Loop niet meer achter je mailbox aan

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Zero Mail of Inbox Zero is een term die je vaak hoort: geen e-mail. Zero Mail geeft je een duidelijk beeld van je inbox. Maar het gaat verder dan dat: het gaat om prioriteiten stellen. Merlin Mann de bedenker van deze methode, zag de inbox zero-techniek oorspronkelijk als een "stapsgewijze oplossing voor e-mailbeheer". In de Verenigde Staten wordt Merlin Mann erkend als productiviteitsgoeroe. Zijn expertisegebied is e-mailbeheer en persoonlijke effectiviteit.

Focus is ook een term die vaak voorbij komt: je volledig concentreren en niet van hak op de tak werken. Wat kan je doen met die twee termen samen? Het is natuurlijk heel verleidelijk om vanuit je mail te werken en zodra er een nieuwe binnenkomt, de mail meteen te beantwoorden. Echter loop je op deze manier de hele dag achter je mailbox aan. 

Hoe kun je focus bereiken? 

Je kan ervoor kiezen om met systemen te gaan werken en niet vanuit je mailbox. Je mailbox bestaat namelijk uit verschillende soorten mails, de eerste is informerend, de tweede opiniërend en de derde is besluitvormend. Door gebruik te maken van de juiste systemen en ook zoveel mogelijk informatie in die systemen te verwerken, kan je ervoor zorgen dat je mailbox leger wordt en je gefocust kan werken. 

Hoe kom je tot die systemen?

Uiteindelijk kom je alleen tot systemen als je processen hebt. Als je geen processen hebt zal je altijd vanuit je mailbox blijven werken. Omdat je zonder processen niet weet, wanneer, wat moet plaatsvinden. Op het moment dat je een overzicht hebt, over de verschillende processen, kan je dingen standaardiseren, kan je stappen definiëren en kan je daarin aangeven wanneer, wat moet gebeuren. Zo’n proces kan je in een systeem verwerken en zo’n systeem ondersteunt je. Hiermee kan je in je agenda aangeven, wanneer je aan een bepaald systeem gaat werken. Op deze manier heb je veel meer controle over je dag.

1. Maak vier mappen aan in je Inbox.

• Actie
• Wachten op
• Parkeren
• Archief

2. Verwerk je e-mails 

Het verwerken van e-mails is de kern van Zero Mail. Wanneer je je inbox voor het eerst opent, hoef je alleen maar e-mails te verwerken en naar een van de mappen over te verplaatsen. Dit resulteert in een lege inbox met al je belangrijke acties in één map.

3. Beslis wanneer je ‘actie’ e-mail oppakt.

Plan om bijvoorbeeld twee keer per dag aan de e-mails in de actiemap te werken. Op deze momenten doet je niets anders dan de activiteiten op een specifieke manier af te ronden. Werken volgens de Zero Mail methode wordt een onderdeel van je werkstructuur als je deze nieuwe manier van mailen regelmatig gebruikt, dan hoef je uiteindelijk geen specifieke tijden meer in te plannen.