In de Harvard Business Review licht consultant Alan Cantor een aantal uitdagingen uit waar non-profit organisaties tijdens bestuursvergaderingen tegenaan lopen. Canto zegt hierover het volgende:
“Als een consultant voor non-profit organisaties, hoor ik leden vaak klagen, ‘We hebben bijna nooit tijd tijdens bestuursvergaderingen om strategieën te bespreken. We zijn te druk met bestuurszaken!’”
Het is erg verleidelijk om een vergadering te vullen met huidige kwesties, rapporten en financiën. Wat meestal betekent dat er geen tijd over is om het te hebben over strategische zaken. Bij veel non-profits krijgen directeuren vaak enkel een vergoeding, waardoor het oneerlijk lijkt om te veel van hun vrijwillige tijd te claimen. Toch is het bespreken van de strategie essentieel en zou het zelfs een onderdeel moeten zijn van iedere bestuursvergadering.
In dit artikel bekijken we hoe je een bestuursvergadering als een non-profit kunt laten verlopen, met aandacht voor zowel efficiëntie als strategie. Lees meer over stappen die nodig zijn voor een gestroomlijnde vergadering.
Verschillen tussen organisaties met en zonder winstoogmerk
Hoewel er overeenkomsten zijn tussen bestuursvergaderingen van winstgevende organisaties en non-profits, zijn er ook heel wat verschillen. De belangrijkste staan in de tabel hieronder:
| Onderdeel bestuursvergadering | Met winstoogmerk | Zonder winstoogmerk |
| Doel en aandachtspunten | Bestuursvergaderingen concentreren zich op de financiële groei van de organisatie. | Vergaderingen concentreren zich op de missie, fondsenwerving en het beheer hiervan. |
| Financiële zaken | Gesprekken gaan vooral over de financiële prestaties, het rendement op investering (ROI) en het vergroten van de winst. | De focus ligt op het werven van fondsen, zoals donaties en subsidies. Evenals financiële duurzaamheid, waarbij het maximale kan worden gehaald uit de beschikbare middelen. |
| Rechtsstructuur en governance | Werken volgens corporate governance-structuren die gericht zijn op winstgevendheid en verantwoording afleggen aan aandeelhouders. | Worden bestuurd door een raad van trustees en directeuren, met een aantal commissies die aan verschillende projecten werken om de missie te vervullen. |
| Meeting content | Vergaderagenda's bevatten vaak verkooprapporten, marktanalyses, commissie rapportages en gegevens omtrent aandelen. | Vergaderagenda's bevatten meestal de resultaten van projecten, rapporten over de invloed op de gemeenschap en strategieën voor het werven van donoren. |
| Betrokken partijen | De belangrijkste betrokkenen van winstgevende organisaties zijn aandeelhouders en klanten. | Non-profits richten zich voornamelijk op sponsors, leden en vrijwilligers. |
| Prestatiegegevens | De belangrijkste prestatie indicatoren zijn op financieel gebied, zoals verkoop en winst. Plus niet-financiële gegevens zoals de ESG impact. | Missie gedreven KPI’s, zoals de effectiviteit van fondsenwerving, de sociale impact, en meer. |
| Regelgeving en verslaglegging | Financiële rapporten zijn essentieel, evenals duurzaamheidsrapportages in sommige jurisdicties. Verplichte vereisten zijn onder meer de Marktmanipulatieverordening en een aantal andere wetgevingen. | Moeten zich houden aan lokale wetten, zoals de resolutie van het Europees Parlement voor grensoverschrijdende verenigingen en organisaties zonder winstoogmerk. Rapportages gaan o.a. over de invloed en financiële informatie ten behoeve van lokale autoriteiten. |
Belangrijkste strategieën voor een effectieve non-profit bestuursvergadering
Voor de vergadering
De voorbereiding van een meeting is de sleutel tot een efficiënte en effectieve vergadering, waardoor bestuursleden van de stichting zich betrokken voelen.
Vergaderagenda
De vergaderagenda is onmisbaar tijdens het voorbereiden van een vergadering. De agenda kan worden gebruikt om de meeting te sturen en ervoor te zorgen dat alle belangrijke agendapunten binnen de toegewezen tijd worden besproken.
