Volgens onderzoek van iBabs is slechts 51% van de deelnemers aan vergaderingen tevreden over hoe vergaderingen in hun organisatie verlopen. Daarnaast bleek uit het rapport State of Meeting Management dat een derde (34%) het er niet mee eens is dat er notulen worden gemaakt en verspreid na hun vergaderingen.
Omdat we een groot deel van ons werkende leven rond de vergadertafel doorbrengen, is het essentieel dat we ervoor zorgen dat onze vergaderingen efficiënt, effectief en goed gedocumenteerd zijn. Dat maakt ze de moeite waard voor de organisatie als geheel en voor de deelnemers. Om de productiviteit te helpen verbeteren, kun je je team aanmoedigen om zich te concentreren op het naleven van een aantal essentiële huisregels voor vergaderingen, die duidelijkheid scheppen voor het hele team. Dit verbetert de besluitvorming en helpt je om nauwkeurige en waardevolle verslagen bij te houden in de vorm van vergadernotulen en actiepunten.
Dit artikel legt uit hoe je vergaderingen huishoudelijk moet houden, waarom ze belangrijk zijn en welke regels je moet benadrukken om een meer gestroomlijnde en effectieve workflow te creëren.
Wat zijn huishoudelijke regels voor vergaderingen?
Huishoudelijke regels voor vergaderingen, ook wel basisregels genoemd, zijn richtlijnen voor deelnemers, beheerders en voorzitters van vergaderingen die een respectvolle en productieve omgeving creëren om de vergadering te houden. Ze omvatten vergaderetiquette, best practices voor het leiden van vergaderingen en methoden voor het opvolgen en vastleggen van vergaderresultaten op een nette en behulpzame manier.
Het idee is dat je, door het opstellen van huishoudelijke regels, de toon zet voor een vergadering waarin iedereen zich kan concentreren op de orde van de dag, waarbij op een efficiënte manier tussen onderwerpen wordt gewisseld en er effectievere besluitvorming mogelijk is die uitkomsten omzet in acties.
Waarom huishoudelijke regels belangrijk zijn in vergaderingen
Er zijn veel redenen waarom organisaties huishoudelijke regels ontwikkelen voor vergaderingen. Deze omvatten:
- Zorg voor structuur en duidelijkheid in je vergaderingen, zodat je altijd de noodzakelijke formaliteiten uitvoert en erin slaagt om zoveel mogelijk belangrijke onderwerpen te behandelen.
- Het voorkomen van chaos en verwarring die kunnen ontstaan wanneer deelnemers aan een vergadering zich bijvoorbeeld voortdurend mengen of zijgesprekken voeren.
- Gerichte, productieve discussiesaanmoedigen die bij het onderwerp blijven en de leden helpen om de goed onderbouwde argumenten van alle kanten te begrijpen voordat ze beslissingen nemen.
- Het verminderen van misverstanden en off-topic gesprekken die kunnen afleiden van de belangrijkste zaken en de tijd van de aanwezigen kunnen verspillen.
- Vergaderingen georganiseerd en efficiënthouden, zodat beheerders een nauwkeurig verslag kunnen maken van besprekingen, besluiten, resoluties en acties.
Huishoudelijke regels voor vergaderingen om je administratie netjes te houden
Begin de vergadering op de juiste voet
Housekeeping voor vergaderingen moet in werking treden vóór de tijd die je deelnemers daadwerkelijk in de vergaderruimte doorbrengen. De voorbereidingsfase is net zo belangrijk als elke andere fase in het ecosysteem van de vergadering. Hier zijn enkele regels om je te helpen vergaderingen te beginnen zoals je ze wilt voortzetten.
- Deelnemers moeten goed voorbereid zijn op de vergadering. Een deel van deze verantwoordelijkheid ligt bij de beheerder en de voorzitter om de agenda van de vergadering af te ronden en te verspreiden, maar alle deelnemers hebben de plicht om de agenda en alle relevante documenten te lezen, zodat ze de vergaderruimte binnenkomen en begrijpen waarover het gaat.
- Iedereen moet punctueel zijn zodat de vergadering op tijd kan beginnen. Omdat een groot deel van het werkende leven van mensen in vergaderingen wordt doorgebracht, is het essentieel dat ze op tijd beginnen om de tijd van de deelnemers optimaal te benutten.
