Deze inzichten werden gedeeld door Lucy Brazier tijdens het recente iBabs webinar, The Dynamics of Organising Meetings.
Volgens Harvard Business Review besteden leidinggevenden ongeveer 23 uur per week aan vergaderingen en helaas wordt de helft van die tijd beschouwd als verspilde tijd. Deze ontnuchterende statistiek maakt duidelijk dat organisaties het beheer van vergaderingen dringend moeten herzien. Cruciaal is dat de macht om deze kostbare inefficiëntie te veranderen bij één persoon ligt - de executive assistant.
Lucy Brazier OBE, auteur van de bekroonde Modern Day Assistant en CEO van Marcham Publishing, verdedigt het idee dat assistenten de ultieme bewakers zijn van de productiviteit van leidinggevenden. Dit artikel gaat in op de praktische inzichten die Lucy deelde tijdens een webinar georganiseerd door iBabs. Dit is wat ze zegt over hoe assistenten agenda's strategisch kunnen beheren, vergaderingen kunnen optimaliseren en uiteindelijk de productiviteit en het welzijn van managers kunnen verhogen.
De ware rol van de assistent in het beheren van agenda's van leidinggevenden
De rol van een assistent gaat veel verder dan de traditionele administratieve taken. Lucy positioneert assistenten stevig als essentiële poortwachters van tijd in plaats van poortwachters van mensen:
"De rol van de assistent, de reden dat een organisatie een assistent in dienst heeft, is om ervoor te zorgen dat elk uur van de tijd van hun leidinggevende optimaal wordt besteed. Een assistent is eigenlijk een poortwachter van tijd; ze zijn geen poortwachter van mensen."
Door zich expliciet te richten op het beschermen van de tijd van hun leidinggevenden, bieden assistenten een immense waarde, door ervoor te zorgen dat vergaderingen die worden bijgewoond noodzakelijk en productief zijn en afgestemd op de prioriteiten van de organisatie. Tijdsbesparing staat direct gelijk aan financiële besparingen, een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien wanneer vergaderingen terloops worden gepland.
De kracht van toegang tot één agenda
Om de agenda van een leidinggevende effectief te beheren, adviseert Lucy dat de assistent exclusieve toegang moet hebben tot hun agenda. Als te veel mensen privileges hebben, worden vergaderingen ongecontroleerd vermenigvuldigd, waardoor de assistent minder goed in staat is om de tijd strategisch te beheren:
"Je weet dat het een chaos is als je intern allerlei mensen hebt die denken dat ze vergaderingen met de leidinggevende nodig hebben en die maar wat naar de kalender gooien. De assistent kan die tijd niet effectief beheren."
Voordelen van exclusieve toegang tot de assistent-kalender:
- Verbetert de productiviteit en focus van leidinggevenden
- Vermindert onnodige planningsdiscussies
- Duidelijke prioriteiten stelt bij inkomende vergaderverzoeken
- Minimaliseert verspilling van organisatorische middelen
Effectief roosteren met prioriteitssystemen implementeren
Lucy raadt een eenvoudig maar krachtig prioriteitssysteem aan om vergaderverzoeken te stroomlijnen. Onder e-mailhandtekeningen communiceert een discreet prioriteitnummer (van één tot vijf) direct de urgentie en het belang van een vergadering:
- 1: Onmiddellijke planning (vandaag/ morgen)
- 2-3: Plan binnen de huidige week
- 4-5: Lage prioriteit - plannen wanneer het uitkomt of noodzaak heroverwegen
Deze methode voorkomt verwarring, communiceert snel urgentie en stelt assistenten in staat om weloverwogen planningsbeslissingen te nemen zonder herhaalde gesprekken.
iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!
Kleurcodering en driemaandelijkse tijdscontroles
Door vergaderingen te coderen op type - intern virtueel, intern persoonlijk, klantgerelateerd of persoonlijk - kunnen assistenten effectieve tijdaudits uitvoeren. Deze kwartaaloverzichten laten visueel zien hoe leidinggevenden hun tijd besteden, zodat duidelijk wordt of de tijdsindeling overeenkomt met de strategische bedrijfsprioriteiten.
| Type bijeenkomst | Voorbeeld kleur |
| Intern Virtueel | Blauw |
| Intern Persoonlijk | Groen |
| Klantgerelateerd | Paars |
| Persoonlijk/welzijn | Geel |
Lucy benadrukt de strategische impact van deze methode:
"De meeste leidinggevenden zullen je vertellen dat ze veel liever veel minder interne vergaderingen zouden houden en veel meer naar klanten toe zouden gaan. Met kleurcodering volgen ze of ze op hun plek zitten."
Assistenten die gewapend zijn met deze gegevens kunnen hun leidinggevenden proactief begeleiden en ervoor zorgen dat vergaderingen overeenkomen met zakelijke doelen in plaats van met gewoontes of verplichtingen.
