Weet jij de snelste route naar een effectieve vergadering?

Er zijn veel overeenkomsten tussen in de file staan en in een ineffectieve vergadering zitten. Je wacht, kunt er niet zomaar uit en vindt eigenlijk dat je je tijd zit te verdoen.

Hoe kun je ervoor zorgen dat meetings vlot en efficiënt verlopen? Hoe vermijd je opstoppingen en omwegen? Kortom: hoe zorg je voor de snelste route naar een effectieve vergadering?

1. Bepaal je eindbestemming
   Gebruik je in je auto een navigatiesysteem zoals een TomTom of Google Maps, dan geef je eerst een eindbestemming in. Waar wil je naar toe? Datzelfde geldt voor een vergadering. De eindbestemming van een vergadering is in dit geval het doel van de vergadering. Waarvoor is de meeting en naar welke resultaten moet er worden toegewerkt? Oftewel, waar wil je naar toe?

2. Gebruik je navigatie
   Het is de formele taak van de voorzitter om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter heeft dus dezelfde rol als een navigatiesysteem. Bij navigeren in een vergadering moet je denken aan het bewaken van het doel, het regelen van de informatiestroom, het bewaken van de tijd en een juiste agenda afwikkeling.  Met andere woorden; de voorzitter moet alle ‘verkeersregels’ goed toepassen.

3. Vermijd blokkades
   Een goed navigatiesysteem signaleert wegblokkades (zoals filevorming of een wegafsluiting door onderhoudswerkzaamheden) en adviseert tijdig een alternatieve route. Vergelijkbare blokkades in een vergadering worden veroorzaakt door deelnemers die te veel uitweiden. Het is de taak van de voorzitter om chaotische gesprekken en discussies te voorkomen en de tijdsduur voor ieder agendapunt te bewaken.

4. Vermijd omwegen
   Ook al is er een duidelijke agenda, dan wil dat nog niet zeggen dat deze ook van A tot Z wordt gevolgd. Het gebeurt maar al te vaak dat er van de agenda wordt afgedwaald. Er worden zijwegen genomen waardoor er discussies ontstaan die er niet toe doen. Het is aan de voorzitter om de vergadering weer op het rechte pad te sturen.

5. Parkeer punten die niet op de agenda staan
   Ook al start de meeting op tijd en wordt elk agendapunt binnen de geplande tijd besproken. Dan kan het nog gebeuren dat de meeting uit de bocht vliegt. De wvttk en de algemene rondvraag zijn hier vaak de oorzaak van. Hier worden punten geparkeerd die niet in de meeting zelf besproken kunnen worden. Bespreek deze punten niet alsnog, maar verplaats deze punten naar een nieuwe vergadering of een andere bijeenkomst. Zo voorkom je dat je vergadering alsnog uitloopt. 

Wil je meer tips die ervoor zorgen dat jouw vergadering voortaan vlot en efficiënt verloopt. Download dan ons nieuwe e-book in 8 stappen efficiënter vergaderen.