Zo maak je een stemprocedure voor bestuursvergaderingen

In het onderzoeksrapport van iBabs in 2024 is gebleken dat slechts ongeveer de helft van de deelnemers tevreden is met de manier waarop vergaderingen worden georganiseerd. Dit is een teken voor organisaties dat er nog een hoop winst te behalen valt. Zowel wat betreft het voorbereiden van vergaderagenda’s, het opvolgen van actiepunten, en het opzetten van effectieve en duidelijke stemprocedures.

Vooral in de bestuurskamer is stemmen erg belangrijk, omdat hier wezenlijke beslissingen worden genomen die van invloed zijn op de strategie en de doelen van jullie organisatie. Een goede procedure voor het stemmen tijdens deze vergaderingen is dan ook essentieel voor een optimale besluitvorming. 

In dit artikel bekijken we waar een goede stemprocedure uit moet bestaan, hoe stemmingen zouden moeten verlopen tijdens bestuursvergaderingen en wat voor invloed een effectieve stemprocedure heeft op de corporate governance.

Welke elementen jullie stemprocedure moet bevatten

Hieronder een overzicht van alle noodzakelijke elementen voor de stemprocedure tijdens bestuursvergaderingen. Zo is het voor iedereen aan de vergadertafel duidelijk wat het proces inhoudt omtrent het nemen van besluiten. 

Rollen en verantwoordelijkheden

Definieer welke bestuursleden acties of resoluties kunnen voorstellen, en moties kunnen indienen. Geef ook aan welke bestuurders moties kunnen steunen en wie deelneemt aan de daaropvolgende discussie. Vergeet niet om de rol van de bestuursvoorzitter te noteren, plus de taken met betrekking tot het voorstellen, steunen en bespreken van agendapunten. 

Moties

Stel vast hoe het proces verloopt voor het indienen van moties. Houd hierbij rekening met de twee verschillende methodes. De keuze hangt af van het moment waarop de motie wordt ingediend.

  • Voordat de vergadering begint. Geef directeuren de mogelijkheid om moties in te dienen voor de aankomende bestuursvergadering, in samenwerking met de voorzitter en bestuurssecretaris. 
  • Tijdens het vergaderen. Bedenk hoe jullie omgaan met moties die tijdens de vergadering worden ingediend en gesteund. En welke plek in de agenda deze moties krijgen. 

Vergaderetiquette

Het is niet alleen belangrijk om duidelijk voor ogen te hebben wie welke taak heeft bij een bestuursvergadering, het is ook belangrijk dat er protocollen zijn die zorgen voor effectieve en respectvolle discussies. 

Neem dus ook de vergaderetiquette voor bestuursvergaderingen op in jullie stemprocedure. Denk aan dingen als elkaar niet in de rede vallen tijdens discussies, het respecteren van andermans standpunten en gehoor geven aan adviezen van de voorzitter. Dit soort gedragsregels zorgen ervoor dat het stemproces lekker vlot zal verlopen. 

Probeer iBabs vandaag

iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!

Soorten stemmingen

Het bestuur moet op de hoogte zijn van de manier waarop er zal worden gestemd tijdens de vergadering. Hieronder een aantal voorbeelden hoe er kan worden gestemd:

Manier van stemmenToelichting
Stemmen (voice voting)Vaak gaat het om een hoofdelijke stemming, waarbij de secretaris alle namen één voor één opnoemt en leden hun stem hardop uitspreken. 
Handopsteken (show of hands)De voorzitter vraagt iedereen die voor (of tegen) stemt om hun hand op te steken en zal vervolgens alle stemmen optellen (en omgekeerd. 
Schriftelijk stemmen (written ballot)Bestuurders schrijven hun stem op en overhandigen deze schriftelijke stem aan de voorzitter of secretaris. Deze persoon zal de stemmen vervolgens tellen voor iedere optie. 
Elektronisch stemmen Via een board portal kunnen leden elektronisch stemmen. Het systeem telt de stemmen voor iedere optie en slaat de stemresultaten op.

Vergeet niet om rekening te houden met volmacht- en afwezigheidsstemmen van bestuursleden die niet bij een vergadering aanwezig kunnen zijn. Bedenk hoe hun stem toch gehoord kan worden tijdens het besluitvormingsproces. 

