16 tips om sneller te notuleren

Meetings zijn de belangrijkste drijfveer voor de strategische planning en besluitvorming binnen jullie organisatie. Toch zijn het de notulen die uiteindelijk de productiviteit bepalen en op een gedetailleerde manier vastleggen wat er is besproken.

De notulen vormen het officiële verslag van de beslissingen die zijn genomen en de acties die tijdens een vergadering zijn gemaakt. Ze worden vaak gebruikt ter referentie en er staat onder meer in welke leden verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken. Goede notulen zorgen voor veel duidelijkheid, voorkomen misverstanden en helpen de organisatie op koers te blijven.

Het optimaliseren van het notuleerproces maakt het voor organisaties makkelijker om wel geïnformeerde beslissingen te nemen. Maar als dit niet accuraat verloopt, is er een groot risico dat belangrijke inzichten verloren gaan en projecten mislopen. In dit artikel staan handige tips voor het maken van goede en bruikbare notulen.

A person holds a checklist against an abstract background, featuring several completed tasks with blue checkmarks on a spiral-bound notebook.

Hoe je notulen structuur geeft

Hieronder een overzicht dat helpt bij het structureren van de vergadernotulen:

OnderwerpDetails
Koptekst en informatieNoem de naam van de vergadering, de datum en locatie. Maak een lijst van alle aanwezigen en hun rollen, inclusief de afwezigen, voorzitter en notulist. 
OpeningNoteer de exacte tijd dat de vergadering wordt geopend. Inclusief opmerkingen die de voorzitter na deze “call to order” maakt.  
Goedkeuring van de voorgaande notulenNoteer de evaluatie en het goedkeuringsproces van de notulen van de voorgaande vergadering, inclusief eventuele wijzigingen en amendementen.
Agenda-itemsSom de belangrijkste discussies, besluiten en actiepunten op voor ieder agenda-onderwerp. Geef hierbij aan wie verantwoordelijk is voor welke taak en noteer de tijd van ieder onderwerp op de agenda. 
Nieuwe zakenDocumenteer eventuele extra onderwerpen die tijdens de meeting ter sprake komen. Noteer wederom de bijbehorende actiepunten, aangewezen personen en deadlines. 
Volgende vergaderingNoteer de tijd, datum en locatie van de eerstvolgende vergadering, plus eventuele agendapunten die op dat moment al bekend zijn. 
Schorsing Schrijf op hoe laat de vergadering wordt gesloten en eventuele slotopmerkingen van de voorzitter. 
HandtekeningenLaat ruimte over waar de notulist en de voorzitter (of een andere persoon met goedkeuringsbevoegdheid) de notulen ter goedkeuring kunnen ondertekenen.
BijlagenVoeg eventuele extra documentatie toe die tijdens de vergadering is besproken en/of verspreid. Evenals de benodigde gegevens voor de volgende vergadering. Maak een korte index waarin alle bijlagen worden opgesomd.
Download nu onze Vergader Templates Kit

Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken

iBabs Meeting template package iBabs Meeting template package

Tips voor het notuleren: Voordat de vergadering begint

Zorg dat er voldoende voorbereiding is voordat de meeting van start gaat, om het notuleren te optimaliseren. Hieronder een aantal dingen die jullie kunnen doen voordat de vergadering begint.

Nalopen van de bestuursagenda

Zorgen dat je bekend bent met de agenda maakt het makkelijker om de vergadering te volgen. Neem de tijd om alle agendapunten na te lopen, zodat het duidelijk is welke punten zullen worden besproken en in welke volgorde. Het is een manier om jezelf mentaal voor te bereiden op het vastleggen van de hoofdonderwerpen. Het hanteren van een duidelijke structuur zorgt ervoor dat er niets kan worden vergeten.

A large abstract question mark is centrally featured, accompanied by overlapping blue speech bubbles, creating a sense of inquiry and communication.

Belangrijke deelnemers identificeren

Iedere deelnemer heeft een eigen rol binnen de vergadering. Van het leiden van de vergadering en het bijdragen aan de besluitvorming, tot het vervullen van de taak van tijdwaarnemer. Door te weten wie welke rol vervult, is het makkelijker om opmerkingen, besluiten en actiepunten te noteren.

Voorgaande notulen doornemen

Bekijk de notulen van de voorgaande vergadering en controleer of er nog openstaande kwesties of actiepunten zijn. Zorg dat deze notulen al zijn goedgekeurd voordat de vergadering begint, om zo behoorlijk wat tijd te besparen. 

Probeer iBabs vandaag

iBabs is een onafhankelijk board meeting portal platform. iBabs is beschikbaar in alle app stores, voor iedere computer of mobiel apparaat. Vraag een demo aan of ga direct aan de slag en download iBabs nu!

Kopieën van alle rapporten verzamelen

Bewaar kopieën van alle rapporten en documenten die tijdens de vergadering worden besproken. Waaronder financiële rapporten, project-updates en evaluatierapporten van de prestaties. Het bij de hand hebben van deze documenten maakt het erg makkelijk om tijdens de discussies naar bepaalde gegevens te refereren.

