Zo vlak voor de zomer volgen veel mensen nog even een crashdieet. Bekende voorbeelden zijn het soepdieet, yoghurt- of het ziekenhuisdieet. Snel een paar kilo’s afvallen zodat je weer met een goed gevoel op het strand kunt liggen. Meetings kunnen wat dat betreft ook te veel ballast hebben en ‘zwaar’ aanvoelen. Zet je vergadering dus op dieet. Want als je lean vergadert, heb je snelle en effectieve meetings met maximaal resultaat. What’s not to like?
Tip 1: Slanke agenda Een lean meeting start met een korte agenda die makkelijk op één A-4tje past. Prop de agenda dus niet vol, wees kritisch en schrap alle punten die onduidelijk zijn, of zorg er voor dat ze duidelijk worden! Beperk de vergadertijd tot maximaal anderhalf uur. Lang zitten in een vergadering is alleen maar goed voor het kweken van zitvlees.
Tip 2: Geen volgepropte meetings Te veel ballast op je heupen of rond je buik ben je liever kwijt dan rijk. Datzelfde geldt voor het aantal deelnemers aan een vergadering. Over het algemeen kan dat best wat minder. Nodig geen collega’s uit waarvan de toegevoegde waarde niet duidelijk is. Dat is zonde van ieders tijd én de meeting duurt hierdoor langer. Als je lean wil vergaderen, vraag je dan bij iedere meeting af, wie je uitnodigt en waarom.
Tip 3: Ga staand vergaderen Dat zitten niet goed is voor je gezondheid wisten we al langer. Toch brengen we nog menig vergaderuurtje zittend door. Gelukkig is staand vergaderen allang geen hype meer. Staand vergaderen is ons kantoorleven binnengemarcheerd om er te blijven. Geen wonder, want (als we de wetenschap mogen geloven) gaat een vergadering zonder stoelen wel 34% sneller – en leef je ook nog eens minstens 10% langer omdat staan gezonder is !
Tip 4: Van dikke documentatie naar slanke tablets! Stapels vergaderstukken meezeulen is, als je het positief bekijkt, goed voor gespierde biceps. Maar efficiënt is het niet! Wat als je die stapels vergaderdocumenten zou kunnen afslanken tot de dikte van een tablet. Als je digitaal vergadert, hoef je nooit meer met geprinte vergaderdocumenten te sjouwen. Alles lekker digitaal op één plek. Als dat niet lean is!
Tip 5: Lean blijven (vergaderen) Het lastigste aan een dieet is om deze vol te houden. Vaak lukt het wel om snel een paar kilo’s af te vallen, maar is het moeilijker om structureel je eetpatroon aan te passen. Met als gevolg dat langzamerhand de pondjes er weer aankomen. Blijvend lean vergaderen blijkt in de praktijk ook een uitdaging. Net als bij een dieet heb je een vaste structuur, een stramien, nodig dat je eenvoudig kunt volgen. Een vergadertool waarbij je gehele vergaderproces wordt gecentraliseerd in één online vergaderomgeving, maakt dit mogelijk. Hiermee vergader je een stuk sneller en efficiënter omdat je:
Altijd en overal digitaal beschikt over de juiste documenten
Vergaderstukken niet meer hoeft rond te sturen
Digitaal annotaties kunt maken
Nooit meer hoeft te zoeken naar documenten tijdens of voorafgaand aan vergaderingen.
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.
Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.
