Vergaderen met Duitsers, Japanners of Fransozen gaat vaak net iets anders dan jezelf gewend bent. Elke cultuur heeft zo zijn eigen vergadergewoontes en ongeschreven regels. Wat in Nederland normaal is, hoeft nog niet het geval te zijn bij je zuiderburen. Om een faux pas te voorkomen tijdens een internationale vergadering doe je er goed aan rekening te houden met verschillende vergaderculturen. Hier geven we je vier belangrijke verschillen.
Verplaats je eens in een ander(e vergadercultuur)
De voorbeelden in dit artikel zijn ontleend aan het boek The eight great beacons of cultural awareness van Jim Morris en Sylla Pahladsingh. De twee auteurs woonden in vrijwel alle werelddelen en geven nu trainingen hoe om te gaan met verschillende culturen binnen je team, of het werken in andere culturen.
Wel of geen agenda
In Nederland zijn we gewend om voor een efficiënte vergadering met een strakke agenda te werken zodat iedereen weet wat er besproken gaat worden. De agenda wordt vervolgens punt voor punt netjes afgewerkt. Verwacht dat niet in Zuid-Europa of Zuid Amerika. Daar staat de relatie centraal en zijn een agenda en de vergadering an sich meer bijzaak. Wining en dining en een goede band opbouwen zijn cruciaal voor een gewenste uitkomst.
Vergadercultuur van onze naaste buur
Vergis je niet, vergaderculturen verschillen zelfs per buurland. Zo houden Duitsers absoluut niet van koetjes en kalfjes en flauwe grapjes tijdens een meeting. En Belgen hebben een andere hiërarchie dan wij Nederlanders. Daar vindt men het niet gepast, of is het in ieder geval niet gebruikelijk, dat een secretaresse of assistent expliciet zijn of haar mening uit tijdens een vergadering.
Nee, zeggen terwijl je ja bedoelt
Bij besluitvorming is het toch wel handig als je kunt vertrouwen op de letterlijke betekenis van de woorden ‘ja’ en ‘nee’. Helaas, hebben die woorden in Aziatische landen niet altijd dezelfde lading als bij ons. Dat wil zeggen: ‘nee’ in Japan en China betekent niet altijd ‘nee’. Dat komt omdat ze nooit het achterste van hun tong laten zien. Ze vermijden verhitte discussies en draaien liever om de hete brij heen om gezichtsverlies te voorkomen. Terwijl wij Hollanders liever de koe bij de horens vatten.
Boterham met kaas of warme maaltijd
Niet alleen verbaal kun je de plank flink misslaan ook wat betreft de catering. In Nederland serveren we kleffe broodjes kaas en melk tijdens de lunch. Mensen uit Latijnse, Arabische of Aziatische culturen trekken dan met verbazing hun wenkbrauwen op. In deze landen luncht men warm en wordt een snel broodje (wat wij overigens zien als lekker snel en dus efficiënt ), niet als een volwaardige maaltijd gezien.
Vergadersoftware als bindende factor
Naast de nodige verschillen in vergaderculturen zijn er ook overeenkomsten. Mensen doen immers zaken met mensen en persoonlijk contact zal altijd een belangrijke rol spelen in internationale business. Om daarvoor voldoende ruimte te creëren, kan vergadersoftware een belangrijke verbindende rol spelen. In de praktijk zien wij dat door het vergaderproces technisch goed te stroomlijnen, je kunt helpen bij de ondersteuning van vergaderingen in de zakelijke markt. En het zijn zeker niet alleen Nederlandse organisaties die kiezen voor onze vergadersoftware. Ook internationaal groeit de vraag. Inmiddels heeft iBabs meer dan 200.000 gebruikers in 8 landen.
Wil jij ook starten met digitaal vergaderen? Download dan ons e-book waarin we je in zes stappen op weg helpen.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
