Het gebruik van een board portal maakt het eenvoudiger om notulen te verspreiden, feedback te verwelkomen, het vergaderverslag snel aan te passen en opnieuw te verspreiden. Dus vraag vandaag nog een iBabs demo aan voor jullie organisatie.