- De voorzitter moet de basisregels voor deelname aan de vergadering opstellen voordat de vergadering begint. Iedereen moet weten hoe hij of zij moet spreken en vragen moet stellen en beantwoorden. Dit is vooral belangrijk bij hybride vergaderingen, waar deelnemers op afstand dezelfde mogelijkheid moeten hebben om bij te dragen als deelnemers in persoon. Zonder duidelijke instructies kan het afglijden naar chaos met deelnemers die elkaar onderbreken en wanorde veroorzaken.
- Bepaal het besluitvormingsproces, inclusief wanneer de voorzitter een stemming over het onderwerp zal uitschrijven, hoe de deelnemers zullen stemmen en de marge die nodig is om een resolutie aan te nemen. Hier zijn de verschillende soorten stemuitslagen:
| Uitslag van de stemming | Uitleg |
| Meerderheidsstem | Er is een besluit genomen wanneer meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen een voorstel steunt. |
| Meerderheidsstemming | De optie met de meeste stemmen wint, ook al is dat minder dan 50% van het totaal. |
| Consensus stemming | De groep is het collectief eens over een beslissing zonder noemenswaardige tegenstand. |
| Unanieme stemming | Alle stemgerechtigde leden gaan akkoord en stemmen voor het voorstel. |
| Stemming bij supermeerderheid | Een hogere drempel (zoals tweederde of driekwart) van de stemmen is nodig voor goedkeuring. |
| Staking van stemmen | Een gelijk aantal stemmen voor en tegen; vaak opgelost door de beslissende stem van de voorzitter. |
Blijf gefocust op de agenda van de vergadering
- Deelnemers moeten zich concentreren op de agendapunten van de vergadering die worden besproken en niet op gesprekken over andere onderwerpen. Dit zorgt ervoor dat de vergadering blijft werken aan de doelstellingen en doelen.
- De voorzitter moet aan het eind van elk onderwerp de besproken punten samenvatten, samen met eventuele beslissingen en actiepunten. Dit richt de aandacht weer op de belangrijkste onderwerpen en zorgt ervoor dat iedereen het eens is over de resultaten.
- Verduidelijk eventuele open vragen voordat je het gesprek beëindigt en vraag de persoon die de vraag stelde of hij tevreden is met het gegeven antwoord.
- Blijf oplossingsgericht. Dit zorgt voor een effectiever besluitvormingsproces. Het herhalen van oude kwesties stokt het momentum van de vergadering en kan leiden tot onbevredigende resultaten. Denk na over hoe de vergadering waarde kan creëren voor de organisatie.
Efficiënt omgaan met tijd
- Respecteer de toegewezen tijd voor elk onderwerp zodat de vergadering op tijd verloopt, de focus beter behouden blijft en de deelnemers hun andere taken kunnen uitvoeren.
- Spreek beknopt en vermijd herhalingen zodat je woorden meer impact hebben. Als je te breedsprakig bent of steeds op hetzelfde punt terugkomt, kunnen andere deelnemers moeite hebben om zich te concentreren op wat je probeert te zeggen en kun je zelf je aandacht verliezen. De voorzitter moet ingrijpen als een deelnemer van het onderwerp begint af te dwalen.
- Minimaliseer onderbrekingen door vragen te noteren die je later kunt stellen. Laat de ander zijn punt volledig maken en kom dan aan het eind terug op je vragen, zodat hij niet steeds hoeft te stoppen en opnieuw hoeft te beginnen om weer op gang te komen.
Leg informatie vast tijdens de vergadering
- Leg zowel beslissingen als discussies vast in de notulen van de vergadering, zodat iedereen die het document terugkijkt niet alleen begrijpt wat er is besloten, maar ook de context achter de beslissing van de aanwezigen. Neem echter niet het verbatim gesprek op, want dit maakt het minder gemakkelijk om snel de essentie van het gesprek te achterhalen als dat nodig is.
- Geef je mening niet in de notulen van de vergadering. Houd je aan de feiten van de vergadering, die ook de meningen van de aanwezigen kunnen bevatten, maar geen redactionele uitspraken van de beheerder.
- Wijs actiepunten toe op basis van de uitkomsten van beslissingen die tijdens de vergadering worden genomen en zorg ervoor dat je de verantwoordelijken en een duidelijke deadline voor die actie noteert.
- Vraag om opheldering over de besproken zaken en de overeengekomen resultaten als je niet zeker weet wat er is gebeurd. Maak geen veronderstellingen bij het maken van het officiële verslag van de vergadering.
