Het proces voor het jaarplan, of de jaarplanning, van een organisatie is essentieel voor het behalen van de gestelde doelen. Vaak is er druk van belanghebbenden voor succes op de korte termijn, maar toch mag dit niet in de weg staan bij het werken naar jullie uiteindelijke doelen. Iets waar ook op het Harvard Law School Forum over corporate governance voor wordt gewaarschuwd.
In een artikel van Martin Lipton (werkzaam bij Wachtell, Lipton, Rosen & Katz) komt naar voren dat directeuren een unieke kans hebben om veel voordeel te halen uit de jaarlijkse planning. Hij zegt hierover het volgende:
“Een raad van bestuur heeft de taak om bij te dragen aan de richting van de organisatie op de lange termijn, het management te helpen om vooruit te kijken, het tegen elkaar afwegen van tegenstrijdige belangen en het onderzoeken van nieuwe kansen.”
In dit artikel lees je wat er allemaal in een jaarplan moet staan, wie hiervoor verantwoordelijk is en hoe het proces effectief kan worden geoptimaliseerd voor de toekomst van jullie organisatie.
Wat is een jaarplan?
De jaarlijkse planning is het proces waarin de organisatie prioriteiten, doelen en budgetten stelt voor het aankomende jaar. Die uiteraard allemaal moeten aansluiten op de lange termijn visie van de organisatie. Het is dus wat anders dan het strategische plan, maar deze twee zijn wel met elkaar verbonden. Het jaarplan is als het ware een soort gids waarin de belangrijke operationele en strategische doelen staan voor het jaar, die de organisatie helpen bij het realiseren van de visie en doelen op de lange termijn (wat dus de strategische planning is).
Tijdens het plannen zelf is het belangrijk om rekening te houden met de huidige prestaties en marktcondities, waaronder de kansen en uitdagingen waar jullie organisatie waarschijnlijk mee te maken zal krijgen in de volgende twaalf maanden. Deze informatie zal bijdragen aan het opstellen van het jaarplan en het vinden van initiatieven die zorgen voor groei en innovatie.
iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!
Wie is verantwoordelijk voor het jaarplan?
Vaak neemt het senior leiderschap de leiding voor het jaarplan. Tijdens het proces zal er worden gewerkt binnen het kader van het strategische plan, zodat de organisatie naar de lange termijn doelen blijft toewerken. Er zal ook aandacht gaan naar de budgettering, wat tevens een onderdeel van het takenpakket is van de raad van bestuur.
De bestuursleden zullen verschillende organen betrekken bij het opstellen van het plan, zoals het risicocomité. Door samen te werken met diverse afdelingen en teams kunnen er realistische en doeltreffende acties worden opgesteld voor het nieuwe jaar.
Onderdelen van het jaarplan
| Onderdeel | Toelichting |
| Strategisch plan | Hoewel het jaarplan niet hetzelfde is als het strategische plan, moet het wel worden opgesteld met de strategie van de organisatie in het achterhoofd. De doelen die worden gesteld in het jaarplan moeten de organisatie vooruit helpen en bijdragen aan de missie. |
| Financieel plan | Het opstellen van de budgetten voor het aankomende jaar is een belangrijk onderdeel van het jaarplan. Om de middelen toe te wijzen moet het rendement op investering (ROI) van iedere afdeling over de laatste twaalf maanden worden geanalyseerd. Ook dienen er prognoses te worden gemaakt voor het nieuwe jaar, dat meer inzicht zal geven in de financiële beslissingen. |
| Operationele planning | In het gedeelte voor de operationele planning moeten de dagelijkse activiteiten komen te staan die de organisatie vooruit helpen. Bedenk welke aspecten belangrijk zijn voor het behalen van de doelen en verdeel de verantwoordelijkheden, zodat deze ook daadwerkelijk worden behaald. |
| Marketing plan | Bedenk hoe jullie het plan gaan communiceren, op een efficiënte en effectieve manier. Plan met wie er moet worden gesproken en hoe jullie hen betrekken tijdens het volgende jaar. |
| HR plan | Bedenk hoe jullie activiteiten de komende twaalf maanden zullen veranderen en of dit bijvoorbeeld de wervingsmethode van nieuwe werknemers beïnvloedt? Zijn er specialisten nodig om de doelen te bereiken? Of zal huidig personeel moeten worden bijgeschoold? Al deze punten moeten gedetailleerd worden opgenomen in het plan. |
| Verkoopplan | Het verkoopplan zal bestaan uit targets voor het komende jaar en hoe jullie team dit zal aanpakken, inclusief de interactie met nieuwe en bestaande klanten. |
| IT plan | Veiligheid is onmisbaar, gezien cyberaanvallen een constante bedreiging vormen voor organisaties. Dit is dé reden dat er een IT plan moet komen om de veiligheid van jullie systemen te garanderen. Evenals details over investeringen in nieuwe technologieën en upgrades, die jullie teams binnen de gehele organisatie zullen helpen. |
Hoe jullie het planningsproces kunnen optimaliseren
- Begin op tijd zodat er grondige analyses kunnen worden gemaakt van de huidige situatie van de organisatie zelf, jullie sector en de markt in het algemeen. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden zo goed mogelijk op de hoogte zijn, zodra jullie starten met de vergaderingen voor het ontwikkelen van het plan en het stellen van realistische verwachtingen.