Drempels voor stemmingen

Bepaal van tevoren wat het minimale aantal stemmen is om een motie te accepteren. Deze aantallen kunnen verschillen, denk aan hoe belangrijk of gevoelig een onderwerp is. Stel bepaalde randvoorwaarden op, om toe te voegen aan jullie stemprocedure.  

Bijvoorbeeld: 

DrempelToelichting
MeerderheidAls er meer voor dan tegen stemmen zijn. Eén stem meer of minder is voldoende om de motie te accepteren of te verwerpen.
Twee-derdeAls minimaal twee-derde van de aanwezigen een motie moet steunen om deze aan te nemen.
Super meerderheidMinimaal ¾ van de stemgerechtigden moet vóór stemmen om de motie aan te nemen.
Unanieme goedkeuringAlle bestuurders moeten het eens zijn. Unanimiteit hoeft niet per se tijdens de vergadering te worden bereikt. Als alle leden ergens mee instemmen, kan dit ook voor de vergadering plaatsvinden om tijd te besparen. 

Geef ook aan wat het protocol is bij stakende stemmen. Heeft dan bijvoorbeeld de voorzitter de beslissende stem

Tenslotte dient er ook een beleid te zijn voor vertrouwelijke stemmingen over gevoelige onderwerpen. Deze vinden meestal plaats in een besloten sessie, waarvan de notulen apart worden bewaard. 

Punten van aandacht voor virtuele vergaderingen

Nu virtuele en hybride vergaderingen steeds gebruikelijker zijn, zal dit ook van invloed zijn op de stemmingen tijdens jullie vergaderingen. Zorg ervoor dat bestuurders op afstand over dezelfde mogelijkheden beschikken en het systeem dat jullie hiervoor gebruiken zowel door off- als online deelnemers kan worden gebruikt.

De voorzitter moet ervoor zorgen dat iedereen (ook bestuurders die deelnemen op afstand) kan bijdragen aan de discussies. Het moet dus duidelijk zijn hoe online deelnemers de aandacht van de voorzitter kunnen trekken.

Richtlijnen voor belangenverstrengeling

Van tijd tot tijd zal er sprake zijn van een belangenverstrengeling en ook het protocol hiervoor moet worden opgenomen in jullie stemprocedure. Om ervoor te zorgen dat de fiduciaire plichten van de bestuurder en de raad van bestuur niet worden geschonden.

Bijvoorbeeld, een van de bestuursleden heeft ook een leidinggevende functie bij een andere (concurrerende) organisatie. Dit zou kunnen betekenen dat het bestuurslid een beslissing neemt die niet in het voordeel is van jullie organisatie, maar wel in het voordeel van de concurrent. Om dit uit te sluiten is er een proces nodig waarin staat hoe er moet worden omgegaan met tegenstrijdige belangen. Zo kan de bestuurder in kwestie zich bijvoorbeeld terugtrekken, en dus niet deelnemen aan de discussie en de stemming over dit specifieke onderwerp.

In de praktijk

Jullie stemprocedure voor bestuursvergaderingen zal er ongeveer als volgt uitzien: 

Voor het stemmen

Stel de vergaderagenda op, inclusief alle onderwerpen die tijdens de bestuursvergadering moeten worden besproken. Noteer over welke punten er die dag zal worden gestemd en of er speciale regels gelden. Denk aan een voorstel dat enkel kan worden aangenomen als er een supermeerderheid is. 

Voeg aan ieder onderwerp een korte omschrijving toe, waarin staat wat er wordt besproken en waarom. Houd dit beknopt en op basis van de feiten. Zo weten bestuurders waarover ze moeten stemmen en kunnen ze de nodige voorbereidingen treffen, zonder dat hun mening wordt beïnvloed. 

Gebruik een board portal voor het verspreiden van de agenda, inclusief links naar ondersteunende documenten en rapporten. Via een board portal kunnen bestuurders ook samenwerken en met elkaar communiceren, zodat iedereen al voordat de vergadering begint volledig op de hoogte is. 

