Wie in de gezondheidssector werkt, houdt zich niet alleen bezig met patiënten. Artsen, medisch specialisten en management-ondersteuners in deze sector hebben natuurlijk ook met administratieve taken en overlegsituaties te maken. Dat leidt tot lange werkdagen. Vaak moeten deze activiteiten in de avond gedaan worden; overdag is gevuld met consulten, onderzoek en operaties. Jammer genoeg worden de meetings er de laatste jaren alleen maar complexer op; de grotere samenwerkingsverbanden in de zorg veroorzaken ondoorzichtige besluitvormingsprocessen. Wil je een lange werkdag fit doorkomen? Doe dan je voordeel met deze 5 tips die je meetings een health-check geven.
Tip 1: Maak een operatierooster voor je meeting
Medisch specialisten zijn gewend via een gestructureerd (operatie)rooster te werken. Maar de structuur van een meeting aanhouden, is vaak een uitdaging. Maar al te vaak wordt er van de agenda afgeweken en de vergaderingen lopen regelmatig uit. Een agenda met exacte timing per agendapunt, lost dit probleem op. Als één deelnemer de timing in de gaten houdt en de voorzitter zich hieraan houdt, moet de timing wel nageleefd houden. Wil je nog efficiënter vergaderen? Specificeer op de agenda dan ook de doelstelling per item. Moet er een besluit worden genomen, gebrainstormd of krijgen de deelnemers puur informatie? Volg je deze eerste tips op? Dan houden je collega’s de focus beter vast en is de vergadering sneller klaar.
Tip 2: Gebruik hulpmiddelen
Ziekenhuizen delen steeds vaker medisch specialisten of complete teams met elkaar, waarmee ook regelmatig vergaderd wordt. Wil je kostbare reis)tijd besparen? Maak dan gebruik van digitale hulpmiddelen, bijvoorbeeld door online te vergaderen. Dat kan makkelijk gefaciliteerd worden met onder andere Google Hangout. Wil je een stapje verder gaan? Neem dan eens een kijkje bij ziekenhuizen die een speciale teleconferencing ruimte hebben.
Tip 3: Digitaal vergaderen
In de operatiekamer wordt gebruik gemaakt van de nieuwste technieken om patiënten zo goed mogelijk te helpen, dus waarom zou je jezelf niet helpen met de nieuwste vergadertechnieken? Weleens aan digitaal vergaderen gedacht? Dat brengt de stapels vergaderstukken terug tot de dikte van een iPad. Alle vergaderstukken staan in de cloud en iedereen die bevoegd is, kan de stukken inzien. Doordat de gedeelde informatie altijd volledig en correct is, creëer je een open, transparante organisatie. Zo wordt vergaderen een heel wat inzichtelijker operatie!
Tip 4: Vergader actief!
Merk je dat je collega’s na een lange werkdag indutten tijdens de meeting? Kom dan eens uit de vergaderstoel en handel een paar vergaderpunten staand af. Die dynamische houding zorgt ervoor dat je sneller door je agenda heen bent. En dat het ook nog eens beter voor je gezondheid is dan continu zitten, is jou wel duidelijk!
Tip 5: Nazorg voor je meeting
Niet alleen patiënten hebben nazorg nodig, je meeting heeft dat ook! In de meeste meetings wordt teveel tijd besteed aan het teruggrijpen naar de vorige meeting, en dat kan je voorkomen. Zorg voor een goede besluitenlijst en stel iemand aan waarbij de deelnemers terecht kunnen voor vragen bij de follow-up en uitwerking van de actiepunten. Zo blijft iedereen ingehaakt na de meeting, is er meer succes op het opvolgen van actiepunten én bespaar je tijd in de volgende meeting.
Wil je meer tips over effectief vergaderen? Download dan deze checklist.
