Toegankelijk bestuur: Barrières doorbreken om je bestuur te versterken

Dit artikel is gebaseerd op het webinar "Toegankelijk bestuur:How to strengthen your board" webinar, geleverd in samenwerking tussen NCVO en iBabs.

In een klimaat waarin 60% van de besturen van liefdadigheidsinstellingen momenteel vacatures heeft, is het nog nooit zo belangrijk geweest om het bestuur toegankelijker te maken. Tijdens een recent webinar in samenwerking met iBabs deelde Sally Stephens, lead governance consultant bij NCVO, waardevolle inzichten over hoe organisaties bestuursprocessen kunnen vereenvoudigen, complexiteit kunnen verminderen en trustees meer zeggenschap kunnen geven.

Waarom toegankelijk bestuur belangrijk is

Bestuur is van fundamenteel belang om organisaties effectief te leiden. Zoals Stephens benadrukte: "Zonder goed bestuur in onze organisaties kunnen we eenvoudigweg niet vooruit." Toch worstelen veel goede doelen met het laagdrempelig en inclusief maken van deze belangrijke leiderschapsfunctie.

Drie dwingende redenen maken toegankelijk bestuur essentieel:

1. Het is fundamenteel voor organisatorisch leiderschap. Governance biedt de rails en structuren die organisaties nodig hebben om effectieve beslissingen te nemen en vooruitgang te boeken.
2. Diverse besluitvorming levert betere resultaten op. "We hebben baat bij beslissingen die worden genomen door diverse groepen mensen," merkte Stephens op, waarbij hij benadrukte dat Britse bestuursnormen collectieve besluitvorming vereisen.
3. Besturen worstelen met het invullen van functies. Uit recent onderzoek van NCVO blijkt dat 60% van de besturen van goede doelen minstens één vacature heeft, waarbij 80% van de micro-karitatieve instellingen meldt dat dit tekort aan vrijwilligers de ontwikkeling van hun organisatie belemmert. Een aanzienlijk deel van deze vacatures blijft langer dan zes maanden open.

Barrières voor bestuur slechten

Verschillende barrières kunnen mensen ervan weerhouden om betrokken te raken bij het bestuur van goede doelen:

De misvatting over complexiteit

Velen zien bestuur als administratief, bureaucratisch en complex. "Anciënniteit hoeft niet gelijk te staan aan complexiteit," zei Stephens, "en een hoog niveau moet geen barrière opwerpen voor mensen die misschien niet op dat niveau werken in hun dagelijkse baan of in de rest van hun leven."

Gebrek aan bekendheid met liefdadigheidsstructuren

Veel mensen, zelfs degenen die in de liefdadigheidssector werken, zijn niet bekend met hoe besturen van liefdadigheidsinstellingen functioneren. Dit gebrek aan kennis vormt een onmiddellijke belemmering bij het werven van nieuwe bestuurders.

Jargon en specifiek taalgebruik

De bestuursruimte is gevuld met terminologie die elders niet algemeen wordt gebruikt. "Trustee' is een woord dat elders niet echt bestaat," merkte Stephens op, en hij voegde eraan toe dat acroniemen als SORP (Statement of Recommended Practice) en SODA (Scheme of Delegated Authority) nieuwkomers van zich kunnen vervreemden.

Brede beslissingsonderwerpen

Het besturen van liefdadigheidsinstellingen omvat een uitgebreide reeks onderwerpen - van HR en financiën tot programmaontwikkeling en marketing. "Het komt zelden voor dat iemand een bestuursfunctie binnenstapt, zelfs niet de meest gekwalificeerde mensen, die zich echt deskundig voelen in alle onderwerpen die we moeten behandelen," legt Stephens uit.

Bestuur toegankelijker maken: Kernprincipes

Om het bestuur inclusiever en toegankelijker te maken, schetste Stephens een aantal belangrijke principes:

Focus op goede besluitvorming

In de kern gaat bestuur over het nemen van goede beslissingen, niet over bureaucratie, hokjes aankruisen of administratie. "Als je merkt dat er zoveel hokjes zijn om aan te kruisen, zoveel hoepels om doorheen te springen, dat je er eigenlijk niet in slaagt om mensen erbij te betrekken en het moeilijk voelt om een beslissing te nemen... dan betekent dat waarschijnlijk dat je bestuur niet zo toegankelijk is als het zou kunnen zijn," adviseert Stephens.

