Het stroomlijnen van vergadermanagement in de gezondheidszorg

Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van governance, mits ze effectief worden beheerd. Klachten over vergader vermoeidheid, een teveel aan vergaderingen of te lange sessies, zijn allemaal signalen dat er nog ruimte is voor verbetering. Door vergaderprocessen te optimaliseren kan er echt een inspirerende en collaboratieve omgeving worden gecreëerd, inclusief een verbeterde besluitvorming in het voordeel van jullie organisatie. 

Uit het onderzoek van iBabs over de staat van vergadermanagement zijn een aantal tekortkomingen naar boven gekomen binnen diverse gezondheidszorgorganisaties. Zo gaf slechts 35% van de deelnemers aan dat het delen van documentatie met andere vergaderleden efficiënt en makkelijk is. Daarnaast liet slechts iets meer dan de helft (53%) van alle gezondheidszorgprofessionals weten dat actiepunten ook na de vergadering een prioriteit blijven.

Deze bevindingen zijn verontrustend, aangezien veel vergaderingen binnen de zorgsector onvoorbereid verlopen en lang niet alle besluiten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit kan leiden tot minder vertrouwen in het proces en suboptimale resultaten. Dit artikel gaat in op het belang van soepel verlopend vergadermanagement binnen de gezondheidszorg, en hoe jullie dit als organisatie kunnen vertalen naar de praktijk. 

Digital illustration of communication and health monitoring, featuring speech bubbles, an ECG display, and a person icon on a digital interface.

Waarom het effectief beheren van vergaderingen binnen de gezondheidszorg zo belangrijk is

De NHS van het VK heeft een aantal richtlijnen opgesteld (inclusief een aantal ambitieuze doelen), om de ongelijkheid binnen de gezondheidszorg aan te pakken. Zo worden gezondheidszorg organisaties gedwongen rekening te houden met deze belangrijke elementen bij het ontwikkelen van een governance kader. In eigen land is er het Integraal Zorgakkoord, waarin tevens noodzakelijke veranderingen staan die hierop aansluiten, namelijk:  

  • Kwaliteitsgarantie
  • Kwaliteitsverbetering
  • Incidenten en risicomanagement

Het integreren van deze uitdagende onderwerpen is enkel mogelijk met goed gezondheidszorg vergadermanagement. Zo kan specifiek worden bepaald hoe deze veranderingen moeten worden geïmplementeerd binnen de organisatie, en welke strategieën nodig zijn om het tot een succes te brengen.

Als deelnemers van een vergadering geen toegang hebben tot de benodigde documenten, of als er geen stimulansen zijn om taken uit te voeren, wordt het een stuk moeilijker om doelstellingen te behalen. Daarnaast lopen jullie als organisatie het risico om naar doelen te streven die een veel kleinere impact hebben op de organisatie. 

Als het overkoepelende doel is om de uitkomsten voor patiënten te optimaliseren, kunnen efficiënte vergaderingen leiden tot het redden van meer levens en het verbeteren van de levenskwaliteit. Als er zoveel vanaf hangt, is het essentieel dat zorgverstrekkers kunnen garanderen dat alle verplichtingen wat betreft good governance worden nagekomen. Het stroomlijnen van vergaderingen die leiden tot het maken van betere beslissingen is dus een onmisbaar onderdeel. 

Hoe vergaderingen stroomlijnen?

Duidelijke doelen stellen

Onderzoek wat de knelpunten zijn tijdens het managen van vergaderingen. Neemt het opstellen van de agenda te veel tijd in beslag? Kunnen deelnemers tijdens vergaderingen niet online met elkaar communiceren? Worden actiepunten van vergaderingen niet uitgevoerd? Maak samen met collega’s een lijst van verbeterpunten en rangschik deze op basis van prioriteit. 

Dit zal jullie helpen bij het stellen van duidelijke doelen en het aanpakken van punten die de grootste impact hebben. Door deze focus vanaf het begin te hebben, is het makkelijker om verschil te maken. 

Probeer iBabs vandaag

iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!

Gecentraliseerde software gebruiken

Het verzamelen van alle informatie voor een vergadering per mail en andere kanalen zorgt vaak voor een rommeltje. Hierdoor raken belangrijke documenten bijvoorbeeld eerder kwijt of ontstaan er onduidelijkheden omtrent de diverse versies van een document.

Een centrale plek voor het beheer van alle informatie in de cloud maakt het veel eenvoudiger om rapporten, presentaties en dergelijke te ordenen. En ze kunnen direct worden toegevoegd aan de vergaderagenda, zodat iedereen ze snel kan vinden. Dit is veel minder belastend voor deelnemers en maakt het bijhouden van allerlei e-mails overbodig.

Illustration of an envelope with a letter and message bubbles above, symbolizing communication or digital correspondence on a light background.

Geautomatiseerde planning

De gezondheidszorg is een sector die zich razendsnel ontwikkeld, waardoor het handmatig inplannen van vergaderingen echt een uitdaging is. Denk alleen al aan rekening houden met alle individuele agenda’s van deelnemers, zodat belangrijke genodigden geen bijeenkomsten mislopen.

