Teams die goed met elkaar communiceren, kunnen maar liefst 20 tot 25% productiever zijn, volgens adviesbureau McKinsey. Ook uit onderzoek van ThinkTalent blijkt dat bedrijven met effectieve communicatiestrategieën 3,5 keer meer kans hebben om beter te presteren dan hun collega's. En Gartner ontdekte dat slechte communicatie de reden is voor 70% van de bedrijfsfouten.
Zeker met bestuursleden die de meeste tijd niet op dezelfde locatie werken, zijn open communicatielijnen tussen de verschillende leden essentieel. In dit artikel daarom tips hoe je de communicatie van de raad van bestuur verbetert.
Bestuurders en managers zijn leiders. Als je dit niet goed aanpakt, dan worden het al snel te veel kapiteins op één schip. En dat leidt tot conflicten. Met goede communicatie kun je onenigheid voorkomen. In de praktijk krijgt communicatie vaak minder prioriteit dan andere governance zaken. Toch is het wel degelijk heel belangrijk voor het functioneren van het bestuur.
Wat is bestuurscommunicatie?
Met bestuurscommunicatie bedoelen we alle informatie die wordt gedeeld tussen de voorzitter of bestuurssecretaris en de bestuursleden, of tussen de bestuursleden onderling.
Dat kan zowel mondeling, digitaal als schriftelijk zijn. En communicatie is zo breed als reacties op agendapunten, tot samenwerking aan projecten, tot aan gesprekken tijdens de bestuursvergadering. Alle interacties tussen bestuursleden over het werk vallen onder bestuurscommunicatie.
Waarom is effectieve bestuurscommunicatie zo belangrijk?
Het is de taak van een raad van bestuur om gezamenlijk beslissingen te nemen die de organisatie vooruit helpen. Door de communicatie tussen bestuursleden te stimuleren, verbeter je het vertrouwen en de samenwerking, die als basis dienen voor positieve besluitvorming.
Zonder een goede onderlinge communicatie kunnen eventuele meningsverschillen in een neerwaartse spiraal terechtkomen en het bedrijf in de problemen helpen. Heldere en open communicatie kan dit op een positieve manier oplossen.
In de praktijk zien we vaak de volgende blokkades in de communicatie binnen besturen:
| Probleem | Hoe dit effect heeft op het bestuur |
|---|---|
| Meerdere sterke persoonlijkheden | Binnen een bestuur met veel sterke persoonlijkheden (en dat is niet raar, aangezien leiders vaak een sterk karakter hebben), voelen sommige bestuursleden zich misschien niet gehoord. |
| Werken op afstand | Bestuursleden werken vaak buiten de bestuurskamer. Dat maakt het lastiger om sterke relaties op te bouwen waardoor conflicten makkelijker ontstaan en langer doorsudderen. |
| Te veel e-mail | Als je vooral via e-mail communiceert binnen het bestuur, dan kan het aantal e-mails met vergaderdossiers, agenda’s, notulen, aanpassingen op eerdere documenten en actiepunten behoorlijk oplopen. Belangrijke informatie kan hierdoor ondergesneeuwd raken. |
Hoe je de communicatie binnen het bestuur verbetert
1. Verzamel alle relevante achtergrondinformatie
Om de best mogelijke beslissingen voor het bedrijf te nemen, moeten bestuursleden goed geïnformeerd zijn. Ze moeten weten hoe het bedrijf presteert, hoe de sector ervoor staat en met welke toekomstige risico's ze eventueel rekening moeten houden.
Met gedetailleerde informatie over de ontwikkelingen in jullie sector, begrijpen bestuursleden hun rol beter. Bovendien werkt iedereen vanuit dezelfde informatie bij het bespreken van de strategie. Dit leidt tot betere beslissingen.
2. Zorg voor afstemming tussen bestuur en management
De informatiestroom tussen het bestuur en het management moet transparant zijn.
Dit betekent niet simpelweg herhalen wat de twee partijen communiceren. Je moet je ook bewust zijn van gevoelige issues. De manier waarop je informatie communiceert, is daarin minstens zo belangrijk. Bedenk voor je iets verstuurt of het gepast is, of de secretaris met de betrokken partijen moet praten of dat de bestuursvoorzitter eventueel erbij betrokken moet worden.
Je moet de informatiestroom zo faciliteren dat iedereen begrijpt wat nodig is om de doelstellingen te behalen. Zelfs als de communicatie het besluitvormingsproces vertraagt, moet iedereen eerst volledig op de hoogte zijn van alle feiten, om zo de beste keuzes te kunnen maken.
