Nieuwe raadsleden hebben niet het luxe van een inwerktijd om te wennen aan het leven in de raad. Ze moeten direct belangrijke besluiten nemen die het leven van inwoners beïnvloeden. Onboarding vraagt om meer dan alleen een welkomstpakket en een introductiedag; er is een proces nodig dat begint in de pre-boarding en het nieuwe raadslid ondersteunt om verwachtingen, verplichtingen en de systemen en procedures van de raad te begrijpen.
Dit overzicht bevat praktische stappen om raadsleden voor te bereiden op hun plek in de raad en om gedisciplineerde besluitvorming te ondersteunen, evenals manieren om administratieve wrijving te verminderen die hun effectiviteit zou kunnen beperken.
Er is vaak niet veel tijd tussen verkiezingsdag en de eerste raadsvergadering voor nieuw gekozen leden. Daarom is het belangrijk een standaardproces te hebben om nieuwe raadsleden direct na hun verkiezing te betrekken en voor te bereiden op het leven in de raad. Hieronder staan enkele voorbeelden van ondersteuning die kan helpen om hen op snelheid te brengen.
Stuur een beknopt startpakket
Neem een overzicht op van de rol van de raad in begrijpelijke taal, inclusief huisregels voor vergaderingen, lokale besluitvormingscycli en een organigram met namen en foto's van het presidium, commissievoorzitters en andere belangrijke stakeholders.
Breng in kaart hoe besluiten worden genomen
De raad heeft een specifieke route voor besluitvorming en nieuwe raadsleden moeten de specifieke regels kennen voordat ze aansluiten. Als de organisatie, net als veel gemeenten en raden, de beeldvormend–oordeelsvormend–besluitvormend (BOB) cyclus gebruikt, zorg dan voor een visuele weergave van de workflow voor nieuwe raadsleden:
Beeldvormend
Oordeelsvormend
Besluitvormend
Dit verankert de routine in hun gedachten voordat ze betrokken raken bij hun raadswerk.
Geef precieze juridische informatie
Raadslid worden betekent ook voldoen aan een reeks wettelijke vereisten om taken op een conforme manier uit te voeren. Destilleer de belangrijkste elementen van wetgeving in een nauwkeurig en helder document waar het nieuwe lid naar kan verwijzen voordat het aansluit bij de raad. Dit omvat:
Secties van de Gemeentewet over vergaderingen en verantwoording
Regels van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over besluitvorming en de vereisten waaraan raden moeten voldoen
Richtlijnen van de Wet open overheid (Woo) over transparantie
Wetgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) over gegevensbescherming
Richt toegang tot vergadertools in
Geef zo vroeg mogelijk toegang tot het vergaderplatform. Dit geeft het nieuwe raadslid de kans om eerdere vergaderagenda's, notulen en besluiten te lezen om inzicht te krijgen in hoe de raad werkt.
De mogelijkheid om het platform van tevoren uit te proberen helpt het nieuwe lid te wennen aan de manier waarop het werkt en stelt hen in staat om vertrouwd te raken met functionaliteit zoals stemmen, annoteren van documenten en zoeken in de database naar relevante informatie uit eerdere vergaderingen.
Loop door de vergaderregels
Vergaderingen verlopen op een vaste manier en het is belangrijk dat nieuwe leden begrijpen hoe het proces binnen de organisatie werkt. Informeer hen over hun mandaat en de etiquette van de verschillende soorten vergaderingen.
Leg uit hoe het woord wordt gevraagd, hoeveel spreektijd wordt toegekend en hoe stemmen werkt binnen de vergadering, inclusief de stemdrempel voor het aannemen van moties. Leg ook uit hoe de raad actiepunten toewijst en hoe raadsleden rapporteren over hun voortgang.
Besluitvorming vroeg structureren
Om het nieuwe raadsleden zo gemakkelijk mogelijk te maken om te acclimatiseren, moet er een raamwerk zijn voor het vastleggen van genomen besluiten. Dit standaardiseert processen en maakt het gemakkelijk voor nieuw gekozen raadsleden om moeiteloos in hun rol te passen en impactvolle besluiten te nemen die het leven van burgers verbeteren.
Het besluit dat de raad moet nemen in één eenvoudige zin
De juridische, financiële en beleidsmatige basis
De beschikbare opties, met voor- en nadelen
De criteria die de raad moet gebruiken om te beslissen
Als er een vergaderportaal wordt gebruikt om agenda's te maken, kan direct vanuit de agenda naar aanvullende informatie worden gelinkt. Dat geeft het raadslid de mogelijkheid om de onderwerpen grondig te onderzoeken voorafgaand aan de vergadering.
