Op 20 april is het weer zover: Nationale Secretaressedag. Dit is een jaarlijks terugkerende dag waarop secretaresses, managementondersteuners en personal assistants (PA’s) welverdiend in het zonnetje worden gezet.
Secretaressedag is van oorsprong een Amerikaans idee en wordt sinds 1989 in Nederland gevierd. Ook wij vinden het belangrijk dat het vak extra aandacht krijgt, want de functie van secretaresses is erg veranderd sinds de jaren ’90. Vakblad voor managementondersteuners Management Support Magazine zette de verschillen tussen toen en nu al eens mooi op een rij.
De secretaresse van toen: typemiep
Dit was een wel zeer oneerbiedige benaming voor de waardevolle secretaresse die, weliswaar op de achtergrond, een belangrijke drijvende kracht was. Toch werd ze vaak zo bestempeld. Deze persoon voldeed aan de volgende kenmerken:
- Dienstbaar
- Uitvoerend
- Nauwkeurig en accuraat
- Integer
- Beroepsopleiding
- Vast takenpakket:
- Op de achtergrond
De secretaresse van nu: sparringpartner
Inmiddels is men anders tegen deze beroepsgroep aan gaan kijken. Het vak heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt en de secretaresse van nu wordt gezien als:
- Co-manager
- Biedt inhoudelijke ondersteuning
- Proactief
- Nauwkeurig en accuraat
- Integer
- MBO 4, vaak ook HBO of WO
- Breder inzetbaar (PR of marketing)
- Sterke persoonlijkheid
- Overal van op de hoogte
Meer doen in minder tijd
De secretaresse anno nu is dus een persoon die hoog opgeleid is en kan en mag meedenken. Een ware sparringpartner waaraan managers gemakkelijk taken kunnen delegeren. Een co-manager, die steeds meer naast in plaats van voor de manager gaat werken.
Kort gezegd heeft ze meerdere petten op en het pakket van taken en verantwoordelijkheden is dan ook behoorlijk uitgebreid. Daarbij wordt wel verwacht dat alles binnen hetzelfde tijdspad wordt uitgevoerd. Meer dan ooit tevoren is het dan belangrijk om effectief en efficiënt te werken. En daarom is zij juist nu op zoek naar tools, apps, hulpmiddelen en informatie die haar hierbij kunnen helpen.
Vergaderhulp iBabs
En waar blijkt nu de grootste tijdwinst te behalen? In het voorbereidingsproces van een vergadering. Ga voor jezelf maar eens na. Welke voorbereidingen moet je zoal treffen?
- Datum, tijd, locatie plannen
- Deelnemers uitnodigen
- Agenda opstellen en goedkeuren
- Documenten verzamelen en toevoegen
- Actielijsten opstellen
En in elk onderdeel van dit proces kun je kostbare tijd verliezen. Heen en weer gemail over een geschikte datum, tijdstip en locatie. Agenda’s die een paar keer voor aanvang van de vergadering wijzigen. Documenten die zoek zijn, te laat worden aangeleverd of onjuist worden aangeleverd. Geen zicht meer hebben op wie, over welke documenten beschikt, et cetera.
Met de hulp van een digitale vergadertool halveer je de voorbereidingstijd omdat de vergaderingen worden beheerd via een online vergaderdashboard. Daar komen alle elementen overzichtelijk bijeen en je hebt volledig de controle over deelnemers, agenda’s, stukken, actiepunten en besluiten. Met een druk op de knop voer je bijvoorbeeld een wijziging door en verdeel je stukken over de deelnemers. Een vergadertool is er volledig op gericht om zinloos werk te voorkomen.
Wat is het ultieme cadeau?
Volgens ons is TIJD het beste cadeau dat je op deze dag kunt geven. Tijd die je overhoudt om je te richten op andere belangrijke taken. Het tweede cadeau dat we je willen geven is KENNIS. En wel in de vorm van een e-book waarin alle voordelen van papierloos vergaderen staan beschreven.
