Een vergadering met een multidisciplinair team (MDT) is niet alleen waardevol voor het ontwikkelen van de best mogelijke zorg voor patiënten. Deze productieve omgeving biedt namelijk ook een uitstekende kans om zowel van elkaar als elkaars expertise te leren. Inclusief consultants en specialisten waarvan op dat moment geen patiënten worden besproken, maar die zichzelf wel beschikbaar stellen om collega’s te helpen en de algehele zorg te verbeteren.
De resultaten van een MDT vergadering hebben vaak letterlijk te maken met leven en dood, waardoor gezondheidszorginstellingen ervoor moeten zorgen dat deze zo soepel mogelijk verlopen. Gezien de grote verscheidenheid aan onderwerpen en input is een goede organisatie onmisbaar. Twee principes voor good governance zijn het tonen van verantwoordelijkheid en het opvolgen van actiepunten, die dan ook moeten worden opgenomen in de vergaderstructuur.
Dit artikel bevat informatie over hoe jullie een vergadering voor een multidisciplinair team voorbereiden, wie hierbij aanwezig moeten zijn en vergadertips die bijdragen aan optimale resultaten. Inclusief een template dat kan worden gedownload en gebruikt als basis voor een effectieve vergaderstructuur voor al jullie MDT vergaderingen.

Een MDT meeting voorbereiden
Een goede voorbereiding is erg belangrijk en de basis voor een succesvolle MDT vergadering. Hieronder een aantal stappen om mee te nemen, als basis voor een zo optimaal mogelijk besluitvormingsproces.
- Duidelijke vergaderdoelen stellen en een agenda maken waarin alle onderwerpen staan die moeten worden besproken om deze doelen te behalen. Zonder een duidelijk beeld van hetgeen jullie met de vergadering willen bereiken, is het veel moeilijker om te bepalen wat er nodig is om de vergadering tot een succes te brengen.
- Bepaal welke teamleden moeten worden uitgenodigd. Denk hierbij niet alleen aan de directe betrokkenen bij een specifieke casus, maar ook aan andere teamleden die waardevolle inzichten, ervaring en kennis kunnen bijdragen.
- Het tijdig verspreiden van de vergaderdocumentatie, waaronder de vergaderagenda, rapporten, informatie over specifieke kwesties en meer. Dit geeft deelnemers de mogelijkheid om alle informatie door te nemen, onderzoek te doen en optimaal bij te dragen aan de vergadering zelf. Gebruik het vergaderportaal van iBabs voor het creëren en delen van alle informatie met de directe accounts van de deelnemers.
De relevante rollen verdelen
Hieronder de onmisbare rollen tijdens een multidisciplinaire teamvergadering.
Rol | Toelichting |
Voorzitter | De vergadervoorzitter zal de vergadering leiden en ervoor zorgen dat de agenda wordt gevolgd. Deze persoon heeft tevens de taak om alle deelnemers te stimuleren actief deel te nemen en eventuele conflicten op een constructieve manier op te lossen. Evenals het beëindigen van een debat op het juiste moment, het samenvatten van de discussies, en het bevestigen van besluiten en acties. |
Specialisten en consulten | Inzicht verschaffen vanuit de eigen expertise en ervaring over een specifiek vakgebied, zowel voor het evalueren van een casus als voor het opstellen van een behandelplan. Het kan gaan om oncologen, pathologen, radiologen, chirurgen en andere belanghebbenden. Niet alleen omdat ze bij een casus betrokken zijn, maar ook omdat ze gevraagd zijn bij te dragen van buitenaf. |
Administratieve coördinator | Het organiseren van de logistiek, waaronder het inplannen van meetings, plus het verstrekken van de agenda en de notulen. Coördinatoren zorgen er tevens voor dat zowel voor als na de vergadering de samenwerking vlotjes verloopt. |
Casemanagers | Deze “sleutelfiguren” dienen als belangrijke contactpersonen tussen de patiënten en het team. Een casemanager behartigt tijdens de meeting de belangen van de patiënt. Door de behoeften van de patiënt nauwkeurig over te brengen, kan het team een plan ontwikkelen dat zo nauwkeurig mogelijk aansluit op de unieke situatie van de patiënt. |
Data manager | Het voorbereiden, presenteren en beheren van alle documentatie die behoort tot een bepaalde casus, zodat de organisatie compliant is aan alle regelgevingen omtrent privacy en vertrouwelijke informatie. |
(Huis)artsen en eerstelijns hulp- en/of zorgverleners | Praktische en extra inzichten verstrekken, over de medische historie van de patiënt en de huidige zorg. Denk aan het voorstellen van specifieke behandelingen en follow-up strategieën. |
Ondersteunend personeel | Verpleegkundigen, maatschappelijk werkers en betrokken zorgverleners delen hun bevindingen, evenals het geven van updates over de zorg die wordt verstrekt. Dit zijn vaak de professionals die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het in de praktijk brengen van de beslissingen die tijdens een vergadering worden gemaakt. |
Observerende teamleden en studenten | Soms wonen observanten of studenten een vergadering bij om een beter beeld te krijgen van het proces. Evenals de waarde die MDT meetings hebben voor het medische bestuur. |
Patiënt en/of vertegenwoordiger | Het kan voorkomen dat de patiënt, of iemand die de patiënt vertegenwoordigt, deelneemt aan een meeting om hun visie te delen over de kwaliteit van de zorg. |

Hoe je een effectieve MDT meeting houdt
Hieronder een aantal tips met betrekking tot het effectief uitvoeren van MDT meetings. Op zo’n manier dat er ruimte is voor open en eerlijke discussies, en voor het bereiken van effectieve besluiten die in het beste belang zijn van de patiënten die worden besproken.
Kennismaken en doelen samenvatten
MDT meetings bestaan vaak uit een wisselende groep mensen, aangezien er telkens een andere casus zal worden besproken inclusief diverse specialismen. Van expertise op het gebied van kanker tot hartaandoeningen. Een korte kennismaking is goed om het ijs te breken en zodat iedereen op de hoogte is van elkaars functie. Door vervolgens de doelstellingen en beoogde behandelplannen van de vergadering nog even op te noemen, is het makkelijker om gefocust en on topic te blijven tijdens discussies.
Basisregels opstellen
Bij vergaderingen met een groot aantal betrokkenen is het essentieel dat de voorzitter een aantal basisregels opstelt, zodat de vergadering vanaf het begin soepel verloopt. De voorzitter zal bijvoorbeeld iedereen vragen op een respectvolle en constructieve manier te communiceren, de tijdslimiet per agendapunt te respecteren en uit te leggen hoe beslissingen worden genomen. Denk bij dit laatste aan een consensus of een meerderheidsstem, evenals de manier van stemmen zelf (door handopsteken, hoofdelijk, of een digitale stemming via een board portal).
Vergaderagenda respecteren, inclusief ruimte voor flexibiliteit
Hoewel het belangrijk is om de focus te behouden, zullen er altijd momenten zijn dat een deelnemer een kwestie aankaart die zal moeten worden besproken of onderzocht. De voorzitter heeft de taak om de balans te vinden tussen het volgen van de vergaderagenda (en de bijbehorende tijdsvensters) en ongeplande onderwerpen die direct aandacht vereisen.
Open communicatie stimuleren
Alle aanwezigen zijn met een reden uitgenodigd voor de vergadering, omdat ze iets kunnen toevoegen aan de onderwerpen die zullen worden besproken. De voorzitter heeft dan ook de taak om ervoor te zorgen dat iedereen daadwerkelijk de kans krijgt om bij te dragen. Met behulp van inclusief taalgebruik kan de voorzitter alle teamleden stimuleren om dit te doen. Het is belangrijk dat alle input en de verschillende perspectieven worden erkend. Evenals het vragen om opheldering, zodat alle standpunten voor iedereen duidelijk zijn.
