Wat zijn de vergader ergernissen en wat kun je er aan doen?

Wat is de top vergader ergernis en wat kun je er aan doen?

Je brengt vaak meer tijd met je collega's door dan met je partner of gezin. Dan is het wel zo prettig als jij en je collega een beetje met elkaar kunnen opschieten. Maar collega’s kies je niet, die krijg je toegewezen. Daarom zal het niet altijd met iedereen evengoed klikken. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat we ons regelmatig doodergeren aan collega’s. Vooral tijdens vergaderingen. Als jouw collega in de volgende vergadering de irritatiegrens overgaat, is het tijd om in te grijpen. Zoals bij laatkomers.

Vergaderergernis #1? Te laat komen….

Laatkomers, het zijn vaak dezelfde mensen die met lullige smoesjes de vergadering binnenvallen. Vaak zijn ze zich niet eens bewust van dit vervelende gedrag. Zijn ze het wel dan zorgt dit vaak voor nog meer onrust. Herkenbaar? Na een uitgebreide verontschuldiging pakt de laatkomer gehaast en onhandig zijn spullen uit. Waardoor hier alle aandacht naar uit gaat.

Heeft meer negatieve gevolgen dan je denkt

Beter laat dan nooit, is de gevleugelde uitspraak van notoire laatkomers. Het is maar de vraag of dat zo is. Wist je dat ongeveer 37 procent van de vergaderingen verlaat zijn – gemiddeld zo’n kwartier na de afgesproken tijd. De meetings eindigen vervolgens ook een kwartier later, vergeleken met 3,5 minuut voor vergaderingen die op tijd starten. En dat kan nare gevolgen hebben. Ze zorgen voor een slecht humeur bij de deelnemers en kunnen een negatief effect hebben op creativiteit en prestaties, zo blijkt uit onderzoeken waarover The Washington Post bericht. ‘Bijna een op de vier deelnemers zegt gefrustreerd te raken wanneer een collega zes tot tien minuten te laat is; 14 procent verliest concentratie. Anderen zijn beledigd, voelen zich niet gerespecteerd of zijn gewoon boos.’

Hier zijn de oplossingen voor deze vergaderergernis

Hoe stop je het virus van te laat komen dat ervoor zorgt dat werknemers die wel op tijd zijn een kwartier lang op hun handen zitten?

Kies een optimaal tijdstip

Voorkomen is beter dan genezen. Om potentiële laatkomers te vermijden, kies je een optimaal tijdstip om de vergadering te laten beginnen. Houd rekening met files en waar deelnemers vandaan moeten komen. Start dus vooral niet te vroeg, of juist heel vroeg in combinatie met een ontbijt.

Beloon laatkomer nooit!

Begint de vergadering om 14:00 uur, maar is om 14:00 uur nog niet iedereen aanwezig? Gewoon beginnen. Laatkomers moet je nooit belonen. Zorg dat je op tijd begint, want tijd is voor alle aanwezigen kostbaar. Spreek de laatkomer wel aan op zijn gedrag. Doe dit na de vergadering met de persoon in kwestie. Het is veel professioneler dit apart te doen in plaats van waar iedereen bij is.

Wil je meer tips hoe je sneller en efficiënter kunt vergaderen? Lees dan eens dit e-book.