Inzichten van governance expert Laura Higgins FCG over effectieve communicatie met leidinggevenden en bestuursleden
In de snelle zakenwereld van vandaag de dag staan governance professionals voor de uitdagende taak om de communicatie tussen uitvoerende teams en besturen te overbruggen. Het voeren van deze gesprekken waarbij veel op het spel staat vereist vaardigheid, voorbereiding en emotionele intelligentie. Laura Higgins FCG, oprichter en directeur van The CoSec Coach, heeft meer dan 20 jaar ervaring in leidinggevende bestuursfuncties binnen FTSE100 en FTSE250 organisaties om licht te werpen op dit kritieke aspect van bestuurswerk.
Als gerespecteerd governance professional en Fellow van het Chartered Governance Institute UK & Ireland heeft Laura haar carrière gewijd aan het vergroten van de impact en waarde van het governance vak. Twee jaar geleden richtte ze The CoSec Coach op om de waarde van governance te verhogen, omdat ze inzag dat governancefuncties en -organisaties dit cruciale aspect van de bedrijfsvoering veel beter voor het voetlicht konden brengen.
Perspectieven van directieleden en bestuursleden begrijpen
Effectieve communicatie met senior leiders begint met het begrijpen van hun unieke perspectieven en prioriteiten. Leidinggevenden en leden van de raad van bestuur werken met veeleisende agenda's en balanceren strategisch overzicht met tactische operaties. Ze zijn van nature strategische denkers, die zich vooral bezighouden met de prestaties van de organisatie, groei en people management. Governance professionals moeten daarom hun communicatie nauw afstemmen op deze belangen van de leidinggevenden om effectief de aandacht te trekken en actie te stimuleren.
Wanneer je communiceert met senior executives is het essentieel om hun focus op de strategie en operationele gebieden van het bedrijf te herkennen. "Ze bewegen heel snel, ze zijn heel wendbaar en duidelijk mensgericht," merkt Laura op. "Ze willen hun tijd zo efficiënt mogelijk besteden."
Leden van de raad van bestuur houden daarentegen een bredere toezichtfunctie en richten zich sterk op governance, risicobeheer en verantwoording. Ze hechten veel waarde aan gedetailleerde, accurate en beknopte informatie waarmee weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen en risico's kunnen worden beperkt. Het erkennen en in evenwicht brengen van deze verschillende prioriteiten vormt een hoeksteen van effectieve bestuurscommunicatie.
Zoals Laura zegt: "Ze maken [allebei] deel uit van hetzelfde team, maar ze hebben elk heel verschillende prioriteiten." De rol van de governance professional is om een weg te vinden door deze verschillende perspectieven, wat alleen kan worden bereikt door begrip en het opbouwen van relaties.
Belangrijkste principes voor effectieve communicatie
Volgens Laura vereist effectief communiceren met senior leiders een zorgvuldige voorbereiding en een strategische aanpak. Een van de grootste uitdagingen is het vangen en vasthouden van hun aandacht. Laura raadt aan om de communicatie rond drie kernelementen te structureren:
- Inhoud - Waarover je wilt praten
- Intentie - Wat je wilt dat het publiek met de informatie doet
- Kernboodschap - De headline of "en wat" factor
Duidelijkheid en beknoptheid zijn uiterst belangrijk in de communicatie met leiders. Als je je punt kunt benadrukken en effectief kunt uitdrukken in slechts drie zinnen, zul je onmiddellijk de aandacht trekken - omdat je publiek precies weet welke actie het moet ondernemen.
Andere belangrijke principes zijn:
- Vermijd excuses. Beginnen met "Het spijt me, ik weet dat je het erg druk hebt" zorgt er meteen voor dat de aandacht afdwaalt.
- Kies het juiste kanaal. Overweeg of e-mail, telefoon of een persoonlijk gesprek het meest geschikt is.
- Gebruik duidelijke taal. Vermijd jargon dat je publiek zou kunnen misleiden.
- Let op de opmaak. Gebruik witruimte, opsommingstekens en duidelijke kopjes om geschreven communicatie scanvriendelijk te maken.
- Stel duidelijke antwoordtermijnen op. Wees duidelijk over wanneer je een antwoord nodig hebt.
Voorbereiden op moeilijke gesprekken
Als het aankomt op het voeren van uitdagende gesprekken met senior leiders, is voorbereiding van het grootste belang. Laura raadt aan om altijd de tijd te nemen om "te pauzeren en je voor te bereiden" voordat je begint aan een gesprek waar veel op het spel staat.
Een proactieve benadering houdt in dat je anticipeert op vragen of tegenwerpingen die zouden kunnen ontstaan en dat je beknopte, feitelijke antwoorden ontwikkelt. Governance professionals moeten een duidelijk begrip hebben van de informatie die ze krijgen, inclusief de bredere context en de onderliggende implicaties.