- Evalueer de voorgaande strategie, om te bepalen hoe succesvol het behalen van de doelen het huidige jaar is verlopen. Dit zal ook duidelijk maken welke prognoses moeten worden verbeterd en wat potentiële problemen zijn om rekening mee te houden. Ga tevens na hoe goed het plan naar anderen werd gecommuniceerd, of de deadlines realistisch waren en andere details. Deze dingen zullen helpen bij het opstellen van een nog effectiever nieuw jaarplan.
- Maak een SWOT-analyse en identificeer de verwachte “strengths, weaknesses, opportunities en threats” voor het komende jaar. Dit zal helpen bij het opstellen van een realistisch plan, dat gericht is op het bevorderen van de groei van de organisatie. Zorg dat het jaarplan hierop aansluit. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om te gaan voor een drastische omzetverbetering, als er een recessie dreigt. Dit vereist een diepgaand onderzoek, om erachter te komen wat dit zal betekenen voor het toekomstige financiële en regelgevende klimaat.
- Stel strategieën op voor risicomanagement en -beperking, zodat het duidelijker is hoe het jaarplan moet worden aangepast. Iedere organisatie heeft een eigen risicobereidheid en het is belangrijk om ook strategieën te hebben voor risico’s die groter zijn. Bepaal hoe hiermee kan worden omgegaan op basis van jullie SWOT-analyse.
- Maak gebruik van inzichten die zijn gebaseerd op data, voor het maken van geïnformeerde beslissingen. Denk aan financiële informatie en marktanalyses. Dit soort gegevens zullen helpen om belangrijke groeigebieden op een proactieve manier te identificeren en het voorkomt giswerk.
- Implementeer effectieve projectmanagement tools en software, die helpen om betrokkenen te informeren, en samenwerking tijdens en tussen vergaderingen te bevorderen. Er is namelijk input nodig vanuit alle kanten voor het opstellen van een jaarplan. Een board portal zoals dat van iBabs zorgt dat er een online ruimte is voor het geven van suggesties, het stellen van vragen en het doornemen van relevante informatie voor de volgende vergadering. Dit geeft iedereen de mogelijkheid om goed voorbereid aan een vergadering deel te nemen.
- Stel mijlpalen en houd de voortgang regelmatig in de gaten. Het is niet nodig om tot het einde van het jaar te wachten om te zien hoe succesvol het jaarplan is. Door het opstellen van korte termijn subdoelen, is het makkelijker om te zien of er voldoende voortgang wordt geboekt en het verrichten van eventuele aanpassingen. Dit zal de kansen dat jullie einddoelen worden behaald alleen maar vergroten.
- Pas plannen en strategieën aan op basis van feedback van relevante betrokkenen. Het kan namelijk voorkomen dat bepaalde initiatieven niet zo uitpakken als verwacht. Om hierachter te komen is een open manier van communicatie nodig tijdens het jaar zelf.
FAQ’s
In welk opzicht verschilt het proces voor de jaarlijkse planning met die voor het kwartaal of de maand?
Voor het jaarplan worden langere termijn doelen gesteld en worden middelen voor het hele jaar toegewezen. Kwartaal- en maandplanningen zijn meer gericht op de korte termijn, kleinere aanpassingen en het bijhouden van de voortgang, om ervoor te zorgen dat jullie op koers blijven voor deze jaardoelen.
Wat is het verschil tussen het jaar- en het strategische plan?
Het strategisch plan gaat vooral over de richting van de organisatie op de langere termijn, veelal meerdere jaren. Het jaarplan bevat doelen en mijlpalen voor het komende jaar, die de organisatie helpen om de hoofddoelen in het strategische plan te behalen.
Wat zijn veelgemaakte fouten in een jaarplan en hoe kun je deze voorkomen?
Een van de meest voorkomende fouten is het niet betrekken van alle belanghebbenden. Dit zorgt voor een gebrek aan betrokkenheid en input, waardoor het moeilijk is om de juiste doelen te ontwikkelen. Een andere fout die vaak wordt gemaakt is het stellen van doelen die onrealistisch zijn, evenals een gebrek aan flexibiliteit om het jaarplan tussentijds aan te passen en een gebrek aan middelen
Hoe kun je het jaarplan effectief naar buiten brengen?
Gebruik alle interne kanalen zodat alle betrokkenen beschikken over alle relevante informatie, die is opgedeeld in duidelijke en beknopte doelen. Gebruik een vergaderportaal voor het beheren van al deze informatie op een centrale plek, zodat hier ook op een effectieve manier kan worden vergaderd.
Conclusie
Het proces voor het opstellen van het jaarplan is erg belangrijk om de organisatie te helpen bij het behalen van de strategische doelen. Hiervoor is een gezamenlijke aanpak nodig, zowel wat betreft het onderzoek, ontwikkeling, communicatie en monitoring. Stel realistische doelen op en verwoord deze op een duidelijke en beknopte manier. Voorzie de doelen van actiepunten en KPI's, zodat het duidelijk is voor alle belanghebbenden welke stappen er nodig zijn en welke verantwoordelijkheden zij hebben. iBabs is een uitgelezen manier voor het houden van jullie jaarlijkse planningsbijeenkomsten en om iedereen op de hoogte te houden. Betrokkenen kunnen vervolgens input geven via de cloud, zodat ook samenwerking buiten vergaderingen om mogelijk is. Alle leden hebben toegang tot de voor hen relevante documentatie en het is mogelijk om via de software actiepunten toe te wijzen en bij te houden, zodat beslissingen ook daadwerkelijk worden opgevolgd. Vraag vandaag nog een demo van iBabs aan en ontdek hoe jullie effectievere vergaderingen kunnen creëren.