Het gebruik van planning software automatiseert dit proces en geeft aan welke momenten het meest geschikt zijn. Dit zorgt er niet alleen voor dat alle belangrijke deelnemers aanwezig zullen zijn om hun expertise te delen, het zorgt er ook voor dat beheerders tijd overhouden voor andere verplichtingen. 

Vergaderagenda’s tijdig voorbereiden

De kans is groot dat er tijdens jullie vergaderingen belangrijke en complexe zaken worden besproken, die van invloed zijn op het welzijn van jullie patiënten en de gemeenschap. Het is daarom extra belangrijk dat deelnemers de onderwerpen die worden besproken van tevoren bekijken, zodat ze de tijd hebben om onderzoek te doen en vragen te bedenken. 

Een van de manieren om dit mogelijk te maken, is ervoor zorgen dat iedereen tijdig toegang heeft tot de vergaderagenda

Tijdens het voorbereiden van meetings is het belangrijk om duidelijke en gestructureerde agenda’s op te stellen. Inclusief het toevoegen van bijlagen, zodat deelnemers meer informatie hebben over de onderwerpen. Zo kunnen ze alles echt grondig onderzoeken en goed geïnformeerd aan de vergadering deelnemen. 

Het is belangrijk dat de vergaderonderwerpen specifiek genoeg zijn en niet gaan over algemene onderwerpen. Dit maakt het doen van gericht onderzoek voorafgaand aan de vergadering namelijk makkelijker. Zorg er tevens voor dat er voldoende tijd wordt toegewezen aan ieder onderwerp en dat men zich tijdens het vergaderen aan deze realistische tijdvensters houdt, zodat de vergadering niet uitloopt. 

De juiste deelnemers verzamelen

Denk na over het doel van de meeting en de onderwerpen die hierbij horen, zodat de juiste deelnemers kunnen worden uitgenodigd. Vraag enkel personen die waarde toevoegen aan de vergadering en wiens input onmisbaar is tijdens discussies.

Als jullie mensen uitnodigen die niet de juiste ervaring of kennis hebben, kan dit ervoor zorgen dat de vergadering geen focus heeft (denk aan het aandragen van irrelevante informatie). Aan de andere kant is het onnodig om waardevolle tijd te vragen van leden over onderwerpen die niet op hen van toepassing zijn. Dit kan het vertrouwen wegnemen en er zelfs toe leiden dat zij in de toekomst minder betrokken zijn bij jullie vergaderproces, zelfs als hun mening er dan wel uitdrukkelijk toe doet.

Vergaderingen die bestaan uit een selecte groep van relevante deelnemers zijn efficiënter en meer gefocust. 

Samenwerken in real-time

In Nederland geldt er sinds september 2022 het Integraal Zorgakkoord, waarin onder andere staat dat een nog betere samenwerking noodzakelijk is. Dit geldt zowel voor zorgmedewerkers binnen verschillende organisaties, als onderling. De mogelijkheid om op een eenvoudige manier samen te kunnen werken is dus essentieel voor het behalen van betere resultaten.

Mogelijkheden aanbieden zodat deelnemers kunnen samenwerken aan documenten voordat de vergadering van start gaat, zal helpen om de agenda vorm te geven en agendapunten te bedenken die moeten worden besproken. Het stimuleert tevens een betere voorbereiding en betrokkenheid, want goede onderlinge werkrelaties leiden uiteindelijk tot een efficiëntere besluitvorming. 

Verslagleggen en archiveren van meetings

Het is vaak prettig om terug te kunnen grijpen naar eerdere vergaderingen, denk aan een bepaald besluit of stemming. Dit is waarom heldere en beknopte notulen essentieel zijn. Zij zorgen voor het vastleggen van discussiepunten, besluiten en actiepunten. Door de notulen op te slaan in een database, zoals het iBabs meeting portal, kun je zoeken op trefwoord. Zo weet je precies wanneer en tijdens welke vergadering een onderwerp is besproken.

Wat betreft de naleving en audits, is het verstandig om alle informatie er snel bij te kunnen halen. Alleen al om aan te tonen dat jullie organisatie de nodige stappen heeft genomen, en heeft gehandeld in het beste belang van de patiënten en de gemeenschap. 

Heldere vervolgstappen en het monitoren van de voortgang

Besluiten die tijdens vergaderingen worden genomen doen er niet meer toe als ze niet worden uitgevoerd. Dit is waarom het toewijzen van actiepunten zo ontzettend belangrijk is, wat begint met het opnemen van deze informatie in de notulen. Noteer dus wie verantwoordelijk is voor welke taak en wat de bijbehorende deadline is. 

Dit stimuleert het verantwoordelijkheidsgevoel onder leden en door de voortgang te volgen worden er meer taken tijdig omgezet in acties. Wat uiteindelijk het doel is van vergaderingen en ervoor zorgt dat ze de moeite waard zijn.

A historic street scene features people walking near the Brandenburg Gate in Berlin, surrounded by vibrant autumn foliage and cloudy skies.