Beheer vergaderingen door duidelijke regels en verwachtingen
Vergaderingen worden pas productief als ze volgens duidelijke regels verlopen. Lucy identificeert drie essentiële activiteiten die elke vergadering zou moeten omvatten:
"Vergaderingen moeten gaan over bespreken, beslissen en delegeren. Als het die drie dingen niet doet, is het een e-mail."
Bovendien raadt Lucy assistenten aan om deze richtlijnen strikt toe te passen:
- Zorg van tevoren voor duidelijke agenda's en noodzakelijke documentatie.
- Identificeer besluitvormers duidelijk in uitnodigingen voor vergaderingen.
- Beperk de aanwezigen strikt tot degenen die direct moeten bijdragen (idealiter minder dan acht deelnemers).
- Definieer expliciete actiepunten, verantwoordelijke partijen en deadlines.
Het invoeren van dergelijke gedisciplineerde werkwijzen voorkomt verspilde uren in ineffectieve vergaderingen en verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden, zodat deelnemers precies weten waarom ze deelnemen.
Timeboxing: Het ultieme hulpmiddel voor productiviteit
Lucy introduceerde het concept van timeboxing, waarvan ze ontdekte dat het een transformerende productiviteitstool is. Het houdt in dat je alle dagelijkse activiteiten in vaste blokken plant, van vergaderingen tot persoonlijk welzijn. Lucy vertelt:
"Je werk als assistent gaat over het beheren van hun tijd. Maar het gaat ook over het beheren van het ritme van hun leven en ervoor zorgen dat ze op hun productiefst zijn, dat ze geen burn-out krijgen en dat hun geestelijke gezondheid goed is."
| Tijd | Taak/gebeurtenis |
| 08:00-08:30 | Lopen naar je werk |
| 08:30-09:00 | Dagelijkse agenda & e-mails bekijken |
| 09:00-09:30 | Voorbereiding teambijeenkomst |
| 09:30-10:30 | Teamvergadering |
| 10:30-10:50 | Pauze/overdenking |
Time boxing zorgt ervoor dat leidinggevenden beloofde taken op tijd afronden, mentaal helder blijven en stress door voortdurende back-to-back verplichtingen vermijden. Dit zorgt voor een gezonder, duurzamer werk-privé ritme.
Assistenten als strategische partners
Lucy pleit er sterk voor om assistenten niet te beperken tot het maken van notulen. In plaats daarvan wijst ze op voorbeelden als Helen Clarke, assistente van Sir Richard Branson, die vergaderingen bijwoont als een strategische partner in plaats van alleen maar als notulist. Clarke houdt proactief afspraken bij, observeert lichaamstaal voor onuitgesproken zorgen en zorgt ervoor dat taken direct worden genoteerd en opgevolgd.
Door de dynamiek van vergaderingen te observeren en te interpreteren, worden assistenten vitale partners die dieper zakelijk inzicht verschaffen, op problemen anticiperen en een strategische bijdrage leveren. Lucy benadrukt de krachtige impact van assistenten die volledig aanwezig zijn:
"Assistenten die denken dat ze niet machtig zijn, hebben het zo mis. Een assistent heeft de macht om een middelmatige manager uitzonderlijk te maken."
Natuurlijk gaat de rol van de assistent veel verder dan het organiseren van de vergadering of het bijwonen ervan. Er is veel dat ze achteraf kunnen doen. Bijvoorbeeld, het gebruik van een eenvoudig scoresysteem (van 1 tot 5) kan hen helpen om te beoordelen hoe waardevol elke vergadering is voor de leidinggevende. Consequent lage scores duiden op vergaderingen die geen waarde toevoegen, zodat assistenten ze proactief kunnen beheren of elimineren.
Organisaties kunnen de efficiëntie van assistenten verder maximaliseren door routinetaken te delegeren aan technologie of AI. Zo kunnen ze effectiever bijdragen en kunnen organisaties hun talenten optimaal benutten.
Conclusie
Assistenten spelen een cruciale rol bij het opnieuw vormgeven van de productiviteit van organisaties. Door agenda's strategisch te beheren, goede afspraken te maken en productiviteitsmethoden als kleurcodering en time boxing toe te passen, kunnen assistenten de effectiviteit van leidinggevenden aanzienlijk verbeteren.
Lucy Brazier vat het transformerende potentieel van assistenten treffend samen:
"Een assistent heeft het vermogen om een middelmatige manager uitzonderlijk te maken."
Door deze strategieën te omarmen besparen organisaties niet alleen kostbare tijd, maar kweken ze ook gelukkiger, gezondere leidinggevenden die hun teams effectiever leiden.
Als je repetitieve taken wilt elimineren en het gemakkelijker wilt maken om alle documentatie op orde te houden, dan kan iBabs je helpen. Met end-to-end vergaderbeheer en workflowautomatisering is het de enige oplossing die alles samenbrengt.
