4 fouten bij staand vergaderen. En hoe je die kunt voorkomen
Ik zei het in een eerder blogartikel al. Wie vergaderen niet ziet zitten, moet gaan staan. Daarmee bedoel ik dat staand vergaderen veel voordelen heeft ten opzichte van zittend vergaderen. Niet in de minste plaats omdat staan nu eenmaal gezonder is dan zitten. Toch is het niet altijd halleluja want staand vergaderen heeft een geheel eigen etiquette. Ben je niet hiermee bekend, dan kun je fouten maken. Hier zijn er vier die je maar beter kunt vermijden.
Staand vergaderen ≠ een statusbijeenkomst Staande vergaderingen zijn kort van duur, waardoor de neiging kan ontstaan om ze snel af te rafelen. Dit is verreweg de grootste fout die je kunt maken. Het gaat om kwaliteit en niet om kwantiteit. Zorg ervoor dat elk teamlid in ieder geval deze drie basisvragen beantwoordt:
Wat heb je sinds de laatste meeting gedaan om het team te helpen het doel te bereiken? Wat ga je doen vandaag? Wat belemmert momenteel je voortgang?
De stand-up moet dienen als planningsbijeenkomst, niet als statusbijeenkomst. Aan het einde van de meeting moeten de leden klaar zijn om aan de slag te gaan.
Staand vergaderen ≠ zittend vergaderen Het is best een omschakeling om na jarenlang zittend vergaderen nu ineens te moeten staan. Wat er dan gebeurt? Je gelooft het niet, maar de meeste mensen gaan dan gewoon weer lekker zitten rond de vergadertafel. Onthoud de reden waarom je bent overgestapt naar staand vergaderen en verwijder indien nodig alle stoelen uit de ruimte kamer waarin je samenkomt.
Staand vergaderen ≠ onvoorbereid vergaderen Een staande vergadering lijkt heel informeel. Er is geen grote vergadertafel met dito stoelen. Dat betekent nog niet dat je geen structuur moet aanbrengen in je meeting. Sterker nog, omdat er maar weinig tijd is, is een goede structuur juist belangrijk voor houvast. Een goede voorbereiding is dus cruciaal. Idealiter zou elk teamlid naar de vergadering moeten komen met een stuk papier waarop staat welke stappen hij heeft gezet (richting het doel), de plannen voor vandaag en de eventuele knelpunten.
Staand vergaderen ≠ disruptief vergaderen De aanbevolen duur voor een dagelijkse stand-up meeting is slechts 15 minuten. Alles wat daarvan afleidt komt de meeting niet ten goede. Denk aan disrupties zoals een lawaaierige omgeving of mobiele telefoons. Kies daarom voor een ruimte waarin je niet gestoord wordt en zorg ervoor dat teamleden hun telefoon op hun bureau laten. Zo worden de 15 minuten effectief besteedt.
Meer tips in ons vergadermagazine Staand vergaderen wint aan populariteit. Als je deze vier valkuilen weet te ontwijken dan zullen de stand-up meetings hun vruchten afwerpen.
Wil je meer tips ontvangen over vergaderen in het algemeen en hoe jij de vergaderingen in jouw organisatie effectiever en productiever kunt maken? Download dan ons nieuwe vergadermagazine.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
