Vergaderen… De meeste mensen weten wel wat leukers te bedenken. Sterker nog, veel mensen vinden vergaderingen ronduit geestdodend. Hoe komt dat toch? Ergeren we ons aan collega’s die ondertussen met heel andere dingen bezig zijn? Die zichtbaar afhaken? Of spelen er andere factoren? Gemiddeld zitten we 6,5 uur per week in meetings, laten we het dus vooral een beetje makkelijker en leuker maken! Om je te helpen, vind je in dit blog de vier grootste vergaderergernissen. Want als je er achter komt waarom je met lood in de schoenen naar meetings gaat, weet je ook op welk front er iets veranderd moet worden.
Vergader-ergernis 1: Te lange meetings
Meetings die qua tijd binnen de perken blijven, zijn een unicum. Zonde, want een uur je hoofd erbij houden, is echt the limit. Onze concentratieboog is simpelweg niet langer. Vergader je daarna toch verder, dan is de kans groot dat je in kringetjes rond discussieert. En dat deelnemers niet meer bij de les zijn. De oplossing voor deze vergaderergernis? Een goed gestructureerde agenda mét een tijdslimiet per agendapunt. Zo voorkom je dat de meeting uitloopt. Kun je echt niet voorkomen dat een meeting langer dan een uur duurt? Las dan korte pauzes in; dat houdt mensen frisser.
Vergader-ergernis 2: Onvoldoende besluiten
Je komt het vaak tegen in meetings: iedereen wil zijn zegje doen, maar niemand durft een besluit te nemen. Het gevolg? Agendapunten die worden doorgeschoven naar de volgende meeting. En ja hoor, voor je het weet zit je wéér in een vergadering waarin geen besluit wordt genomen. Je kunt dit onder andere voorkomen door in de agenda een duidelijke doelstelling per agendapunt te noteren. Hierdoor kunnen deelnemers zich beter voorbereiden op het nemen van een besluit. Maar daarmee ben je er nog niet; ook een krachtige voorzitter is een must om deze vergaderfrustratie te voorkomen.
Vergader-ergernis 3: Vergaderen uit routine
Zit jij vaak in meetings die op vaste tijden plaatsvinden? Bijvoorbeeld zo’n vaste maandagochtend meeting? Dat kan zinvol zijn! Maar als je merkt dat er vaak te weinig onderwerpen zijn om te bespreken, ben je in een doelloze vergadering beland. Je collega’s en jij kunnen dat voorkomen door tijdig te inventariseren of er voldoende agendapunten zijn. Zijn die er niet? Annuleer de meeting dan.
Vergader-ergernis 4: Geen vaste structuur
“Ik had het gevoel dat ik een kruiwagen rondreed vol kwakende kikkers”, zei een voorzitter van een meeting laatst. En dat klopte. De agenda was onduidelijk en de deelnemers bespraken van alles door elkaar. Tot overmaat van ramp was ook de eindtijd onduidelijk. Kortom, het was een rotzooitje. De ene na de andere kikker verliet de meeting. De notulist had het er maar moeilijk mee! Een heldere agenda, waarop per agendapunt de tijdsduur én het doel zijn aangegeven, doet ook in dit geval wonderen.
Wil jij een eind maken aan alle vergaderfrustraties op je werk? Lees dan ons e-book. Hierin vind je veel tips die je helpen je meetings te verbeteren.
