Typ je het woord ‘vergaderen’ in Google in dan krijg je 2.3 miljoen zoekresultaten. Dat geeft al aan dat er veel informatie te vinden is over het onderwerp ‘vergaderen’. Uit al die informatie zijn tal van leuke feitjes en weetjes te filteren, bijvoorbeeld dat Italianen 50% meer woorden gebruiken in een vergadering dan Nederlanders. Maar er zijn ook feiten waar je ook echt wat aan hebt of die je in ieder geval aan het denken zetten.
- Wist je dat de stoel die je uitkiest wat zegt over je rol in de vergadering?
Communicatiewetenschapper Dustin York deed een studie naar non-verbale communicatie in ruimtes zoals de vergaderzaal. Veel deelnemers weten dit niet, maar elke stoel rond een vergadertafel speelt een specifieke rol en zegt het onbewust wie je bent. Waar en hoe je zit, kan niet alleen je rol in die vergadering beïnvloeden, het kan ook de kans op confrontatie of succes vergroten. Zo heeft degene aan het hoofd van de vergadertafel eigenlijk altijd een power rol. Het is de meest zichtbare plek waardoor je makkelijk controle kunt houden op het gesprek.
- Wist je dat je de Regel van 7 moet volgen?
De regel van 7 is simpel: nodig nooit meer dan zeven mensen voor een vergadering uit. De regel van 7 gaat niet alleen over het beperken van het aantal mensen, het gaat over de hoeveelheid informatie die onze hersenen kunnen verwerken en waarop we snel kunnen reageren. Al in 1956 deed professor George A. Miller van de Harvard University baanbrekend psychologisch onderzoek naar het menselijk geheugen. Als onderdeel van dit onderzoek merkte hij op dat mensen op een bepaald moment slechts zeven objecten in hun kortetermijngeheugen kunnen bewaren.
- Wist je dat een vierkant de slechtste vergaderopstelling is?
Denk jij wel eens na over de opstelling van tafel en stoelen in een vergaderzaal? Om elke vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, blijkt de keuze van de vergaderopstelling erg belangrijk. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel. En daar is ook wetenschappelijk bewijs voor! TNO onderzocht het effect van vier verschillende vergaderopstellingen: vierkant, bar, huiskamer en rond. En wat bleek, de traditionele vierkante vergaderopstelling is de slechtste vorm om in te vergaderen.
- Wist je dat 9% van de medewerkers moeilijk wakker kan blijven?
Je herkent het vast wel; lange vergaderingen waar geen eind aan komt. De spreker praat maar door met een monotoon stemgeluid. Op het ritmisch tikken van de klok sluiten langzaam je ogen. Bij 9% van de mensen is dat wel eens voorgekomen zo blijkt uit onderzoek dat Sharp liet uitvoeren onder kantoormedewerkers in Europa. Uit de resultaten blijkt dat bijna één op de tien werknemers wel eens in slaap is gevallen tijdens een presentatie op het werk en dat een derde van de werknemers heeft gezien dat iemand anders in slaap viel.
- Wist je dat dinsdag de beste vergaderdag is?
Op de eerste dag van de werkweek staan vaak de wekelijkse overlegjes gepland. Helaas is maandag niet de meest ideale dag om te vergaderen. Volgens 'When is Good', een online agendaservice, bestaat er gelukkig wel een 'ideale' dag en tijd om te vergaderen. En dat is op dinsdagmiddag om drie uur om precies te zijn.
Meer feiten in ons vergadermagazine
Zoals eerder gezegd is er al veel geschreven over vergaderen en ook wij dragen ons steentje bij. Jaarlijks geven wij het iBabs vergadermagazine uit met allerlei nuttig en vermakelijke informatie rondom vergaderen en papierloos vergaderen. Mocht je ‘m nog niet hebben gelezen dan kun je de editie van 2020 hieronder downloaden.
