Veranderingen zijn essentieel om een organisatie te laten groeien en voor te bereiden op de toekomst. Er hangen echter ook risico’s aan vast, want iedere keer dat je nieuwe processen introduceert kan dit zorgen voor frictie en een negatief effect hebben op het resultaat.
Een recent onderzoek heeft uitgewezen dat slechts 43% van alle werknemers van mening is dat hun bedrijf op de juiste manier omgaat met veranderingen. Waardoor er dus een grote kans is dat deze zorgen voor een vermindering van de prestaties en werknemersbetrokkenheid.
Dit is waar een Change Advisory Board (CAB) een belangrijke rol kan spelen. Een CAB coördineert en houdt toezicht op het wijzigingsproces, waarbij er altijd wordt gehandeld in het belang van de gehele organisatie. Productiviteit is essentieel als de CAB-leden samenkomen, voor het maken van de juiste beslissingen. Een succesvolle CAB vergadering zorgt tenslotte voor het managen van wijzigingen op een efficiënte manier, maar dit is allesbehalve makkelijk.
In dit artikel staan de voordelen van het regelmatig houden van CAB meetings en de stappen die jullie zouden moeten nemen om de resultaten van deze vergaderingen te verbeteren.
Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken
Voordelen van regelmatige CAB meetings
Er zijn meerdere voordelen om als CAB regelmatig samen te komen, waaronder:
| Voordeel | Toelichting |
| Verbeterd wijzigingsbeheer | In plaats van het delegeren van taken aan meerdere teams en afdelingen, zal het regelmatig houden van een CAB vergadering zorgen voor een gecentraliseerd en gestructureerd overzicht. Evenals het beheren van wijzigingen binnen de organisatie. |
| Minder risico op verstoringen | Als alle experts op het gebied van wijzigingsbeheer regelmatig samenkomen, kunnen zij ervoor zorgen dat alle aspecten aan bod komen. Dit is beter voor de organisatie, aangezien potentiële storingen worden geminimaliseerd. |
| Betere communicatie | Vaak werken de leden die zich bezighouden met het wijzigingsbeheer niet allemaal op dezelfde locatie of afdeling. Hen samenbrengen maakt de communicatie en samenwerking een stuk makkelijker. Ook is zo iedereen op de hoogte van aankomende wijzigingen en is het een mooi moment om te brainstormen over oplossingen. |
| Verhoogde mate van verantwoordelijkheid | Tijdens een CAB meeting kunnen taken en actiepunten worden toegewezen aan betrokkenen. Dit maakt het ook mogelijk om hun voortgang te volgen en betrokkenen verantwoordelijk te houden voor het voltooien van deze taken. |
| Sneller oplossen van complicaties | Jullie meetings zorgen ervoor dat het bestuur snel kan handelen als er zich problemen of andere kwesties voordoen. |
Stappenplan voor een effectieve CAB vergadering
Vergaderdoelen bepalen
Voordat jullie overgaan op het organiseren van de vergadering, is het noodzakelijk om een helder doel voor ogen te hebben. Zonder een duidelijke doelstelling is het niet mogelijk om zaken goed te bespreken, wat resulteert in een minder efficiënte bijeenkomst. Bedenk dus van tevoren wat jullie met de vergadering willen bereiken.
Voorbeelden van doelen zijn onder andere:
- Het evalueren van wijzigingsvoorstellen
- Het beoordelen van de impact van eerdere wijzigingen
- Het evalueren van de risico’s van huidige projecten
- Het begrijpen van de voordelen en uitdagingen van projecten
- Besluiten om wel of niet door te gaan met een project
- Het prioriteren van wijzigingsaanvragen
Als het eenmaal duidelijk is wat het doel is van de bespreking en welke besluiten hiervoor nodig zijn, is er een goede basis om mee te beginnen.
Agenda voorbereiden
Je kunt de informatie in de vergaderagenda zien als de stappen die moeten worden genomen om de doelstelling(en) van de vergadering te behalen. De moties dienen informatie en inzicht te bieden en discussies op gang te brengen, inclusief het delen van ideeën. Met als einddoel het maken van wel geïnformeerde besluiten die de organisatie vooruit brengt.
Een typerende CAB vergadering zal eerst gaan over meerdere wijzigingsverzoeken, voordat er verder kan worden gegaan op andere (gerelateerde) onderwerpen. Dingen die aan de agenda kunnen worden toegevoegd zijn presentaties met betrekking tot de wijzigingsverzoeken die worden besproken, discussiepunten en stemmingen. Een template biedt houvast, inclusief de volgorde, tijdvensters voor de items en uiteraard het maken van beslissingen. Voeg aan de agenda tevens de datum, tijd en plaats van de vergadering toe, evenals relevante documenten die CAB leden helpen om zich voor te bereiden.