Tips voor het notuleren: Tijdens de vergadering

Het is erg belangrijk dat de notulist tijdens de gehele vergadering alert is. Met deze tips is het makkelijker om de essentie en context van alle beslissingen vast te leggen.

Het noteren van de aanwezigheid

Begin de notulen met het noteren van de aanwezigen. Kruis de namen af op je lijst, zodra leden zich melden voor de vergadering. Dit maakt het veel makkelijker om afwezigen op te merken als de vergadering officieel van start gaat.  

Het vastleggen van besluiten en actiepunten

Het belangrijkste doel is het vastleggen van de genomen besluiten en de actiepunten die hieruit voortkomen. Deze beslissingen vormen namelijk de kern van de meeting en het is dus essentieel om deze op de juiste manier op te schrijven. Noteer wat er is overeengekomen en wat er voorafgaand werd besproken, inclusief de achterliggende reden.

Actiepunten zijn de taken die moeten worden voltooid en zijn het resultaat van de genomen beslissing. Som iedere taak kort op, leg vast wie waar verantwoordelijk voor is en de bijbehorende deadlines. Noteer eventuele bijzonderheden, en of een bepaald actiepunt afhankelijk is van een andere taak.  

Vragen om opheldering (indien nodig)

Als er iets onduidelijk is tijdens de meeting, aarzel dan niet om vragen te stellen. Accuraat notuleren kan alleen als je begrijpt waar een bepaalde discussie over gaat. Het vragen om opheldering voorkomt dus dat er dingen foutief worden vastgelegd of worden vergeten.

Zorgen dat de aantekeningen volledig zijn en kloppen

Kloppende notulen zijn essentieel om iedereen te herinneren aan hun taken en verantwoordelijkheden. Houd goed bij wat er besproken wordt, terwijl je de agendapunten volgt. Controleer op het einde of de belangrijkste punten zijn genoteerd, inclusief de besluiten en de actiepunten die moeten worden opgevolgd

Niet alles willen vastleggen

Hoewel het verleidelijk is om ieder woord te noteren, maakt dit de notulen eigenlijk onleesbaar. Het opsommen van de belangrijkste punten, besluiten en actiepunten is beter dan alles woordelijk vast te leggen. Probeer discussies kort samen te vatten, zodat het uiteindelijke verslag behapbaar is. Off-topic gesprekken en opmerkingen kun je overslaan. 

Juist omgaan met gevoelige informatie

Als er gevoelige of vertrouwelijke informatie wordt besproken, neem dan enkel de kern op in de notulen. Voeg enkel details toe die essentieel zijn en als je er zeker van bent dat er op een veilige manier met de notulen wordt omgesprongen.

A stopwatch is next to a calendar with checkmarks indicating completed tasks. The image symbolizes time management and task completion.

Tips voor het notuleren: Nadat de vergadering is afgelopen

Een effectieve uitwerking en verspreiding van de uiteindelijke notulen zal jullie veel kostbare tijd besparen. Gebruik deze tips voor het managen van de notulen.

Notities zo snel mogelijk uitwerken

Het nalopen en uitwerken van de notities kun je het beste doen als alles nog vers in het geheugen zit. Het is dan namelijk veel makkelijker om foutjes eruit te halen en onduidelijkheden op te helderen. Met als resultaat een accurate weerspiegeling van de belangrijkste besluiten en actiepunten. 

De notulen zo snel mogelijk verspreiden

Probeer het uiteindelijke verslag zo snel mogelijk na de vergadering met de betrokkenen te delen, het liefste binnen de 24 tot 48 uur. Zo is voor het leden makkelijker om hierop te reageren en kan eventuele feedback worden verwerkt. 

Het verslag opslaan ter referentie op een later moment

Het opslaan van de notulen op een veilige en toegankelijke locatie maakt toekomstig gebruik makkelijker. Dit kan een fysieke dossierkast zijn, een gedeelde harde schijf, een document management systeem of een board portal. De keuze is afhankelijk van de behoeften van jullie organisatie, waarbij het noodzakelijk is dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben en zij notulen snel kunnen terugvinden ter referentie. 

Actiepunten opvolgen

Houd alle actiepunten in de gaten en stel herinneringen in voor belangrijke deadlines, om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt. 

Correcties en amendementen verwerken

Neem alle voorstellen voor wijzigingen en amendementen snel in behandeling. Pas de notulen waar nodig aan en verstuur deze naar de betrokken leden. 

