Het is ongetwijfeld niet makkelijk om goede notulen te maken. Een goede voorbereiding, het kiezen van een goede locatie, het kunnen maken van zowel uitgebreide als beknopte notulen, het horen en verwerken van uitspraken en het controleren van de notulen zijn allemaal belangrijke aspecten van het maken van goed verslag. Het notuleren van alles wat tijdens een vergadering is gezegd, wordt notuleren genoemd. De notulist houdt bij wat er is gezegd, welke actiepunten zijn afgesproken en welke keuzes worden gemaakt tijdens een meeting, brainstorm of vergadering.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Het is van cruciaal belang dat de notulist de vergadering goed voorbereidt om goede notulen te kunnen maken. Maak de agendapunten zo duidelijk mogelijk, zodat ze kunnen worden gebruikt als leidraad voor het maken van notulen. Ook raden we aan om genodigden vooraf te informeren over de agendapunten, zodat ze goed voorbereid zijn op de vergadering.
Notuleer zo beknopt als mogelijk
Bij het maken van notulen is het belangrijk om beknopt te blijven. Zorg dat iedereen achteraf precies genoeg informatie heeft om waardevolle informatie uit de notulen te halen. In veel verslagen zie je nog steeds procesinformatie genoteerd staan en daarmee wordt bedoeld: hoe de inhoud in de vergadering wordt ingebracht. Vaak wordt er ook bij vermeld wie dat doet. Dan krijg je zinnen zoals ‘’Kees zegt dat…’’enz. Zulke zinnen maken het verlag langdradig. Bovendien kan je je afvragen wat het nut van deze informatie is, het gaat immers om de inhoud.
Toch zijn er veel vergaderaars die graag hun eigen naam terug zien in het verslag. Zeker wanneer ze een goede input hebben gehad, maar voor het verslag is het niet interessant. Voor het verslag gaat het om de inhoud: Wat heb je gezegd? Wat is het idee? Wie dat inbrengt is niet zo belangrijk. Misschien denk je nu wel ‘maar bij ons is dat wel belangrijk’ en dat kan, dan is het weer van belang dat je tijdens de voorbespreking met de voorzitter hebt gevraagd of er in het verslag moet staan wie, wat heeft gezegd. Wil de voorzitter dat dit vermeld staat in het verslag? Dan is het van belang dat je vóór de vergadering weet, want dan kan je een notuleerblad maken.
Advies:Maak het notuleerblad op de computer, print het uit, zet hier alle namen van de afdeling of personen op, een kolommetje voor en een kolommetje tegen. Dan hoef je alleen maar een vinkje te zetten daar waar het staan moet. Op deze manier kan procesinformatie, prima in een verslag. Is het niet nodig? Laat het dan weg, hierdoor wordt het verslag veel prettiger om te lezen.
Zorg dat je beslissingen duidelijk verwerkt
Notuleer duidelijk alle genomen besluiten. Werk je met papier? Dan kun je de er voor kiezen om de beslissingen te markering met een stift. Werk je met een online vergadertool? Dan kunnen besluiten apart worden toegevoegd aan een bijbehorend agendapunt.
Neem na afloop alle notulen nog eens rustig door
Loop na de vergadering alle notulen even door. Het kan zijn dat er enkele fouten zijn ingeslopen, zeker als het tempo van de vergadering hoog was. Verbeter eventuele fouten en herformuleer (indien nodig) eventuele zinnen. Dit biedt bovendien ook de mogelijkheid om extra informatie aan de notulen toe te voegen.
Notuleren als een pro door Judith Winterkamp
Doe mee aan deze gratis sessie
Judith Winterkamp is een trainer in de schriftelijke communicatie Nederlands en snellezen. Vandaag gaan we het hebben over ‘slim notuleren’ en dat betekent dat je in plaats van ‘lijden’ als notulist, gaat ‘leiden’.
- Notuleren als een pro
- Hoe verloopt een agendapunt?
- Hoofd- en bijzaken scheiden
- Procesinformatie en inhoudelijke informatie
Dit platform is volledige kosteloos, een bedankje voor het mede-mogelijk maken van beter vergaderen. Aangeboden door iBabs en Management Support