Tips als er een vergaderoplossing beschikbaar is:
Wees gedisciplineerd bij het maken van agenda's, om ervoor te zorgen dat voldoende tijd wordt besteed aan de meest urgente onderwerpen.
Dit omvat:
Prioriteer de belangrijkste punten bovenaan de agenda om ervoor te zorgen dat ze eerst worden besproken en niet hoeven te worden geschrapt om tijd in te halen
Voeg realistische tijdstoewijzingen toe voor elk agendapunt en houd je daaraan. De voorzitter moet een signaal geven wanneer er nog vijf minuten zijn en het onderwerp op tijd afsluiten of een vervolgtraject voorstellen bij een andere vergadering
Overweeg het gebruik van een toestemmingsagenda om routinematige goedkeuringen in één enkel punt te groeperen, waardoor meer tijd overblijft voor debat over belangrijke zaken
Standaardiseer hoe elk agendapunt wordt afgesloten om ervoor te zorgen dat alle leden begrijpen wat is overeengekomen. De voorzitter moet het besluit en de achterliggende redenering samenvatten. Ook moet worden herhaald aan wie ze zijn toegewezen en wat de deadline is voor voltooiing. Leg dit vast in het besluitenregister op het publieke portaal om te voldoen aan de Woo-verplichtingen.
Het belang van vergadertools
Vergadertools kunnen goed bestuur ondersteunen en het nieuwe raadsleden gemakkelijker maken om effectief te onboarden. Hier zijn enkele manieren waarop nieuw gekozen raadsleden kunnen worden ondersteund met digitale tools:
Voordeel
Uitleg
Eén bron van waarheid
Het vergaderportaal slaat alle belangrijke vergaderdocumenten op voor komende en eerdere vergaderingen, met versiebeheer om ervoor te zorgen dat alle leden alleen toegang hebben tot de definitieve informatie. Dit maakt het gemakkelijker om te begrijpen wat er in het verleden is gebeurd en wat in de toekomst vereist is.
Wrijvingsloze voorbereiding
In plaats van door papieren te bladeren, kunnen leden eenvoudig zoeken naar onderwerpen van interesse om tijd te besparen bij het voorbereiden van hun input. Voor nieuwe leden helpt dit ervoor te zorgen dat ze geen punten herhalen die al vaak zijn gemaakt of suggesties doen die eerder zijn afgewezen.
Verbeterde samenwerking
Nieuwe raadsleden hebben misschien nog niet veel persoonlijk contact gehad met vaste leden, dus de mogelijkheid om samen te werken binnen het platform opent die relaties en betekent dat perifere discussie kan plaatsvinden vóór de vergadering, waardoor tijd wordt bespaard voor meer gefocust debat aan tafel.
Ondersteuning van nieuwe leden
Ook kunnen er maatregelen worden genomen die raadsleden helpen de werkdruk effectiever te beheren. Deze omvatten:
Een buddy toewijzen die normaal gesproken een ervaren raadslid is en die voor en na vergaderingen kan inchecken. Deze kan advies en suggesties bieden om nieuwe leden effectievere raadsleden te laten worden.
Vragen stellen normaliseren door een directe lijn naar een senior lid te bieden. Als nieuwe raadsleden zich comfortabel voelen om zich uit te spreken wanneer ze iets niet begrijpen, creëert dit een meer open omgeving.
Een gezonde balans beheren door nieuwe raadsleden te helpen commissies te kiezen die passen bij hun expertise.
Welzijn behouden door ondersteuning te bieden met mediatraining, stressmanagement en het omgaan met online intimidatie.
Kansen creëren voor nieuwe raadsleden om in een sociale setting samen te komen met ervaren leden. Dit helpt verbindingen op te bouwen en zorgt voor een meer samenhangend team in vergaderingen.
Conclusie
Voorbereiding is essentieel bij het onboarden van nieuwe raadsleden. Zorg voor systemen en procedures om het hen zo gemakkelijk mogelijk te maken. Bij het selecteren van digitale oplossingen moet worden gezorgd dat ze veilig en gebruiksvriendelijk zijn. Daarnaast is een publieksportaal nodig om te voldoen aan de Woo-verplichtingen. Dit maakt het mogelijk om transparantie te creëren voor burgers die inzicht kunnen krijgen in de werking van de raad.
iBabs' vergaderportaal geeft nieuwe raadsleden toegang tot een schat aan nuttige informatie over eerdere vergaderingen en besluiten. Dit helpt hen eenvoudiger samen te werken met hun nieuwe collega's. En stelt hen daarnaast in staat de toegewezen acties bij te houden zodat niets tussen wal en schip valt.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