Laura geeft een persoonlijk voorbeeld van een keer dat ze zonder goede voorbereiding een document moest laten ondertekenen door een CEO. "Ik had het gevoel dat mijn toenmalige manager me erin had geluisd om te falen," herinnert ze zich. De CEO stelde basale maar cruciale vragen: "Wat onderteken ik?" en "Waarom moet het nu gebeuren?". Deze ervaring versterkte voor haar dat "je voorbereid moet zijn op deze gesprekken, ongeacht je rol."
Laura adviseert om op pushback te reageren met empathie en raadt je aan om het standpunt van de ander openlijk te erkennen, zodat die zich gehoord en begrepen voelt. Door hun zorgen te parafraseren kun je je begrip bevestigen en een consensus bevorderen. Ze benadrukt ook hoe belangrijk het is om het perspectief te behouden - je te herinneren dat de meeste situaties geen kwestie van leven of dood zijn. Zelfs als je een fout maakt, is het onwaarschijnlijk dat het je je baan kost. Als je deze momenten met vertrouwen en integriteit benadert, suggereert Laura, zal dat je veerkracht aanzienlijk versterken.
Effectieve vergaderagenda's maken
Het ontwikkelen van effectieve vergaderagenda's is een ander cruciaal aspect van executive communicatie. Goed gestructureerde agenda's verbeteren de productiviteit en focus van discussies op hoog niveau aanzienlijk.
Laura stelt voor om planners te gebruiken om komende vergaderingen effectief te organiseren en erop vooruit te lopen. Ze wijst erop dat een groot deel van de voorbereiding achter de schermen gebeurt, zodat onderwerpen grondig worden overwogen voordat ze bij senior leiders terechtkomen.
Haar aanpak houdt in:
- Ruim van tevoren plannen. Twee weken voor de vergadering de agenda afspreken is waarschijnlijk niet handig voor de mensen die papieren moeten schrijven.
- De belangrijkste belanghebbenden vroeg betrekken. Het is essentieel dat al je belangrijkste belanghebbenden op hetzelfde moment deelnemen aan hetzelfde gesprek en dat de agenda een paar dagen van tevoren naar hen wordt verstuurd.
- Samenwerken verfijnen. De conceptagenda waarmee je bent begonnen is niet de agenda die je aan het eind van het proces bereikt.
- Feedback verzamelen. Neem na vergaderingen even de tijd om na te denken en feedback te verzamelen, stel zelfs maar vijf minuten voor om vragen te stellen als: "Hebben we de kwaliteit bereikt waar we naar streefden?" of "Hebben we de juiste informatie gehad?".
Laura benadrukt dat de voorbereiding van vergaderingen een proces van voortdurende verbetering is dat voor verdere efficiëntie kan zorgen.
Aanbevelingen voor effectievere communicatie
Op basis van Laura's inzichten zouden bestuursprofessionals die hun communicatie met senior leiders willen verbeteren, het volgende moeten overwegen:
- Eerst relaties opbouwen. Hoe meer tijd je met hen kunt doorbrengen, hoe beter het wordt. Want frequentie, als je zegt dat de communicatiestroom, het overbrengen van die moeilijke boodschappen eigenlijk gemakkelijker wordt.
- Het juiste communicatiekanaal kiezen. Het kan vaak 10 minuten duren om een echt goede e-mail op te stellen, terwijl je eigenlijk een gesprek van 30 seconden aan de telefoon zou kunnen voeren en veel sneller tot een situatie zou kunnen komen.
- Een diplomatieke benadering van bemiddeling. Bij spanningen tussen het bestuur en leidinggevenden raadt Laura aan om de rol van diplomaat aan te nemen door beide kanten van het hek te begrijpen en echt te begrijpen wat ze allebei proberen of nastreven en waarom dat niet gebeurt.
- Mensen ontmoeten waar ze zijn - Als je te maken hebt met verschillende comfortniveaus rond technologie of andere voorkeuren, raadt Laura aan "ze te ontmoeten waar ze zijn, waar ze ook zijn op hun reis" in plaats van te proberen verandering af te dwingen.
Conclusie
Effectief communiceren met senior leiders gebeurt niet per ongeluk; het vereist opzettelijkheid, voorbereiding en oefening. Zoals Laura opmerkt: "Iedereen moet het gevoel hebben dat hij belangrijke boodschappen kan overbrengen aan deze groepen mensen, zowel senior managers als directieleden. Uiteindelijk zijn het gewoon mensen. Het is dus van cruciaal belang dat je van meet af aan duidelijk bent over wat je wilt."
Door de verschillende perspectieven van bestuurders en directieleden te begrijpen, de principes van effectieve communicatie te beheersen, zich grondig voor te bereiden op moeilijke gesprekken en een strategische aanpak te hanteren bij het voorbereiden van vergaderingen, kunnen governance professionals hun impact en effectiviteit aanzienlijk vergroten.
Dit artikel is gebaseerd op een webinar van iBabs met Laura Higgins FCG, oprichter en directeur van The CoSec Coach, een adviesbureau dat zich richt op het transformeren van governancefuncties door middel van coaching en training. Laura is Fellow van het Chartered Governance Institute UK & Ireland en heeft meer dan 20 jaar ervaring in leidinggevende bestuursfuncties bij FTSE100 en FTSE250 organisaties.