Stemproces (voorbeeld)

  • Er wordt een motie ingediend voor het bespreken van een onderwerp door het bestuur. De motie is duidelijk verwoord en iedereen begrijpt waarover moet worden gestemd. 
  • Een tweede lid steunt de motie, wat aangeeft dat in ieder geval één ander bestuurslid het de moeite waard vindt om dit onderwerp te bespreken. Indien niemand de voorgestelde motie ondersteunt, zal deze niet aan de agenda worden toegevoegd. 
  • Moties die wel worden gesteund zullen door het bestuur worden besproken, waarbij ieder lid iets kan inbrengen en een standpunt kan delen.
  • De voorzitter geeft aan dat het tijd is om te stemmen. De statuten van de organisatie bepalen welke methode hiervoor zal worden gebruikt.
  • De voorzitter deelt de stemresultaten en of dit betekent dat een motie wel of niet is aangenomen. Indien de motie is geaccepteerd wordt dit een bindend bestuursbesluit, dat de leden moeten ondertekenen.

De voorzitter leidt de vergadering aan de hand van de agendapunten. De voorzitter zal de discussie begeleiden en ervoor zorgen dat iedereen de kans heeft om iets in te brengen. Als het tijd is om af te ronden zal er over worden gegaan tot een stemming. Indien nodig zal de voorzitter zelf een beslissende stem uitbrengen, indien dit onderdeel is van het stemproces binnen jullie organisatie. 

Na het stemmen

Leg de resultaten van het stemmen vast in de notulen. Aan de hand van de uitkomst zullen actiepunten worden opgesteld, inclusief het verdelen van taken en het toewijzen van bijbehorende deadlines. Dit moet ook worden genoteerd, zodat de desbetreffende leden verantwoordelijk kunnen worden gehouden.

Archiveer de notulen, de stemresultaten en andere relevante informatie op een veilige plek waar betrokkenen in de toekomst makkelijk naar kunnen refereren. 

Tips voor productiever stemmen

  • Gebruik elektronische stemsystemen voor het digitaal opslaan van de stemresultaten. Dit zorgt tevens voor een gelijk speelveld voor alle deelnemers (in persoon en op afstand)
  • Zorg ervoor dat alle standpunten aan bod komen tijdens de vergadering, voordat er wordt overgegaan tot een stemming
  • Geef duidelijk aan wat de motie inhoudt, zodat iedereen weet waarover zal worden gestemd
  • Houd afzonderlijke stemmingen, zodat het altijd helder is hoeveel bestuursleden hebben gestemd en waarop
  • Leer bestuursleden hoe ze software kunnen gebruiken om te stemmen en zorg ervoor dat alle procedures duidelijk zijn voor een soepel verloop
  • Evalueer en werk jullie stemprocedures regelmatig bij, zodat ze geschikt zijn voor alle bestuursleden en bijdragen aan het nemen van de best mogelijke beslissingen
  • Stimuleer de betrokkenheid onder bestuursleden, door samenwerking buiten de bestuurskamer mogelijk te maken

FAQ

Kan een bestuurslid via de telefoon stemmen?

Ja, het is mogelijk om telefonisch te stemmen, mits dit is toegestaan en is opgenomen in de statuten van de organisatie. Bedenk wat de makkelijkste manier is om telefonisch deel te nemen en alle kanten van de discussie mee te krijgen. 

Hebben alle bestuursleden stemrecht?

De meeste bestuursleden hebben stemrecht. Er zijn wel bepaalde rollen of functies waarbij het lid in kwestie niet mag deelnemen aan stemmingen, zoals bijvoorbeeld adviserende bestuursleden. Zij mogen wel deelnemen aan discussies en informatie voorleggen, maar niet stemmen. 

Hoe leg je stemuitslagen tijdens bestuursvergaderingen vast?

De stemuitslagen van bestuursvergaderingen worden opgenomen in de notulen, evenals de uitslag (wel of niet aangenomen), het aantal stemmen (voor en tegen) en het eventuele aantal stemonthoudingen. 

Conclusie

De stemprocedure voor jullie bestuursvergaderingen zal ervoor zorgen dat alle leden weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming. Zorg ervoor dat alle procedures worden vastgelegd en gedeeld met de bestuurders, zodat zij verder kunnen gaan met hun werkzaamheden voor jullie organisatie. 

Het board portal van iBabs maakt digitaal stemmen erg eenvoudig. Zowel voor leden die in persoon aanwezig zijn, als die op afstand deelnemen. Daarnaast kunnen de resultaten binnen hetzelfde platform worden gearchiveerd en makkelijk worden opgezocht. Om meer te ontdekken over deze gebruiksvriendelijke en veilige oplossing vraag je hier een demo aan voor jullie organisatie

Referenties en meer leesvoer

Meer informatie

Datum:
18 oktober 2024
Categorie:
Delen: