Hoe je zorgt dat nieuwe bestuursleden zich direct welkom voelen. - iBabs

Hoe je zorgt dat nieuwe bestuursleden zich direct welkom voelen.

Het onboardingproces van nieuwkomers in de raad van bestuur goed voorbereiden, maakt dat de nieuwe bestuursleden snel aan de slag kunnen met hun taken. Daarnaast zorgt het voor een soepele overgang, maar vooral dat ze zich welkom voelen. 

Van het aankondigen van nieuwe bestuursleden binnen de organisatie, tot hun voorbereiding op de eerste bestuursvergadering, in deze gids geven we je een aantal best practices voor een warm welkom van nieuwe bestuurders. 

Waar kondig je nieuwe bestuursleden aan?

Het aankondigen van nieuwe bestuursleden is in feite manier om hen in het openbaar welkom te heten in de raad van bestuur. Het toont betrokkenheid en geeft de nieuwkomer het gevoel dat hij/zij welkom is. Bovendien laat het investeerders en klanten zien hoe jullie het bestuur inrichten om de bedrijfsmissie te vervullen. Een ander voordeel van deze openbare aankondiging is dat jullie merk of organisatie weer even in de aandacht staat in de media.

De aankondiging kun je doen via de volgende platforms:

KanaalUitleg
PersberichtStel een persbericht op en stuur deze naar journalisten, kranten, tijdschriften en websites waarvan je weet dat ze geïnteresseerd zijn in jouw bedrijf/sector. 
Eigen nieuwsbriefKondig de nieuwe bestuursleden aan in jullie eigen nieuwsbrief, als die er is. 
Op jullie websiteSchrijf een blog over de nieuwkomers, waarin je vertelt over hun ervaring en kwalificaties. 
Op je social media Maak op jullie sociale mediakanalen profielen aan voor de nieuwe bestuurders, zodat ze op hun persoonlijke pagina’s updates kunnen delen over hun nieuwe functie.

Hoe je nieuwe bestuursleden welkom heet voor de eerste vergadering

Het is verstandig om al voor hun eerste vergadering te werken aan de relatie tussen de huidige en nieuwe bestuursleden. Het is makkelijker om zich aan te passen aan de dynamiek in de bestuurskamer als ze elkaar al kennen. Er zijn maar een paar bestuursvergaderingen per jaar en je wilt niet dat ze die tijd verspillen om elkaar eerst te leren begrijpen.  

Een paar ideeën om de nieuwkomers op hun gemak te stellen: 

  • Stuur een welkomstbrief naar het nieuw aangewezen bestuurslid. Hiermee laat je zien dat jullie blij zijn met de toevoeging aan het team en de vaardigheden en ervaring die hij/zij meebrengt. 
  • Organiseer een informeel evenement om de huidige bestuursleden op een relaxte manier te leren kennen. Dit maakt het makkelijker om elkaar te begrijpen tijdens de eerste vergadering, wat bijdraagt aan de efficiëntie. 
  • Plan een vergadering in met de CEO, en als je wilt ook met de voorzitter en CFO. Dit helpt nieuwe bestuursleden beter te begrijpen wat er van hun verwacht wordt in hun nieuwe rol en welke managementstijl het senior management hanteert. 
  • Zorg voor een overdrachtsdocument waarin je hun taken uitlegt en hoe deze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Zo’n pakket omvat onder andere: de statuten, bedrijfsstrategie, financiële informatie, uitleg wie wat doet in de raad, cv’s en achtergrondinformatie van bestuursleden, investeerdersinformatie, notulen van eerdere bestuursvergaderingen, de vergader- en evenementenplanning voor komend jaar, richtlijnen voor corporate governance en alle andere documentatie waarin is vastgelegd hoe de raad functioneert.

Hoe je nieuwe bestuursleden een welkom gevoel geeft bij aanvang

Een mentor aanwijzen

Zeker als het nieuwe bestuurslid nog geen ervaring heeft op bestuursniveau, kan een mentor helpen om zich goed te oriënteren op zijn/haar nieuwe rol. Maar ook ervaren bestuursleden kunnen wel wat support gebruiken om te wennen aan een nieuwe organisatie en bestuur. 