Vergaderagenda, jaarplanning, en nog veel meer sjablonen om voor, tijdens en na vergaderingen te gebruiken
Relevante documentatie verspreiden
Zodra alles is verzameld, de agenda plus relevante documenten, rapporten, wijzigingsvoorstellen, risicobeoordelingen en dergelijke, is het tijd om dit alles te verspreiden onder de bestuursleden die de vergadering bijwonen.
Probeer dit ruim op tijd te doen, zodat iedereen de tijd heeft om alle documentatie door te nemen, ideeën te bedenken en een eigen mening te vormen. Vraag leden om de vergaderagenda zo snel mogelijk door te lopen, zodat eventuele problemen ook zo snel mogelijk kunnen worden opgelost.
Wijzigingsaanvragen systematisch beoordelen
Loop de agenda door, zodat alle wijzigingsvoorstellen goed kunnen worden bekeken. Waaronder de beweegredenen, de impact op de organisatie, de risico’s en de bronnen die nodig zijn om de wijziging door te voeren. Dit zal het bestuur helpen om tot een besluit te komen of het voorstel voldoende meerwaarde biedt.
Houd rekening met de impact op de processen, het effect op bestaande systemen, hoe gebruikers zullen reageren, hoe de data-integriteit kan worden behouden en de gevolgen voor de compliance. Zorg dat er ook een structuur is voor het evalueren van wijzigingen, zodat deze met elkaar kunnen worden vergeleken.
Besluiten nemen
Over ieder wijzigingsvoorstel en motie op de agenda zal moeten worden gestemd, om te bepalen of de wijziging zal worden voortgezet of niet. Dit zal na de discussie en het doornemen van de documentatie tijdens de meeting plaatsvinden. Leden kunnen een wijziging goedkeuren, verwerpen of om uitstel vragen.
Iedere CAB heeft een eigen drempel voor het goedkeuren van een verzoek, zoals bijvoorbeeld:
- Een eenvoudige meerderheid, waarbij het verzoek door minimaal 50% moet worden goedgekeurd
- Een meerderheid van tweederde, oftewel 75% van de stemmen die het voorstel goedkeuren
- Een consensus, waarbij alle belanghebbenden het eens moeten zijn met het verzoek
Het is belangrijk om te kiezen voor een methode die het beste werkt voor jullie organisatie.
Actiepunten toewijzen aan leden
Na het maken van de belangrijkste beslissingen, is het tijd om ervoor te zorgen dat de wijziging wordt uitgevoerd. Dit betekent dus het toewijzen van actiepunten aan specifieke individuen of teams.
Stel duidelijk wat er gedaan moet worden om elk goedgekeurd wijzigingsvoorstel door te voeren, wie de leiding heeft, wat er precies gedaan moet worden en door wie. Deadlines zijn hierbij essentieel, zodat de voortgang kan worden bijgehouden en indien nodig belanghebbenden ter verantwoording kunnen worden geroepen.
Notulen maken
De notulen zijn het verslag dat de vergadering, waaronder de gehouden discussies en de besluiten die zijn genomen. Het is belangrijk om de essentie van een gesprek te vatten, stemmingen te documenteren en alle actiepunten duidelijk vast te leggen.
Werk de notulen zo snel mogelijk uit, als de vergadering nog fris in het geheugen zit. Wat ook geldt voor het verspreiden van het uiteindelijke document aan de betrokkenen. Zij dienen deze te evalueren, indien nodig opmerkingen te plaatsen en uiteindelijk het document goed te keuren. Indien nodig kunnen er amendementen worden gedaan, voordat de volgende vergadering plaatsvindt.
Opvolging en evaluatie
Houd het implementatieproces in het oog, zodat actiepunten op de juiste manier en tijdig worden uitgevoerd. Evalueer daarnaast de impact op de organisatie en zorg dat deze gegevens tijdens de volgende meeting kunnen worden besproken. Plan hier alvast tijd voor in tijdens de volgende CAB meeting.
FAQ’s
Wat is het verschil tussen een CAB en andere commissies?
De CAB richt zich voornamelijk op het evalueren en goedkeuren van wijzigingen, met name op het gebied van IT. De commissie heeft dus een redelijk beperkt aandachtsgebied in vergelijking met andere commissies.