3. Betrek bestuurders ook buiten vergaderingen
Veel van het bestuurswerk vindt plaats in de periodes tussen de bestuursvergaderingen. Zo is het bijvoorbeeld beter om slecht nieuws al voor een vergadering te delen. Dan kunnen bestuurders alvast nadenken over een oplossing, in plaats dat ze ter plekke tijdens de vergadering iets moeten bedenken.
Vraag ook buiten vergaderingen input van bestuursleden, en deel agenda's, notulen, presentaties en andere documenten. Daarmee kun je al vooraf feedback verzamelen en verspil je geen kostbare vergadertijd aan het bespreken van wijzigingen die al eerder aangepast konden worden.
Met een bestuursportaal zoals iBabs kun je, in de cloud, vanaf elk apparaat en overal samenwerken. Dat geeft de leden het gevoel onderdeel te zijn van het bestuur, ook buiten de vergaderingen.
4. Spreek af en toe af buiten de bestuurskamer
Als je begrijpt hoe iemand is buiten zijn of haar functie, dan ontwikkel je een hechtere en meer persoonlijkere band. Dat maakt communiceren makkelijker. Daarom zijn sociale evenementen belangrijk voor het creëren van een betere bestuurscommunicatie.
Of het nu gaat om de CEO of voorzitter die bestuursleden een-op-een ontmoet, of om informele netwerkmogelijkheden waar bestuurders bij aanwezig zijn, elke gelegenheid om elkaar te leren kennen, heft blokkades op en zorgt dat collega’s elkaar beter begrijpen. Dit helpt hen bovendien bij het bepalen van hun standpunt in bestuurskwesties.
5. Leg verantwoording af
Als iedereen begrijpt wat er van hem/haar wordt verwacht, dan zorgt dat voor een soepele samenwerking en communicatie. De secretaris is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van het vergaderdossier en de agenda, zodat bestuursleden voldoende gelegenheid hebben zich in te lezen en hun gedachten te vormen.
Het op tijd ontvangen van alle documenten zorgt ook voor betere communicatie tussen de bestuursleden. Met een bestuursportaal, waarin je de laatste versie van de dossiers opslaat, maak je dit een stuk eenvoudiger.
Bestuursleden zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de actiepunten die aan hen zijn toegewezen. iBabs heeft een handige functie waarmee je deze kunt opvolgen en die alle betrokkenen helpt om de voortgang te volgen.
6. Zorg dat iedereen met dezelfde informatie werkt
Je kan alleen effectief communiceren als iedereen over dezelfde informatie beschikt. Een veelvoorkomend probleem binnen besturen is het grote aantal e-mails heen en weer. Soms is dit een eindeloos correspondentie over één document, met voorstellen voor aanpassingen, nieuwe versies en soms zelfs aanpassingen op een verkeerde versie. Kortom, een hoop verwarring. Niet gek dus dat bestuurders af en toe de verkeerde versie voor hun neus hebben.
Met iBabs ga je sneller door dit soort processen heen. De documenten worden automatisch op elke aangesloten apparaat geüpdatet zodat iedereen altijd met de juiste versie werkt.
7. Wees niet bang om te veel te communiceren
Hoewel het lastig is om de juiste hoeveelheid communicatie in te schatten, kun je beter te veel dan te weinig communiceren. Als je veel communiceert, laat je zien dat je interactie en betrokkenheid van alle leden belangrijk vindt. Communiceer je te weinig, dan voelen bestuursleden zich al snel geïsoleerd en buitengesloten.
Als bestuurders voelen dat ze gewaardeerd worden, zullen ze hun beste beentje voorzetten. Als ze het gevoel hebben dat ze alleen nodig zijn tijdens de vergadering, maar verder niet belangrijk zijn, dan zullen ze zeer waarschijnlijk niet hard lopen voor de organisatie.
Conclusie
Communicatie tussen de bestuurders is de sleutel om goed te functioneren als raad van bestuur. Alleen door onderling goed te communiceren, kun je goede, effectieve beslissingen nemen. Hoewel het lastig is alle interacties te faciliteren, kun je communicatie wel degelijk stimuleren, als voorzitter, secretaris en bestuursleden maar samenwerken.
Goede communicatie wordt makkelijker als je een bestuursportaal gebruikt die de bestuurders zowel in de bestuurskamer als buiten vergaderingen verbindt. iBabs maakt realtime samenwerking mogelijk. Het portaal zorgt dat iedereen up-to-date blijft met de laatste versie van documenten en helpt je bij het opvolgen van actiepunten.
Vraag nu een gratis demo voor jouw organisatie en ervaar zelf hoe dit de communicatie binnen het bestuur verbetert en hoe nuttig dit is voor jullie organisatie.