Koppel de nieuwkomer aan een ervaren bestuurslid die als mentor helpt bij taken als:  

  • Het voor- en nabespreken van vergaderingen.
  • De introductie van het nieuwe bestuurslid tijdens de eerste vergadering.
  • Assistentie tijdens de vergadering, bijvoorbeeld door achtergrondinformatie te geven, procedures en onbekende termen uit te leggen, et cetera. 
  • Tussen vergaderingen door informeren hoe het commissiewerk van de nieuwkomer vordert en vragen of hij/zij hulp nodig heeft. 

Bestuurstraining bieden 

Een bestuurstraining helpt nieuwe bestuursleden om hun verantwoordelijkheden in detail te begrijpen. Misschien zijn ze aangenomen vanwege hun compliance-expertise, maar hebben ze wel begeleiding nodig op het gebied van financiële planning, strategie of een andere bestuursverantwoordelijkheid.

Met een training in leiderschap en bestuursvaardigheden, versnel je hun ontwikkeling en zorg je dat ze meer allround worden binnen het bestuur. Een leven lang leren is essentieel voor boards, dus hoe eerder je deze mindset bijbrengt, hoe eerder het gewoonte wordt. Bovendien kun je ook potentiële kandidaten opleiden voor hun toekomstige rol, wat opvolging en doorstroming makkelijker maakt.

Leren door zelf te ervaren

De beste manier om te leren hoe het bestuur werkt, is door ze dit al doende zelf te laten ervaren. Zet ze dus vooral aan het werk. Hoe meer ze in de praktijk aan de slag gaan, hoe eerder ze hun nieuwe rol begrijpen. 

Wijs ze bijvoorbeeld een commissie aan waardoor ze een bredere blik krijgen op het werk van de raad van bestuur. Direct als bestuurslid aan het werk te gaan, in plaats van toe te kijken, zorgt ervoor dat ze makkelijker integreren en zich beter op hun plek voelen. 

Gun ze wat tijd

Hoewel het een goed idee is dat ze zich gelijk op hun rol storten, moet je je realiseren dat het even duurt voor ze echt goed uit de verf komen en dat ze al lerende ook fouten zullen maken.  

Door ze ruimte en tijd te geven om hun draai te vinden, voelen ze zich minder druk. Als ze weten dat je hen steunt tijdens dit proces, dan zullen ze uiteindelijk optimaal presteren in hun functie.

Geef feedback

Feedback is noodzakelijk om je te ontwikkelen als bestuurslid. Bespreek daarom geregeld hun functioneren en zorgen die ze hebben, achter gesloten deuren.

Evalueer hun manier van werken en geef eventueel verbetertips voor de volgende vergadering. Ze zullen je feedback en steun waarderen omdat het hen helpt hun plaats binnen het bestuur te vinden. 

Voorbeeld van een aankondiging van een nieuw bestuurslid

In deze aankondiging van de Rabobank introduceert de bank zijn nieuwe Chief Financial Economic Crime Officer, Philippe Vollot. Hierin leggen ze uit wat zijn rol inhoudt en laten ze zien hoeveel ervaring hij heeft. Het bericht wordt aangevuld met quotes van de voorzitter van de raad van bestuur waarin ze vertelt hoe blij ze zijn met de komst van het nieuwe bestuurslid. 

Conclusie

Weten hoe je nieuwe bestuursleden aankondigt, is de eerste stap om hen te verwelkomen in het bestuur. Door publiekelijk te laten zien dat en waarom jullie enthousiast zijn met het nieuwe teamlid, laat hen zien dat ze gewaardeerd worden en toont andere belanghebbenden dat het bestuur actief bezig is met versterking.

Goede communicatie tussen bestuursleden maakt dat nieuwe bestuurders zich welkom voelen. Je kunt communicatie effectiever maken door het bestuursportaal van iBabs te gebruiken. Omdat je via dit portaal in de cloud werkt, kunnen alle bestuursleden makkelijk met elkaar samenwerken, en is iedereen volledig voorbereid op bestuursvergaderingen. Probeer iBabs vandaag nog voor jullie bedrijf door een gratis demo aan te vragen.

Meer informatie

Datum:
9 november 2022
Categorie:
Delen:
iBabs is marktleider in papierloos vergaderen. De stapels documenten worden teruggebracht tot de dikte van uw tablet. Inmiddels gebruiken duizenden organisaties al meer dan 15 jaar iBabs voor al hun vergaderingen.

Recente blogs

Blog per onderwerp

iBabs Meeting Insights

Sluit je aan bij meer dan 24.000 professionals om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws over vergaderbeheer. Ontvang al onze tips en trucs direct in je inbox.

Schrijf je nu in!