Vergeet hierbij niet om het belang van de strategie in gedachten te houden, en bedenk welke algemene agendapunten ook kunnen worden besproken tijdens een commissie- of ander soort vergadering. Voor de samenkomst van bestuursleden en trustees, wil je hun gezamenlijke kennis en ervaring natuurlijk op een maximale manier inzetten en ook gebruiken voor het bespreken van de strategie van de organisatie.
Uitvoerende kwesties kunnen worden aangestipt, door enkel de hoogtepunten te presenteren en weg te blijven van verdere discussies (indien mogelijk). Na het toevoegen van de terugkerende agendapunten, is het zaak om voldoende tijd toe te wijzen aan onderwerpen die de organisatie dichter brengt bij het behalen van de belangrijkste doelen.
Distributie van documentatie
Zodra het duidelijk is wat er zal worden besproken, is het tijd om de bijbehorende documentatie te verspreiden. Het is essentieel dat documenten en rapporten tijdig worden verstrekt aan bestuursleden. Hoe meer tijd leden hebben om de documentatie door te lezen en erover na te denken, des te beter zullen ze voorbereid zijn tijdens de vergadering. Wat resulteert in een veel productievere bestuursvergadering. Zorg ervoor dat er een methode is om tijdens vergaderingen te kunnen samenwerken, zodat bepaalde onderwerpen al kunnen worden besproken voordat de meeting plaatsvindt en er tijd overblijft voor de strategie.
Tijdens de vergadering
De voorzitter heeft erg veel invloed op de effectiviteit van een non-profit bestuursvergadering. Hieronder een aantal manieren waarop de voorzitter een productieve vergadering kan garanderen.
Het begin van de vergadering
Het herkennen van het quorum aan het begin van de vergadering is essentieel om ervoor te zorgen dat de vergadering kan plaatsvinden. En daadwerkelijk zal leiden tot effectieve beslissingen en productieve acties. Als het gaat om een hybride vergadering, waarbij sommige mensen op afstand deelnemen, is dit onderdeel extra belangrijk. Het quorum kan namelijk verstoord worden als het onduidelijk is hoeveel aanwezigen er zijn. Zorg er dus voor dat alle leden kunnen deelnemen en er geen uitvallers zijn die het quorum in gevaar brengen.
De voorzitter heeft tevens als taak om de vergadering op een krachtige manier te openen. Zodat de energie en het momentum aanwezig is dat nodig is om alle agendapunten te bespreken.
Discussie faciliteren
Moedig verschillende meningen aan en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om deel te nemen aan discussies. De kans bestaat dat er een aantal leden zijn die veel aan het woord zijn en de discussie als het ware overnemen. De voorzitter dient dit te voorkomen, zodat ook leden die minder op de voorgrond treden de kans krijgen om aan het woord te komen.
De voorzitter heeft daarnaast de taak om ervoor te zorgen dat er niet (teveel) wordt afgeweken van het onderwerp. Aangezien dit veel tijd in beslag neemt, waardoor de kans bestaat dat er geen tijd overblijft om alle agendapunten te bespreken. Iets dat de effectiviteit van de vergadering in de weg staat.
Administratie
De administratieve kant van de vergadering is belangrijk bij het behalen van effectieve resultaten. Iemand dient gedetailleerde notulen bij te houden, waarin alle belangrijke beslissingen worden vastgelegd. Ook de beweegredenen achter beslissingen moeten worden vastgelegd, voor toekomstig gebruik. Notulen helpen om actiepunten en deadlines op te stellen en toe te wijzen aan de desbetreffende bestuursleden.
Na de vergadering
Na afloop van de vergadering dienen actiepunten te worden opgevolgd. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wie welke taken heeft gekregen en wat er nodig is om deze te voltooien. Dit zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid ligt bij de toegewezen persoon, waardoor de kans groter is dat het lid in kwestie de toegewezen taken op tijd uitvoert.
Verstuur de notulen van de vergadering zo snel mogelijk na de meeting, als alles nog vers in het geheugen ligt. Zo hebben deelnemers de mogelijkheid om aanpassingen aan te geven voordat de volgende vergadering plaatsvindt. Wat weer tijd scheelt tijdens het bespreken van deze notulen tijdens de eerstvolgende bijeenkomst.
Tips
Zorg ervoor dat de vergaderruimte in orde is en toegankelijk is voor alle deelnemers
Dit geldt ook voor virtuele ruimtes voor hybride bijeenkomsten. Alle bestuursleden moeten kunnen deelnemen en toegang hebben tot dezelfde mogelijkheden. Denk aan een systeem voor het houden van stemmingen en geschikte software, zodat alle bestuursleden kunnen deelnemen aan de discussie op ieder gewenst moment.
Geef duidelijk aan hoe het besluitvormingsproces werkt
Iedereen moet op de hoogte zijn van het proces en de bijbehorende verwachtingen. Het moet dus duidelijk zijn voor ieder lid hoe er kan worden deelgenomen aan het besluitvormingsproces tijdens de vergadering. Ongeacht of er is gekozen voor een meerderheidsstem, een consensus of een unanieme stemming.
Behandel conflicten meteen en op een respectvolle manier
Er zullen hoe dan ook meningsverschillen en conflicten plaatsvinden. Het is zelfs belangrijk dat groepsdenken wordt voorkomen en dat leden zowel elkaar als de status quo uitdagen. Zorg ervoor dat discussies respectvol blijven en iedere partij de kans krijgt om een standpunt duidelijk te maken. Ook is het belangrijk dat de focus blijft liggen op het onderwerp zelf en niet op persoon achter een bepaalde mening.
Verspreid de notulen op tijd
Door notulen vrij snel na de vergadering uit te delen, worden bestuursleden herinnerd aan hun taken. Dit zorgt voor een grotere mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid.
Vraag leden hoe ze denken over de effectiviteit van de vergadering
De beste manier om de effectiviteit van meetings te verbeteren, is door feedback te vragen van de betrokkenen. Zij kunnen precies vertellen welke onderdelen goed zijn verlopen en op welke vlakken er verbeteringen mogelijk zijn. Neem opbouwende kritiek mee tijdens de volgende vergadering.
Stimuleer een open en eerlijke vorm van communicatie, in een veilige omgeving
Bestuursleden zijn geselecteerd op basis van hun expertise en dit is precies de reden dat ze moeten worden aangemoedigd om hun eerlijke mening te delen. Om dit te bewerkstelligen is een positieve omgeving nodig, die je kunt creëren door middel van teambuilding activiteiten en onderlinge communicatie tussen leden.
FAQ
Hoe vaak moet een non-profit bestuur samenkomen?
Non-profit besturen vergaderen over het algemeen ieder kwartaal, maar de frequentie hangt af van de organisatie, notulen en periodes waarin er meer activiteit plaatsvindt. Sommige organisaties komen maandelijks samen, vooral als er speciale projecten plaatsvinden of strategische plannen moeten worden gemaakt.
Wie is verantwoordelijk voor het leiden van non-profit meetings?
De bestuursvoorzitter is verantwoordelijk voor het leiden van efficiënte bestuursvergaderingen van een non-profit organisatie.
Hoe kan technologie de efficiëntie van bestuursvergaderingen verbeteren?
Technologie kan vergaderprocessen verbeteren door middel van digitale agenda’s, het online delen van documenten en opties die online samenwerking mogelijk maken. Dit scheelt zowel papier als voorbereidingstijd. Software voor video vergaderen maakt het mogelijk voor leden om op afstand deel te nemen, waardoor de betrokkenheid toeneemt.
Board portals combineren bovenstaande en maken het tevens mogelijk om actiepunten en deadlines bij te houden, wat zorgt voor een betere follow-up.
Op welke manieren kunnen bestuursleden effectief deelnemen, zonder persoonlijk aanwezig te zijn?
Door het inzetten van video conference tools kan er in real-time worden deelgenomen, wat zorgt voor een inclusieve vorm van vergaderen. Interactieve presentaties, virtuele “breakout” rooms voor discussies en digitale stemmingen maken het voor iedereen mogelijk om te participeren.
Conclusie
Door de focus te leggen op strategische discussies, kunnen non-profits bestuursvergaderingen op een succesvolle manier houden. Om dit te bereiken moeten deelnemers weten hoe een succesvolle bestuursvergadering verloopt. Dit kan enkel door een goede voorbereiding en het inzetten van technologie om het proces te stroomlijnen
Door iBabs vergadersoftware te gebruiken, creëer je een kanaal voor leden waarmee ze onderling kunnen communiceren en samenwerken tijdens vergaderingen. Via het platform kun je agenda’s en notulen delen, en actiepunten toewijzen en opvolgen. Plus het organiseren van hybride en virtuele vergaderingen, dankzij de vergadersoftware. Vraag een demo van iBabs aan en bekijk zelf wat deze oplossing voor jullie non-profit kan betekenen.