Basisprincipes toepassen
Er zijn een aantal basisprincipes die ook gelden voor MDT vergaderingen. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren van de betrokkenheid, om ervoor te zorgen dat niemand een eigen standpunt doordrukt en zodat er ruimte is voor een verscheidenheid aan meningen. Ook kunnen er hulpmiddelen worden ingezet ter verduidelijking en zodat informatie beter wordt onthouden, waaronder grafieken en afbeeldingen.
Conflicten constructief aanpakken
Als iedereen het eens zou zijn over ieder onderwerp, zouden er geen vergaderingen nodig zijn. Zeker bij een MDT vergadering is het zeer gebruikelijk dat er meningsverschillen zijn. Door deze tegenstrijdige visies op een respectvolle manier te erkennen en benadrukken, kunnen alle vergaderleden een eigen mening vormen op basis van alle standpunten en zonder vooroordelen. Als er toch moet worden bemiddeld tijdens een geschil, is het verstandig om bij de feiten te blijven en op zoek te gaan naar neutrale, oplossingsgerichte behandelopties.
Beslissingen en vervolgstappen opsommen
De besluiten die worden gemaakt tijdens de vergadering moeten worden omgezet in acties, zodat patiënten de best mogelijke zorg ontvangen. Hiervoor is het essentieel dat alle beslissingen nog even worden opgesomd, om te garanderen dat ze daadwerkelijk worden vertaald naar de praktijk. Plus het toewijzen van actiepunten aan betrokkenen, inclusief bijbehorende deadlines. Zo moedigen jullie deelnemers aan hun taken op tijd te voltooien.

FAQ’s
Wat is een MDT meeting?
Een multidisciplinaire vergadering (of MDT meeting) binnen de gezondheidszorg en medische organisaties is een vergadering waar verschillende belanghebbenden samenkomen. Waaronder consultants, specialisten, verpleegkundigen, intermediairs, artsen en andere relevante betrokkenen. Tijdens deze vergaderingen wordt besproken wat de beste behandeling en zorg is voor de patiënt.
Hoe verbeteren MDT meetings de uiteindelijke resultaten voor de patiënt?
Tijdens MDT vergaderingen worden ideeën gedeeld en behandelopties besproken om het beste behandelplan op te stellen voor succes, op basis van een collectieve solide basis van ervaringen en kennis binnen jullie team. In plaats van op een enkele persoon te vertrouwen voor het nemen van een besluit, zorgen deze besprekingen voor een gezamenlijke inspanning, zodat er inzichten kunnen worden gedeeld die anders niet zouden worden overwogen. Ofwel, een constructief proces voor het bevorderen van de resultaten en het vinden van optimale behandelplannen.
Hoe verschillen MDT meetings per sector?
- Gezondheidszorg: Plannen van behandeltrajecten.
- Educatie: Cross-disciplinaire curriculum planning.
- Zakenwereld: Ontwikkelen van strategieën.
- Sociale dienstverlening: Holistische behandelstrategieën ontwikkelen.
Conclusie
MDT vergaderingen spelen een essentiële rol in het optimaliseren van de zorgkwaliteit voor patiënten, waardoor efficiëntie des te belangrijker is. Als het jullie lukt om discussies constructief te laten verlopen, alle zorgprofessionals de gelegenheid krijgen om hun ideeën en ervaringen te delen en dit alles op een georganiseerde manier, zal dit uiteindelijk leiden tot betere resultaten.
Het board portal van iBabs stimuleert de samenwerking voor en na vergaderingen, waarbij tegelijkertijd kan worden gewerkt aan documenten in de cloud. Het maakt het ook makkelijker om agenda’s te verspreiden, wijzigingen te maken die door alle teamleden direct te zien zijn en het voorkomen van problemen met versiebeheer. Het is tevens mogelijk om de voortgang van actiepunten bij te houden en zo de verantwoordelijkheid onder deelnemers te garanderen. Erachter komen hoe iBabs jullie MDT meetings effectiever kan maken? Vraag vandaag een demo aan.