Een uitvoerend directeur of Executive Director (ED), bekleedt een bestuursfunctie binnen een organisatie of een non-profit instelling. Het is een leidinggevende positie waarbij de directeur tevens werknemer is voor de organisatie, met een grote hoeveelheid verantwoordelijkheid en een strategische rol. De titel ED is in dit stappenplan uitwisselbaar met die van Chief Executive Officer (CEO).
De uitvoerend directeur houdt zich bezig met de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie. Ze hebben hun eigen KPI’s en doelen die ze moeten behalen en hiervoor krijgen ze een vast salaris. Daarnaast ontvangen ze vaak een commissie of bonus op basis van hun behaalde prestaties. De taken van een uitvoerend directeur zijn anders dan die van niet-uitvoerend directeuren, die ook geen werknemers zijn.
Maar hoe kan een CEO of ED grip krijgen op deze nieuwe rol? Waarbij er gejongleerd moet worden tussen alle verantwoordelijkheden binnen het bedrijf en er verantwoording moet worden afgelegd aan het bestuur. Een werkplan voor een uitvoerend directeur kan hierbij helpen. Laten we dus eens kijken hoe je zo’n plan maakt en wat erbij komt kijken.
Wanneer moet je een werkplan maken?
Het maakt niet uit of je binnenkort een interview hebt voor een functie binnen de C-suite of dat je al een nieuwe baan als directeur hebt aangenomen. Een 90-dagen plan helpt je om op één lijn te komen met het bestuur en je eigen functie.
Doelen voor de eerste 90 dagen als uitvoerend directeur
Tijdens de eerste paar maanden van je nieuwe rol zijn onderstaande stappen belangrijk om je kans op succes te maximaliseren.
1. Afstemming op het bestuur
De uitvoerend directeur moet verantwoording afleggen bij de raad van bestuur. Daarom is het essentieel om een sterke band op te bouwen met de bestuursleden en je taken af te stemmen op hun verwachtingen. Wederzijds respect en onderling vertrouwen zijn de sleutel tot een goede werkrelatie, en succes voor de organisatie.
2. Het betrekken (en werven) van gepassioneerde werknemers
Het is belangrijk om alle betrokkenen te leren kennen - inclusief ieders talenten, sterke en zwakke punten. Om het bedrijfsplan in werking te stellen, is er een inventarisatie nodig van alle huidige werknemers. Vervolgens moeten eventuele gaten worden geïdentificeerd en opgevuld door het aannemen van nieuwe krachten. Een sterk team helpt je om doelen te realiseren.
3. De leiding nemen en het goede voorbeeld geven
Wees voorzichtig dat je niet alle taken delegeert aan je management team. Neem zelf actief deel aan het proces en de dagelijkse taken. Een positieve bedrijfscultuur is cruciaal voor het succes van de organisatie en deze wordt van bovenaf aangestuurd. Door jezelf de bedrijfscultuur eigen te maken, kun je het juiste voorbeeld geven.
5 vragen die helpen om een Executive Director werkplan op te stellen
Gebruik de onderstaande checklist om je werkplan te maken als uitvoerend directeur. Natuurlijk is geen enkel plan hetzelfde, maar het is een goed begin om je strategische doelen in kaart te brengen.
| Te stellen vragen | Resultaat |
| Hoe ziet succes eruit? | Dit kan je helpen bij het maken van KPI’s en SMART-doelen, die in lijn zijn met de bestuursplannen. |
| Wat zijn de bedrijfsdoelen op de korte en lange termijn? | Door een beeld te hebben van de 90 dagen doelen en die voor de langere termijn, kun je de werkdruk beter verdelen. |
| Wie zijn de belangrijke stakeholders en aandeelhouders? | Het is belangrijk om de belanghebbenden te kennen die betrokken zijn bij de organisatie en een goede werkrelatie op te bouwen. |
| Welke verantwoordelijkheden zijn er? | Het maakt niet uit of je werkt bij een winstgevende of een non-profit instelling, er zullen bepaalde verwachtingen zijn. Zorg ervoor dat je bekend bent met deze verantwoordelijkheden. |
| Zijn er toekomstplannen waarvan ik op de hoogte moet zijn? | Als de bestuursorganisatie al bestond voor jouw rol als CEO, dan is het aannemelijk dat er een aantal (strategische) plannen zijn waar je bovenop moet zitten. Van nieuwe producten tot veranderingen op het gebied van fondsenwerving. |
| Zijn er actuele problemen waar ik rekening mee moet houden? | Problemen met geldstromen of jaarlijkse budgetten moeten bespreekbaar worden gemaakt. Deze gesprekken over financiële middelen kunnen je planning beïnvloeden. |
Voorbeelden van werkplannen voor een uitvoerend directeur
Als uitvoerend directeur ben ik verantwoordelijk voor het leiderschap en het dagelijkse management van Organisatie-X. Ik leg verantwoording af bij het bestuur en ik heb een goed beeld van het financieel en uitvoerend management van de organisatie.