Richtlijnen voor etiquette opstellen
- Multitask niet tijdens de vergadering. Zolang je in de vergaderruimte bent, moeten de agendapunten en de discussies daaromheen je volledige aandacht hebben om ervoor te zorgen dat het een effectieve en productieve vergadering wordt.
- Moedig een productief en constructief debat aan. Persoonlijke argumenten bereiken de doelen van de vergadering niet, dus de voorzitter moet verder gaan tenzij de deelnemer kan garanderen dat hij of zij een punt maakt dat de discussie vooruit helpt.
- Vermijd waar mogelijkjargon, zodat het gesprek voor alle aanwezigen duidelijk blijft.
Deelname en betrokkenheid bewaken
- Controleer voortdurend de aanwezigheid tijdens de vergadering, vooral als je een quorum nodig hebt om beslissingen te kunnen nemen. Sommige deelnemers op afstand kunnen afhaken bij virtuele vergaderingen, wat betekent dat er geen quorum meer is en dat de beslissingen geen stand houden.
- De voorzitter moet ervoor zorgen dat alle aanwezigen dezelfde kans krijgen om bij te dragen aan de discussie. Het is belangrijk om een goed afgerond beeld te krijgen van de meningen rond de tafel, dus moeten ze stillere deelnemers erbij halen en ervoor zorgen dat virtuele deelnemers iets aan het debat kunnen toevoegen.
De vergadering effectief afsluiten
- Bekijk de belangrijkste besluiten aan het einde van de vergadering en zorg ervoor dat iedereen het ermee eens is. Vat ze samen voor de duidelijkheid voordat ze worden toegevoegd aan het officiële verslag van de vergadering.
- Schets de volgende stappen die nodig zijn om de beslissingen om te zetten in acties. Dit houdt ook in dat je moet bevestigen wie voor welke actie verantwoordelijk is en binnen welke termijn ze verslag moeten uitbrengen over de voortgang.
- Stel de verwachtingen op voor de communicatie na de vergadering, inclusief hoe je acties gaat opvolgen en wanneer je de notulen van de vergadering ter goedkeuring kunt verwachten.
FAQ
Wat zijn de belangrijkste verschillen in huishoudelijke regels voor virtuele vergaderingen vs. persoonlijke vergaderingen?
Huishoudelijke regels voor virtuele vergaderingen zijn gericht op technologische etiquette die niet nodig is voor persoonlijke vergaderingen. De basisregels van een virtuele vergadering omvatten methodes om aan te geven dat je wilt praten zonder in de ruimte te zijn, het dempen van microfoons en hoe je ervoor kunt zorgen dat deelnemers op afstand aan de vergadering kunnen deelnemen.
Hoe kan ik huishoudelijke regels afdwingen zonder overheersend te zijn?
Creëer een positieve sfeer met je toon aan het begin van de vergadering door de regels duidelijk uit te leggen en ze te versterken met vriendelijke herinneringen in plaats van berispingen als er problemen ontstaan.
Wat moet ik doen als deelnemers consequent de regels overtreden?
Herinner de deelnemer aan de huisregels en vraag hem of haar deze tijdens de bijeenkomst te respecteren. Als ze blijven storen, bespreek de kwestie dan met de deelnemer na de bijeenkomst om te bespreken hoe belangrijk het is om de regels te volgen en een respectvolle en constructieve houding aan te nemen om beter gedrag in toekomstige sessies aan te moedigen.
Conclusie
Met huishoudelijke regels voor vergaderingen creëer je een structuur waarin je effectieve en productieve vergaderingen kunt houden waarbij de deelnemers op tijd komen en goed voorbereid zijn, klaar om deel te nemen aan zinvolle discussies over het onderwerp. De voorzitter speelt een rol in het vooruithelpen van de vergadering en zorgt ervoor dat alle deelnemers hun zegje kunnen doen, terwijl de beheerders de verslagen bijhouden en de deelnemers verantwoordelijk houden voor het omzetten van de besluiten in daden.
iBabs is een digitaal vergaderplatform waarmee je eenvoudig agenda's en notulen maakt en deelt, samenwerkt met deelnemers, stemmingen vastlegt en de voortgang van actiepunten bijhoudt met visuele hulpmiddelen. Wil je weten hoe het je kan helpen betere vergaderingen te houden? Vraag vandaag nog een demo aan.