Compliance en punten van aandacht

Vergadermanagement binnen de gezondheidszorg gaat gepaard met een aantal unieke punten van aandacht, die moeten worden meegenomen tijdens het proces. Waaronder:

  • Rekening houden met de privacy van patiënten tijdens besprekingen. Omdat vergaderingen worden vastgelegd als onderdeel van de audit trail, is het belangrijk om te weten welke informatie wel en niet mag worden onthuld. Evenals het bewaren van dit soort gegevens volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018. Indien er gesprekken plaatsvinden met derde partijen, dient er een oplossing te zijn om kwesties te bespreken zonder dat er overtredingen plaatsvinden. 
  • Het beleid volgen omtrent het vastleggen van vergaderingen. Het vastleggen van vergaderingen voor de organisatie zelf, voor audits en in verband met de wettelijke verplichting. Zodat informatie snel kan worden teruggepakt en om sancties te voorkomen. 
  • Ethische overwegingen tijdens klinische discussies. Het welzijn van de patiënt moet altijd het ultieme doel zijn, waarbij besluiten dienen te worden genomen zonder vooroordelen en tegenstrijdige belangen. Er dient een raamwerk te zijn voor het omgaan met ethische dilemma's, het bevorderen van transparantie en het afleggen van verantwoording tijdens het gehele proces.

Uitdagingen

UitdagingOplossingen
TijdslimietenBedenk het ideale aantal punten voor de vergaderagenda. Rangschik de punten op het belang dat ze hebben voor de organisatie en haar patiënten. Stel tijdslimieten in per discussie en vraag de voorzitter om deze strikt te volgen. 
De balans vinden tussen administratieve en medische prioriteitenNodig enkel leden uit voor meetings die onmisbaar zijn, zodat andere teamleden tijd hebben om de overige taken uit te voeren. Gebruik een gezondheidszorg vergaderportaal voor het stroomlijnen van het vergadermanagement, zodat dit proces administratieve teamleden minder tijd kost.
Samenwerking ten alle tijde verzekeren Zorg dat er open communicatiekanalen beschikbaar zijn, waar deelnemers zelfs buiten vergaderingen om kunnen samenwerken. Hoe meer mogelijkheden ze hebben voor het delen van ideeën, hoe efficiënter jullie meetings zullen worden.
Gegevens en privacy kwesties Zorg dat alle compliance maatregelen in orde zijn, zoals veilige communicatiekanalen met robuuste toegangscontroles. Zodat alle gevoelige informatie beveiligd is en enkel kan worden ingezien door bevoegde zorgmedewerkers. Zorg ook dat er een veilig document management systeem is en enkel patiënten met de juiste autorisatie (privé)gegevens kunnen opvragen.
Vergader vermoeidheid voorkomenVraag enkel betrokkenen die iets bijdragen aan een discussie om deel te nemen aan een meeting, zodat werknemers niet overladen worden met vergaderingen. Houd vergaderingen kort en bondig, zodat de uitkomsten en actiepunten voor iedereen duidelijk zijn.

FAQ’s

Wat zijn de beste tools voor het managen van virtuele meetings in de gezondheidszorg?

Een board portal inclusief de mogelijkheid voor videovergaderen zorgt ervoor dat alle deelnemers kunnen meedoen aan een vergadering (zelfs als ze niet fysiek aanwezig kunnen zijn). Het is aangeraden om voor een oplossing te kiezen waarbij online stemmen mogelijk is, vanwege de maximale veiligheid die dit met zich meebrengt en voorkom het gebruik van apps van derde partijen, aangezien deze het risico op datalekken vergroten. Het is een pré als medewerkers via jullie gekozen oplossing ook gelijktijdig kunnen samenwerken aan documenten, die worden opgeslagen in de cloud.

Hoe kunnen gevoelige patiëntgegevens worden beschermd tijdens meetings?

Het beperken van toegang door onbevoegd personeel, via veilige log-in gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot gevoelige informatie. Evenals het anonimiseren van gegevens als er samen wordt gewerkt met overige betrokkenen, zodat er uiteindelijk geen informatie wordt vrijgegeven over iemands identiteit.

Conclusie

Het stroomlijnen van vergadermanagement binnen de gezondheidszorg is essentieel voor het besparen van tijd, zodat jullie medewerkers betere beslissingen kunnen nemen en deze kunnen realiseren in de praktijk. Efficiënte vergaderingen zullen jullie organisatie dus helpen bij het verbeteren van de resultaten voor patiënten. De tijd die door teamleden wordt besteed aan vergaderingen creëert op deze manier namelijk echt een meerwaarde, van een verbeterde dienstverlening tot optimale resultaten.

Het gebruik van iBabs voor het voorbereiden van vergaderingen helpt jullie om dit te bereiken. Door middel van beveiligde toegangscontrole, gestroomlijnde agenda’s, templates voor notulen, video vergaderen, online stemmen, en het opslaan en samenwerken aan documenten in de cloud. Plus de mogelijkheid om de voortgang en voltooiing van actiepunten op te volgen. Vraag vandaag een iBabs demo aan

Referenties en meer leesvoer

Related posts