Heb je er wel eens bij stil gestaan, welk effect de timing van een meeting kan hebben op het resultaat? Want waarom zou je bijvoorbeeld een meeting van 11.00 tot 14.00 uur plannen? Waarschijnlijk om tijdens de lunch door te kunnen werken, en geen kostbare tijd verloren te laten gaan. Maar is dat wel zo effectief? Om te beginnen geeft het binnenbrengen van de lunch en het eten ervan veel ruis. En is de lunch achter de kiezen? Dan ligt de vergaderdip op de loer. Voor je het weet, moet je je best doen goed te focussen. En zie je ook de andere deelnemers wat onderuit zakken… Dat kan beter!
Vermijd vroege tijdstippen
In elk bedrijf heb je vroege vogels, maar ga er maar vanuit dat de meeste mensen behoorlijk ongelukkig zijn als ze ’s ochtends meteen moeten vergaderen. Het grootste deel van je collega’s werkt voor 09.00 uur het liefst de mail weg, leest stukken, of neemt de planning van de dag door. Meetings in de tweede helft van de ochtend vallen een stuk beter. Bijna iedereen is dan energieker. Bovendien is er een natuurlijke tijdslimiet voor de vergadering; tegen 12.30 uur moet er geluncht worden.
Testosterondip ideaal voor vlotte babbel
Huh? Testosteron van invloed op de kwaliteit van meetings? Ja! Als de hoeveelheid testosteron in het bloed laag is, zijn de verbale vaardigheden het sterkst. En dat is bij meetings natuurlijk heel belangrijk. Volgens onderzoekers van de Universiteit van Leeds, is de hoeveelheid testosteron het laagst tussen 15.00 en 17.00 uur. Een ideaal tijdstip dus voor meetings. En ook hier geldt: na zo’n twee uur is er een natuurlijk afrondingsmoment, omdat de meeste collega’s rond 18.00 uur thuis willen zijn.
(W)elke dag vergaderdag?
Niet alle dagen van de week zijn gunstig voor meetings. De vrijdag is bijvoorbeeld niet zo’n handige dag om te vergaderen. Veel collega’s zijn dan al bezig met de afronding van de week en part-time collega’s genieten dan vaak van een vrije (mid)dag. Werk je in een organisatie waarin klantcontact belangrijk is? Plan dan bij voorkeur geen meetings op woensdag. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de meeste deals juist op deze dag worden gesloten. Een goede dag voor sales dus!
Organisaties die buiten de ‘normale’ kantoortijden zijn geopend, zoals de horeca, plannen hun meetings natuurlijk op momenten dat er weinig of geen klanten zijn.
Kookwekker voorkomt langdradigheid
Er zijn meer factoren dan alleen het tijdstip, die van belang zijn voor de effectiviteit van meetings. Ook tijdens de vergadering, is timing belangrijk. Stel daarom per agendapunt een maximum behandeltijd vast. Door een kookwekker te zetten of het alarm van je smartphone te gebruiken, houd je collega’s die (te) lang van stof zijn in het gareel! Zo blijft iedereen beter bij de les.
Ben je op zoek naar meer tips die je helpen de effectiviteit van je meetings te vergroten? Download dan deze checklist voor effectief vergaderen.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