Dit zijn mijn prioriteiten op de korte termijn, in de aankomende paar maanden:
- Het ontmoeten van alle teamleden, waaronder alle individuele bestuursleden en managers
- Een rapportagesysteem opzetten en regelmatige meetings inplannen met het team van senior leidinggevenden
- De strategische richting van het bestuur en de visie voor de toekomst begrijpen
- Kennismaken met alle externe belanghebbenden, van aandeelhouders tot donoren
- De uitvoerende plannen en rapporten beoordelen
- Financiële standpunten en plannen evalueren
- Eventuele vaardigheidstekorten identificeren en aanpakken
Mijn doorlopende verantwoordelijkheden omvatten:
- De dagelijkse werkzaamheden op bestuursniveau aansturen, met een focus op de strategische richting van de organisatie
- Tactische plannen opstellen en uitvoeren
- Het senior management team verder ontwikkelen en aansturen
- Strategische relaties aangaan, opbouwen en behouden
Mijn verplichtingen zijn:
- Het bestuur tijdig informeren over alle relevante activiteiten en behaalde doelen
- Mezelf toeleggen op goede corporate governance. Ik zal verantwoordelijkheid nemen voor de organisatie en me houden aan de wetten, regelgevingen en statuten
- Zorgen voor een constante professionele groei (CPD), zodat ik op de meest effectieve manier kan leidinggeven
- Op de juiste manier communiceren met alle betrokkenen van de organisatie
Dit is mijn tijdsverdeling voor de komende 90 dagen:
- 25%: Samenwerken met het senior management team
- 25%: Plannen en toewijzen van middelen
- 15%: Operationele evaluaties
- 10%: Beoordelen van financiële rapporten en strategieën voor fondsenwerving
- 10%: Strategisch plannen
- 10%: Bestuursactiviteiten
- 5%: Onderzoek naar corporate governance en de toepassing hiervan op Company-X
Nogmaals bedankt voor jullie warme welkom. Ik zie ernaar uit om met jullie samen te werken en met ieder van jullie persoonlijk kennis te maken in de komende maanden.
FAQ
Wie moet het executive director werkplan maken?
Het werkplan van een uitvoerend directeur moet worden gemaakt door de uitvoerend directeur zelf, als onderdeel van het takenpakket van de nieuwe functie. Het werkplan hoeft echter niet te worden goedgekeurd of ondertekend door een individueel bestuurslid, zoals de voorzitter, of door het gehele bestuur.
Wat maakt iemand tot een goede uitvoerend directeur?
Een aantal eigenschappen die een goede uitvoerend directeur bezit zijn:
- Aanleg voor strategisch plannen
- Zich kunnen inleven in de visie en doelen van de onderneming en de bedrijfscultuur
- Een proactieve aanpak en een positieve houding
- Een efficiënte manier van werken en een focus op het behalen van resultaten
- Bekwaam zijn in het opbouwen van relaties
- Goede communicatieve en leidinggevende vaardigheden
Moeten lange termijn doelen in het werkplan worden besproken?
Het werkplan van een uitvoerend directeur moet een lange termijn strategie voor ogen hebben. Maar voor de eerste paar maanden is het belangrijk om korte termijn doelen voorrang te geven en daar naartoe te werken. Laat zien aan het bestuur dat je een lange termijn visie in gedachten hebt en hoe de korte termijn doelen hier aan bijdragen.
Conclusie
Hoewel de eerste paar maanden in je nieuwe rol als CEO of ED behoorlijk spannend kunnen zijn, helpt dit executive director werkplan je om deze periode succesvol door te komen. Door voldoende tijd te nemen om de ins-and-outs van de organisatie te leren kennen, kun je vol vertrouwen een plan maken dat je helpt vooruit te komen.
We begrijpen maar al te goed hoe druk een functie als CEO of uitvoerend directeur is, dus hebben we een virtuele toepassing gecreëerd die je veel tijd en energie zal besparen. Probeer vandaag nog een live demo van de iBabs vergaderoplossing uit, om de transitie naar je nieuwe rol zo vlekkeloos mogelijk te maken. iBabs zorgt ervoor dat je op een beveiligde manier rapporten, notities en documenten kunt delen met het bestuur, op ieder gewenst moment en locatie.
Referenties en meer leesvoer
- De relatie tussen het bestuur en de uitvoerend directeur verbeteren
- [Stappenplan] De beste opzet voor managementrapportages + sjabloon
- Tien stappen voor het verbeteren van jullie corporate governance
- Een voorbeeldbrief om een bestuurslid op een respectvolle manier te ontslaan
- Wat is een unanieme instemming van een bestuursresolutie en hoe bereid je dit voor?