Hoe vaak moeten CAB vergaderingen worden gehouden?
Reguliere vergaderingen moeten behoorlijk frequent plaatsvinden, maar het exacte aantal verschilt per organisatie en het aantal aanvragen. Ook de mate van urgentie is hierbij van belang. Zo kan er bijvoorbeeld een spoedvergadering worden gehouden, als er wijzigingsaanvragen worden voorgelegd met een hoge prioriteit.
Wie moet een CAB meeting bijwonen?
Het gaat om een regulier team van betrokkenen, inclusief managers, IT-leidinggevenden en andere experts. Soms is het nodig om specialisten uit te nodigen om de vergadering bij te wonen, als er een onderwerp wordt besproken dat expertise van buitenaf kan gebruiken.
Tegen welke problemen loop je het snelste aan bij CAB vergaderingen?
Een veelvoorkomend probleem is inefficiënte communicatie. Andere uitdagingen die vaker voorkomen zijn tegenstrijdige prioriteiten onder belanghebbenden en de eventuele tijdsdruk.
Hoe kunnen we CAB vergaderingen die op afstand plaatsvinden productiever maken?
Voor CAB vergaderingen die remote plaatsvinden is het gebruik van video-vergadersoftware van hoge kwaliteit of een board portal, zoals iBabs, een uitstekende manier om verstoringen te voorkomen en ervoor te zorgen dat alles volgens schema verloopt. Met iBabs kunnen tevens stemmingen digitaal worden vastgelegd, zodat ook dit proces wordt verbeterd. Ieder hulpmiddel dat samenwerking tussen vergaderingen door mogelijk maakt, zorgt voor beter teamwork.
Wat is het verband tussen het ITSM en een CAB?
De CAB is een belangrijk onderdeel van het IT Service Management (ITSM). Zij zetten het wijzigingsbeheer in werking, evalueren het proces en houden toezicht op de wijzigingen binnen de IT-diensten en infrastructuur.
Wat is een CAB (Change Advisory Board)?
Een CAB is een groep belanghebbenden die wijzigingen aan IT-systemen en bedrijfsprocessen evalueren, en veranderingen goedkeurt. Zij doen dit om ervoor te zorgen dat alles zo soepel mogelijk verloopt. De CAB speelt een belangrijke rol op het gebied van wijzigingsbeheer en het bepalen welke wijzigingen in het beste belang van de organisatie zijn.
Doel van CAB vergaderingen
Het doel van CAB vergaderingen omvat:
- Risicomanagement. CAB meetings dragen bij aan het identificeren, evalueren en mitigeren van eventuele risico’s die gepaard gaan met de implementatie van een verandering.
- Afstemming tussen betrokkenen. De vergaderingen zorgen ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en op één lijn zitten.
- Analyseren van de impact. CAB meetings maken het mogelijk voor teams om de potentiële impact op de bedrijfsprocessen, -systemen en gebruikers te analyseren.
- Goedkeuring en prioriteren. Via een officieel proces worden wijzigingsvoorstellen beoordeeld, goedgekeurd en geprioriteerd (op basis van de doelen van de organisatie).
- Compliance en governance. CAB vergaderingen zorgen er voor dat alle veranderingen in lijn zijn met de regelgeving, zowel intern als die zijn opgelegd door overheden.
Conclusie
Voor een effectieve CAB vergadering zijn procedures nodig die ervoor zorgen dat betrokkenen voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden, er tijd is om dingen met elkaar te bespreken, er kan worden gestemd, en dat actiepunten worden toegewezen en opgevolgd. Dit alles zodat besluiten ook daadwerkelijk worden vertaald naar echte wijzigingen.
iBabs is een vergaderportaal dat zorgt voor een gestroomlijnde manier van werken tijdens het gehele vergaderproces. Je kunt er een CAB vergaderagenda mee opstellen, inclusief het toevoegen van bijlagen, om deze direct te verspreiden naar de accounts van de aanwezigen. Betrokkenen kunnen via het platform samenwerken, vergaderingen op afstand bijwonen via videovergaderen en er kan zelfs worden gestemd. Ook kan de voortgang worden bijgehouden terwijl leden hun actiepunten uitwerken. Tenslotte is het mogelijk om te notuleren, en deze uit te werken, aan te passen en goed te keuren. Vraag een demo van iBabs aan en ontdek vandaag nog hoe jullie CAB vergaderingen kunnen worden geoptimaliseerd.