Robert’s Rules of Order voor het goedkeuren van notulen

Het proces voor goedkeuring van notulen volgens Robert’s Rules of Order:

  • Zodra de vergadering start, vraagt de voorzitter de secretaris om de voorgaande notulen voor te lezen.
  • Hierna zal de voorzitter vragen of er leden zijn die wijzigingen willen aandragen.
  • Als dit het geval is, zal de voorzitter vragen of er leden zijn die hier bezwaar tegen willen maken. Als er geen bezwaren zijn, worden de notulen gewijzigd via een formele stemming. Als er wel bezwaar wordt gemaakt, zal er over de wijziging worden gestemd. 
  • De voorzitter zal vervolgens het volgende zeggen: 'als er geen verdere wijzigingen zijn, worden de notulen goedgekeurd zoals voorgelezen/gewijzigd.’
  • De secretaris legt deze goedkeuring vast en de notulen worden toegevoegd aan het officiële rapport. 

Voorkom deze veel gemaakte fouten

  • Vergeten om een quorum vast te stellen: De aanwezigheid van een quorum is essentieel om verder te gaan met een vergadering. Zonder het vastleggen hiervan zullen besluiten die zijn genomen in de meeste jurisdicties niet rechtsgeldig zijn. 
  • Onduidelijke omschrijvingen: Vage beschrijvingen kunnen van invloed zijn op de  besluiten en de gevolgen die hieruit voortvloeien. Wees duidelijk bij het vastleggen van actiepunten om vertragingen in de uitvoering te voorkomen. 
  • Vertrouwelijke informatie opnemen: Neem geen gevoelige informatie op in de notulen als deze schadelijk kunnen zijn voor het bestuur. Blijf weg van opmerkingen die verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd of wettelijk gezien tegen het bestuur kunnen worden gebruikt. 
  • Notulen pas laat verspreiden of goedkeuren: Vertragingen in het verspreiden en/of goedkeuren van de notulen kunnen voor behoorlijk wat problemen zorgen. Tijdige verspreiding en goedkeuring zijn cruciaal om alle leden op de hoogte te houden. Het zorgt tevens voor een soepele workflow en het tijdig uitvoeren van genomen beslissingen. 
  • Documenten niet op de juiste manier archiveren: Het beheren en archiveren van documenten is erg belangrijk, waarbij het onjuist beheren van de notulen kan leiden tot juridische problemen.
  • De notulen niet laten ondertekenen: Documenten die niet zijn ondertekend hebben geen officiële of juridische waarde. Zorg er dus voor dat alle documentatie wordt ondertekend, om de authenticiteit van besluiten te garanderen. 

FAQ

Wie moet notuleren tijdens een bestuursvergadering?

Meestal is de bestuurssecretaris verantwoordelijk voor de notulen. Het kan echter voorkomen dat een ander bestuurslid of werknemer de taak van notulist op zich neemt.

Hoe worden notulen goedgekeurd tijdens bestuursvergaderingen?

Hieronder de stappen voor het goedkeuren van notulen tijdens bestuursvergaderingen:

  • De “kladversie” van de notulen doornemen 
  • De nodige wijzigingen en amendementen maken
  • Bevestigen dat alle belangrijke beslissingen en actiepunten op de juiste manier zijn vastgelegd
  • Het formeel aannemen van de notulen, veelal door een unanieme goedkeuring

Hoe gedetailleerd moeten notulen zijn?

Vergadernotulen moeten gedetailleerd genoeg zijn om de belangrijkste besluiten, acties en moties te weerspiegelen. Maar zonder persoonlijke meningen en irrelevante opmerkingen. 

Wat is het verschil tussen de notulen van een officiële en een informele vergadering?

Formele notulen zijn gestructureerd en vrij uitgebreid, denk aan gedetailleerde beschrijvingen van moties, stemmingen, officiële besluiten en actiepunten. Informele notulen zijn minder gedetailleerd, volgen geen specifieke structuur en bevatten enkel de belangrijkste kwesties die tijdens de vergadering aan bod zijn gekomen.

Wat is het verschil tussen de notulen van een open en besloten sessie?

De notulen van een open sessie zijn openbaar, terwijl die van een besloten sessie vertrouwelijk zijn en gevoelige informatie bevatten. Notulen van een open sessie worden vastgelegd door de secretaris, terwijl die van een besloten bestuursvergadering worden vastgelegd door een van de deelnemers.

Conclusie

Door deze tips te gebruiken voor het maken van notulen, is het makkelijk om de vergadering op een heldere en beknopte manier vast te leggen. Iets wat weer ten goede komt aan het besluitvormingsproces. Notulen die op de juiste manier in elkaar zitten helpen jullie team om gefocust te blijven op de doelen van de organisatie en het verbeteren van de productiviteit.

Als jullie het gehele vergaderproces willen verbeteren, probeer dan iBabs eens uit. Het is een board portal dat organisaties helpt bij het opstellen en exporteren van notulen, zonder zelf iets te hoeven doen aan de opmaak. Leden kunnen documenten wijzigen en goedkeuren in de cloud, waardoor er waardevolle tijd overblijft tijdens het vergaderen zelf. Om meer te leren over iBabs, kun je hier vandaag nog een demo voor jullie organisatie aanvragen

Referenties en meer leesvoer

Meer informatie

Datum:
8 oktober 2024
Categorie:
Delen: