Van 25 tot en met 29 maart is het weer de Week van het Geld. Deze week heeft tot doel om jongeren bewust te maken van de waarde van een euro en hoe verantwoordelijk om te gaan met geld. In het echte leven echter, maken we (volwassenen bedoel ik hier) ons minder druk om wat iets kost. Zeker als het gaat om vergaderingen. Eigenlijk staat niemand stil bij wat een gemiddelde vergadering kost. Toch goed om er deze week eens bij stil te staan.
De vergadering in cijfers
Dus wat kost zo’n vergadering dan, vraag je je wellicht af. Met de meeting cost app is het een eenvoudige berekening gebaseerd op het uurloon van de deelnemers aan de vergadering. De app werkt goed als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur in zijn bedrijf wil doen. Je kan na afloop van de vergadering namelijk direct laten zien wat de vergadering heeft gekost en of dit het geld waard was. Hier een voorbeeldje:
De gemiddelde teammeeting kost € 6.720,- per jaar
Een wekelijkse teamvergadering van 2 uur met 5 deelnemers plus een manager kost €560,-. Per maand komt dit neer op €2.240,- en per jaar op €6.720,-. Vermenigvuldig dat getal met het aantal teams dat in je bedrijf wekelijks vergadert, en je komt uit op een schrikbarend hoog getal.
60 miljard euro per jaar
Vergaderingen kosten natuurlijk niet alleen tijd. Er gaat ook geld op aan faciliteiten in de vergaderzaal en de broodnodige kopjes koffie en andere horecavoorzieningen. Of aan externe vergaderkosten, als je niet in een vast kantoorgebouw werkt of geen vergaderzaal hebt. Dat is anno 2019 tenslotte ook heel normaal want flex is dé trend. Misschien kun je deze additionele kosten niet exact berekenen, maar een schatting maken kun je wel. Zie je nu de noodzaak van minder vergaderen nog niet in? Laat ik dan verklappen dat we in Nederland in totaal 60 miljard euro per jaar besteden aan vergaderen.
Bespaartips
Wil je in 2019 minder tijd en geld besteden aan meetings? Dan helpen de volgende bespaartips je verder:
Tip 1: Stel per agendapunt een maximale bespreektijd in
Een handige vergadertool helpt je hierbij, onder meer doordat alle vergaderstukken digitaal per agendapunt inzichtelijk zijn. Dat voorkomt gezoek door stapels papier tijdens de meeting en dat vergadert veel effectiever.
Tip 2: Teveel mensen= te lang vergaderen
Als je met te veel mensen aan tafel zit, vertroebelt dat het vergaderproces. Hoe kritischer je omgaat met uitnodigen in het voorbereidingstraject, hoe effectiever je vergadert.
Tip 3: Vergader vaker online of telefonisch
Als je niet samen in de meeting room zit, heb je geen last van laatkomers die de vergadering ophouden, is er geen ruimte voor onderonsjes en spaar je heel wat reistijd uit.
Tip 4: Vergader papierloos
De grootste winst is te behalen als je overstapt op papierloos vergaderen. Een vergaderapp helpt je eenvoudig meetings te organiseren of bezoeken. Je regelt en beheert probleemloos alle lastige details rond een meeting. Je bent dan minder tijd kwijt aan de voorbereiding én de samenwerking met collega’s wordt vergemakkelijkt.
Wil je meer weten over de voordelen van papierloos vergaderen? Download dan ons e-book.
