Werken in de cloud is populair. En dat is niet zo gek want als je in de cloud werkt, heb je altijd en overal toegang tot je bestanden. Het aanbod in cloud-gebaseerde diensten is groot. Volgens een recent artikel van Computable, zal de komende maanden 80 % van de organisaties de overstap maken naar een hybride cloudmodel. Al deze bedrijven werken dan met een mix van private en public cloud. De kans dat jouw organisatie nu of op korte termijn in de cloud werkt, is dus heel aannemelijk. Wil je jullie cloud-mogelijkheden optimaal benutten? Heb je dan al eens overwogen te vergaderen in de cloud?
Vergaderen in de cloud lijkt misschien een roze wolk, maar als jij je er in verdiept, kom je snel te weten dat het veel voordelen oplevert:
Voordeel 1: documentenstroom is beter beheersbaar
Denk je dat jouw organisatie al goed bezig is, omdat jullie vergaderstukken niet meer printen maar centraal opslaan en rondmailen? Dan ben je al een stapje in de goede richting, maar het kan nog beter. Vergaderstukken die rondgemaild en opgeslagen worden, nemen veel opslagruimte in beslag. Van dat probleem ben je af, als je ze in de cloud zet. Als je dit via een goede digitale vergadertool doet, is alle vergader-content voor iedereen op dezelfde manier beheersbaar, inzichtelijk en deelbaar. En heeft een van de deelnemers een opmerking bij een stuk? Deze opmerking kan in het vergaderdocument worden gezet, en is daarna inzichtelijk voor alle deelnemers. Daarnaast kunnen ook externe partijen op dezelfde manier als je collega’s, makkelijk aangehaakt worden bij de meeting.
Voordeel 2: altijd toegang tot vergaderstukken
Is Het Nieuwe Werken in jouw organisatie common practice? Dan willen je collega’s op elk gewenst tijdstip en met welke Wifi verbinding dan ook, de vergadering voorbereiden. Met papieren vergaderstukken is dat een stuk lastiger. Want liggen de stukken op kantoor en werkt je collega om wat voor reden dan ook, onverwachts vanuit huis of bij een opdrachtgever? Dan is je collega behoorlijk onthand. Door te vergaderen in de cloud, voorkom je dit soort situaties. Je collega’s kunnen waar en wanneer dan ook, de vergaderstukken inzien via tablet op laptop.
Voordeel 3: iedereen heeft altijd de meest actuele versie van stukken
Niets zo vervelend als collega’s die tijdens de meeting niet de laatste versie van vergaderstukken hebben. Als je in de cloud vergadert, zijn deze situaties verleden tijd. Iedereen heeft altijd de meest up-to-date versie van de vergaderstukken voor zijn of haar neus. Zoeken in stapels vergaderstukken is hiermee verleden tijd. En moet er toch wat opgezocht worden? Dan doe je dat handig met de digitale zoekfunctie die in een goede vergadertool zit.
Voordeel 4: veiliger vergaderen
Denk je nu positief over papierloos vergaderen, maar gaan er in je achterhoofd toch wat alarmbellen af over de veiligheid? Logisch, want de vertrouwelijkheid van agenda-stukken is topprioriteit. Je moet er niet aan denken dat er vergaderstukken intern of extern openbaar worden. Als je digitaal in de cloud vergadert, hoef je je geen zorgen te maken over de veiligheid. De stukken zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde vergaderdeelnemers. Hierdoor zijn zorgen over papieren vergaderstukken die zoekraken, verleden tijd. En crasht een device? Geen paniek, er gaat geen vergaderstuk verloren.
Security
Net als met andere systemen zijn medewerkers natuurlijk ook zelf verantwoordelijk voor de nodige veiligheid. Met een security policy weet iedereen wat de standaard is. Door middel van zo’n policy voorkom je bijvoorbeeld wachtwoorden die teveel voor de hand liggen. Wil je meer zekerheid? Dan kun je ook voorschrijven om bepaalde bestanden te versleutelen door encryptie. Verder bieden steeds meer clouddiensten additionele beveiliging bovenop de wachtwoordbeveiliging. Die extra security is vaak een code die nodig is om in te loggen als je je aanmeldt op een nieuwe device. De code wordt, afhankelijk van de dienst verstrekt via sms of e-mail.
Meer voordelen
Op andere veiligheidsaspecten die van belang zijn bij meetings, komen we in een van onze volgende blogs terug. Wil je ondertussen meer lezen over de voordelen van digitaal vergaderen? Download dan ons e-book.
