Slim notuleren met Judith Winterkamp: zo lijd je niet meer met een lange ei

Notuleren voelt soms als een eindeloze regen van uitspraken die je allemaal moet zien op te vangen. Toch hoeft dat niet. In een nieuwe videoserie laat trainer Judith Winterkamp zien hoe je van lijden met een lange ei overstapt op leiden met een korte ei: kort, krachtig en met overzicht.

We pikken er de belangrijkste lessen uit, zodat jij na het lezen van dit artikel meteen aan de slag kunt.

Elk agendapunt heeft drie onderdelen

Veel beginnende notulisten hebben het gevoel dat een agendapunt begint, ontploft in een wirwar van meningen, en dan ineens weer voorbij is. Judith maakt korte metten met dat idee. Elk agendapunt bestaat uit drie vaste blokken:

1. Beeldvorming: waar gaat het over?
2. Oordeelvorming: wat vinden we ervan?
3. Besluitvorming: wat gaan we doen?

Wie deze structuur herkent tijdens de vergadering, weet meteen wat in welk hokje thuishoort. En belangrijker: wat je gerust niet hoeft op te schrijven.

Hoofdzaken en bijzaken: bereid je vergadering vóór

Een goede notulist is voor 90% al klaar voordat de vergadering begint. Hoe? Door een voorgesprek met de voorzitter te voeren. Daarin bespreek je per agendapunt:

• Waar gaat het precies over?
• Is het beeldvormend, of moet er een besluit vallen?
• Wordt er een discussie verwacht, en moet die genotuleerd worden?

Met die informatie schrijf je de beeldvorming alvast in je verslag, en hoef je tijdens de vergadering alleen nog te checken of het klopt. Verdwijnt de discussie in een woordenstroom waarvan jij weet dat hij niet in het verslag hoeft? Dan pak je rustig je kop koffie. Pas als de voorzitter "kortom" zegt, veer je op: er komt een besluit aan.

Onthoud: niet jij bent verantwoordelijk voor de inhoud van het verslag, maar de vergadering zelf. Jij bent er om hen te helpen. Vragen stellen mag dus altijd.

Schrijf zinnen die mensen écht willen lezen

Zelfs een perfect gestructureerd verslag valt of staat met de woorden die je kiest. Judith deelt een aantal heldere richtlijnen:

• Schrijf actief. "De directeur belt Kees op" leest prettiger dan "Kees wordt door de directeur opgebeld."
• Schrap overbodige hulpwerkwoorden. "Kees vraagt het na" is overtuigender dan "Kees zal het navragen."
• Eén boodschap per zin. Tangconstructies en lange tussenzinnen halen de vaart eruit.
• Houd zinnen onder de 15 woorden. Je lezers zijn intelligent, maar ook druk.
• Vermijd jargon, afkortingen en archaïsche woorden. "Evident" mag gerust "duidelijk" worden. "Met betrekking tot" is gewoon "over."

Inhoud telt, niet wie het zei

Tot slot een hardnekkig misverstand: dat een verslag moet vastleggen wíé wat heeft gezegd. "Johan geeft aan dat het koffieapparaat vervangen moet worden": schrap die procesinformatie. Wat telt, is dat het koffieapparaat vervangen moet worden. Punt.

Wil de organisatie wél bijhouden wie waarvoor of waartegen is? Bespreek dat vooraf met de voorzitter en maak een notuleerblad met kolommen. Een vinkje is genoeg.

Van noteren naar leiden

De rode draad door alle video's: een notulist is geen stenograaf, maar een professional die de vergadering helpt om tot een helder, leesbaar verslag te komen. Wie zich goed voorbereidt, de structuur kent en bewuste keuzes maakt in zinnen en woorden, levert verslagen op waar iedereen blij van wordt, inclusief jezelf.