Beschikbare richtlijnen gebruiken

Er zijn waardevolle, eenvoudige richtlijnen beschikbaar om organisaties te helpen hun bestuur te versterken en tegelijkertijd toegankelijk te houden:

• De Charity Commission biedt gidsen van vijf minuten (zowel op video als op papier) waarin de basisprincipes van goed bestuur worden uitgelegd.
• De Charity Governance Code biedt een model voor goede praktijken, met verschillende niveaus voor organisaties van verschillende grootte.
• NCVO's Governance Wheel helpt besturen bij het beoordelen van hun prestaties ten opzichte van het raamwerk van de Charity Governance Code.

Tijdbesparende tools implementeren

Het gebruik van digitale hulpmiddelen kan de efficiëntie van het bestuur aanzienlijk verbeteren. "Je kunt een aantal echt eenvoudige en simpele tools gebruiken om het besluitvormingsproces binnen je organisatie te vereenvoudigen," legt Jonathan Bennett van iBabs uit.

Deze hulpmiddelen kunnen helpen bij:

• Logistiek beheer van vergaderingen
• Papieren tijdig delen
• Veilig documenten verspreiden
• Resultaten van vergaderingen vastleggen
• Acties en beslissingen bijhouden

Bouwen aan meer diverse besturen

Nu 80% van de besturen van liefdadigheidsinstellingen vacatures heeft, zijn veel organisaties op zoek naar strategieën om nieuwe trustees te werven. Stephens stelt verschillende benaderingen voor:

Maak gebruik van gespecialiseerde netwerken

Er bestaan verschillende organisaties die goede doelen helpen in contact te komen met potentiële trustees met verschillende achtergronden:

• De Young Trustees Movement stimuleert mensen onder de 30 om trustees te worden.
• Action for Trustee Racial Diversity helpt organisaties in contact te komen met mensen met verschillende etnische achtergronden

Deel kansen op grote schaal

"We hebben in de sector de neiging om nog steeds te werven via netwerken," merkte Stephens op, "en in veel opzichten vermindert dat de toegang tot bestuur, omdat het afhankelijk is van mensen die deel uitmaken van die netwerken."

In plaats daarvan raadt ze aan:

• Open, transparante wervingsprocessen creëren
• Op grote schaal adverteren, ook op je website
• Kansen delen via meerdere netwerken - werkconnecties, vrienden, familie - en hen vragen om verder te delen

Een effectief wervingsproces opbouwen

Het is essentieel om een duidelijk proces te hebben voordat je begint met werven. Stephens raadt aan om te kijken naar bronnen zoals de Reach Volunteering wervingscyclus, waarin de stappen worden beschreven die nodig zijn om kandidaten van sollicitatie tot introductie te begeleiden.

Bestuursvergaderingen effectiever maken

Bestuur kan pas echt toegankelijk zijn als de bestuursvergaderingen zelf zo gestructureerd zijn dat goede besluitvorming mogelijk is:

Effectief voorbereiden

Bennett benadrukte het belang van het delen van informatie: "Als je wilt dat mensen zich effectief voorbereiden, denk ik dat het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je informatie tijdig en op een toegankelijke manier deelt."

Dit kan zijn:

• Beknopte samenvattingen maken van lange documenten
• Ervoor zorgen dat documenten beschikbaar zijn in toegankelijke formaten
• Ervoor zorgen dat informatie toegankelijk is op mobiele apparaten

Structureer agenda's duidelijk

Stephens stelde voor om agenda's zo te structureren dat duidelijk wordt aangegeven wat er voor elk punt nodig is:

• Welke punten moeten worden besproken
• Die beslissingen nodig hebben
• Die alleen ter informatie zijn

"Als in elk document... de actie je bovenste regel kan zijn, 'actie voor dit document: dat nieuwe gezondheids- en veiligheidsbeleid goedkeuren', dan betekent dat eigenlijk dat bestuurders die minder tijd hebben, misschien naar de eerste pagina van elk document bladeren en zeggen: 'goed, hier is de actie om het gezondheids- en veiligheidsbeleid goed te keuren'."

Verschillende expertise erkennen

Niet elke bestuurder hoeft elk onderwerp grondig te kennen. "Ik denk niet dat bestuurders altijd elk artikel hoeven te lezen," merkte Stephens op, en stelde voor dat bestuurders zich richten op gebieden waar ze expertise in hebben of waar wettelijke verantwoordelijkheden bij betrokken zijn.